Преимущества составления бюджета с нуля можно реализовать в определенной мере и, возможно, без слишком больших затрат путем избирательного применения этого подхода. Например, в конкретной сфере он может применяться лишь на третий или четвертый год. В любом случае, если составление бюджета с нуля будет использоваться более часто, то руководители все равно найдут аргументы для оправдания своей деятельности. Процесс станет механическим, а выгоды от его применения исчезнут. Обычно в компании есть области, которые выигрывают от составления бюджетов с нуля больше всего. В этом случае данный подход применяется только в них. К таким областям чаще всего относятся те, где есть дискреционные расходы, например, на профессиональное обучение, рекламу, исследования и разработки.

Если руководство высшего звена знает о потенциально опасном характере этой формы бюджетирования, оно может применять ее более осмотрительно. Вместе с тем в целях управления затратами составление бюджетов с нуля может быть очень полезным.

Вставка «Реальная практика 9.3» дает представление о том, в какой мере составление бюджетов с нуля используется реальными компаниями.

Рассмотрим теперь, как составляются различные бюджеты компании. Начнем с кассового бюджета, поскольку:

• этот бюджет является одним из основных (некоторые считают его главным наряду с плановым отчетом о прибылях и убытках и балансом); большинство аспектов деятельности компании рано или поздно отражаются на денежных потоках, поэтому кассовый бюджет характеризует положение компании в целом в большей мере, чем любой другой бюджет;

• очень мелкие, простые по своей структуре компании (например, маленький продовольственный магазин) считают, что полномасштабное бюджетирование им не нужно, однако обязательно составляют кассовый бюджет (несмотря на факты, приведенные во вставке «Реальная практика 9.2»).

Поскольку бюджеты – это внутренние документы, их форма определяется на усмотрение руководства и варьирует от компании к компании. Однако поскольку во всех компаниях бюджеты используются в одних и тех же целях, подход к их составлению сравнительно единообразен. В большинстве компаний кассовый бюджет составляется следующим образом:

1. Бюджетный период делят на более мелкие периоды, обычно на месяцы;

2. Бюджет составляют в форме таблицы, в которой каждому месяцу соответствует один столбец;

3. Денежные поступления показывают по статьям, а также указывают сумму поступлений в каждом месяце;

4. Платежи показывают по статьям, а также указывают сумму платежей в каждом месяце;

5. Определяют превышение денежных поступлений над платежами или платежей над поступлениями в каждом месяце;

6. Определяют текущий остаток денежных средств. Это делают путем корректировки их остатка на конец прошлого месяца на превышение поступлений над платежами или превышение платежей над поступлениями в текущем месяце.

Обычно информация в пунктах 3–6 используется руководством в тех или иных целях. Рассмотрим конкретный пример составления кассового бюджета.