В случае принятия предложения и завершения работ инициатору направляется уведомление о внедрении его предложений.

Если изменения повлекли существенное повышение эффективности процедур, то к их инициаторам применяются поощрительные меры.

6.7.2.1.5. Банк обеспечивает быстроту изменения регламентов и процедур.

Банк закрепляет порядок согласования новых или изменения действующих регламентов, процедур, проектов, паспортов продуктов, иных изменений, сроки согласования, порядок эскалации замечаний, которые не могут быть устранены, список подразделений, которые должны их согласовывать (матрицу согласований).

Если согласование касается внедрения или изменения процесса или регламента[58], то такое согласование производится в два этапа. На первом этапе согласуется только схема процесса (схема должна соответствовать формату, утвержденному в банке – см. п. 6.7.2.1.9). И только после полного и окончательного её согласования на второй этап выносится весь документ.

В процессе согласований учитываются только те замечания, которые содержат формулировку решения, реализация которого устранит озвученные замечания.

Срок согласования изменений регламентов и процедур согласующими лицами, включая делегирование согласований, ограничивается пятью рабочими днями. Каждый день просрочки согласования должен снижать коэффициент премирования руководителя, на имя которого было выставлено первичное согласование.

Замечания, которые не были приняты хотя бы одним из согласующих руководителей, с приложением заключения об операционных рисках рассматриваются комитетом по рискам.

6.7.2.1.6. Банк ограничивает виды внутренних нормативных документов.

Банк закрепляет исчерпывающий список названий всех внутренних нормативных документов, допускаемых в банке, а также пояснения о предназначении каждого документа.

6.7.2.1.7. Банк закрепляет строгий формат нормативных документов.

Банк закрепляет форму бланков каждого вида нормативного документа, их содержания, примеры каждого вида нормативного документа (примеры заполненных бланков).

6.7.2.1.8. Банк закрепляет обязательность наличия паспортов продуктов.

По каждому банковскому продукту банк закрепляет обязательность наличия паспорта, который описывает характеристики этого продукта. Банк устанавливает формат паспорта, перечень его элементов, типовые примеры паспортов. Практический запуск продукта (изменений продукта) должен осуществляться только после утверждения нового паспорта продукта на заседании комитета по рискам (тарифы могут утверждаться другими органами банка). Пример паспорта продукта приведен в Приложении 12.

6.7.2.1.9. Банк закрепляет обязательность наличия визуальных схем процессов.

По каждому банковскому продукту банк закрепляет обязательность наличия визуальной схемы (карты) процесса создания этого продукта и его последующего обслуживания (схемы должны предусматривать все возможные варианты событий, которые вызывают старт или окончание процесса и охватывать весь жизненный цикл продукта). Банк закрепляет форматы указанных схем, перечень их элементов, типовые примеры схем. Практический запуск процесса должен осуществляться только после утверждения новой схемы процесса и регламента процесса комитетом по рискам.

Банк закрепляет обязательность наличия в каждом регламенте[59] визуальной схемы (карты) процесса. Пример составления схем процессов приведен в Приложении 13.

6.7.2.1.10. Банк закрепляет обязательность наличия визуальных схем-инструкций сотрудников для всех выполняемых ими повторяющихся обязанностей.

Банк закрепляет обязательность наличия схем действий сотрудников (схемы должны предусматривать все возможные варианты событий, которые вызывают старт или окончание работы сотрудника и охватывать весь жизненный цикл от старта до окончания). Например, в визуальной схеме работы сотрудника контакт-центра отражаются варианты поступающих звонков, вопросов/ответов и действий сотрудника в зависимости от целей разговора и получаемых от клиента ответов. Банк закрепляет форматы указанных схем, перечень их элементов, типовые примеры схем. Практический запуск выполнения новых обязанностей сотрудника должен осуществляться только после утверждения соответствующей схемы подразделением, ответственным за сервис продуктово-процессной структуры.

6.7.2.1.11. Банк обеспечивает независимость и эффективность подразделения, ответственного за сервис продуктово-процессной структуры.

Банк закрепляет обязательность наличия подразделения, которое занимается обеспечением сервиса продуктово-процессной структуры банка (исполнением всех требований п. 6.7.2). Это подразделение не должно подчиняться руководителю по информационным технологиям и ИТ-поддержке или руководителю по кадровому обеспечению (для обеспечения разделения полномочий с разными интересами)[60].

6.7.2.1.12. Банк обеспечивает технологичность хранения и обработки описаний процессов.

Для обеспечения доступности продуктово-процессной информации банк формирует единый электронный репозиторий бизнес-процессов (BPMS – Business Process Management System)[61], который одновременно учитывает данные о следующих элементах:

• информация о продуктах банка: – о бизнес-продуктах (для клиентов и контрагентов); – о сервисных продуктах (продуктах, необходимых для функционирования банка); – об аутсорсинговых и «облачных» продуктах и процессах;

• информация о банковских процессах и логике процессов, с помощью которых создаются и сопровождаются продукты банка;

• информация об исполнителях процессов банка – внутренних исполнителях (организационная и штатная структура банка) и внешних (исполнителях – третьих лицах);

• информация об инструментах, используемых для осуществления внутренних и внешних процессов (информационных и технических системах), и иных ресурсах, необходимых для осуществления процесса;

• другие виды процессной информации.

6.7.2.2. Сервисная среда продуктово-процессной структуры банка.

Банк обеспечивает сервисную среду, которая поддерживает эффективность продуктово-процессной структуры банка, а также её соответствие стратегическим целям банка. Для этого назначается ответственное подразделение (с учётом требований п. 6.7.2.1.11), которое: