Корпоративные мероприятия

...

Примеры из практики компаний – участников «Премии HR-бренд»

i-Free

• Победитель конкурса «Премия HR-бренд 2010»– золото в номинации «Северная столица»

Проект: «i-Free Events»

Предпосылки

Компания i-Free изначально, по идее владельцев, создавалась как среда, в которой смогут вместе работать, общаться и дружить люди, разделяющие единые ценности. Поэтому корпоративным мероприятиям, возможности неформального общения сотрудников всегда уделялось большое внимание. С ростом компании, с наступлением зрелости бизнеса перед HR-отделом встала следующая задача: сохранить нестандартный подход, атмосферу, креативность корпоративных мероприятий, при этом обеспечив их экономическую эффективность и распространение желаемого положительного эффекта на как можно большее количество сотрудников.

В 2010 г. был выработан единый подход и принципы организации корпоративных праздников, реализующие все задачи по брендингу, поддержке организационных изменений, вовлечению сотрудников и улучшению эффективности работы, которые были поставлены.

Цели и задачи

• Придумать и внедрить стандарт корпоративных праздников, вовлекающий как можно большее количество сотрудников и создающий уникальную атмосферу позитива и единства компании.

• Обеспечить внешний и внутренний брендинг компании за счет корпоративных мероприятий.

• Сделать корпоративные мероприятия одним из сильных мотивирующих факторов для работы – всегда должно оставаться впечатление, что такое возможно только в i-Free.

• Обеспечить экономическую эффективность праздника, возможность вписаться в любой бюджет.

• Максимально вовлекать сотрудников компании в создание и проведение мероприятия.

• Выявить неформальных лидеров, обеспечить их лояльность к компании.

• Ослабить напряжение, созданное организационными изменениями («вытащить» обсуждения из «курилок» на сцену).

• Создать обстановку, максимально способствующую неформальному обсуждению рабочих вопросов, конфликтных ситуаций и ускорению принятия решений.

Основания стратегии

1. Целевая аудитория: в компании i-Free работает достаточно однородный состав сотрудников – молодые специалисты (средний возраст 29 лет) с высшим образованием или студенты различных специальностей с достаточно широким спектром интересов и открытым мышлением.

2. В компании хорошо развита система интранет-коммуникаций, сотрудники привыкли воспринимать интранет-газету как основной источник информации и возможность интерактивного общения с руководством и HR-отделом.

3. Компания работает на очень динамичном инновационном рынке, следовательно, изменения в ней происходят постоянно. Существует необходимость в мгновенной адаптации сотрудников ко всему новому.

4. Корпоративные праздники традиционно являются важнейшей составляющей корпоративной жизни компании. Сотрудники очень требовательно относятся к качеству проведения мероприятий.

Стратегия

В результате четырехлетних экспериментов были приняты следующие принципы проведения и подготовки корпоративных мероприятий.

1. Проводить активный внутренний PR (до и после мероприятия) с помощью всех возможных средств коммуникаций и современных медиа.

2. Использовать корпоративные мероприятия для внешнего брендинга:

• отчеты о корпоративных мероприятиях отражаются на корпоративном сайте компании, раздел «Жизнь в i-Free»;

• описание работы по подготовке корпоративного мероприятия появляется в блогах сотрудников;

• отзывы сотрудников в Twitter, на форумах и социальных сетях;

• фотографии и комментарии выкладываются в «ВКонтакте», в специальном разделе «Клуб любителей i-Free»;

• Освещение неформальной культуры компании в интервью и статьях об i-Free (например, «Интервью с инсайдером» на hh.ru [31] ).

3. Отказаться от использования средств материального стимулирования сотрудников за участие в подготовке мероприятий, а также от услуг внешних провайдеров.

4. Использовать корпоративные праздники для неформального обсуждения корпоративных событий: например, назначение нового генерального директора.

5. Стремиться максимально «перемешивать» отделы, поколения и различные иерархические уровни друг с другом.

6. При подготовке корпоративного мероприятия придерживаться следующих сроков.

1 месяц до проекта

• Создание концепции, видения, представления о потребности в ресурсах.

• Утверждение бюджета.

• Информирование сотрудников.

2,5–2 недели до проекта

• Подробная проработка сценария с креативной группой.

• Разделение компании на команды. Постановка задач (либо первое вовлечение в сценарий).

• Первые встречи или коммуникации с командами.

1 неделя–1 день до проекта

• Участие в репетициях команд, инициирование общения между командами или распространение тизеров.

• Предпроектный PR, раскрутка сайта проекта или других инструментов коммуникаций.

• Закупка реквизитов.

• Работа с IT-отделом и внешними сервис-провайдерами по организации технической и логистической части мероприятия.

Какие были выбраны инструменты

Материальные виды мотивации

При успешной организации мероприятия сотрудники HR-отдела, а также IT-отдела, участвующие в подготовке и проведении мероприятия, получают бонусы в рамках системы ежемесячного премирования.

Методы PR

1. До мероприятия:

• Тизеры: загадки, содержащие часть информации о празднике или намекающие на тему праздника, способствующие созданию интриги.

• Внутренний интранет-портал: статьи в электронной газете, посвященные тематике мероприятия, организационные подробности, опросы.

Электронная почта: создание к каждому празднику аккаунтов «главных героев » ([email protected], [email protected] и т. п.) для рассылки тизеров, информации и коммуникации с сотрудниками от имени этих героев.

• «ВКонтакте»: создание аккаунта главного героя (например, Альвир Черный) и организация групп по командам-племенам (валькирии, варяги, скальды, эйриксоны и т. п.), «вбрасывание» необходимой информации через новости в группах, поддержание интереса к тематике и коммуникации с сотрудниками.