Соответствие формальной организации. Чтобы добиться согласованности формальной организации и актуальных задач, задайте следующий диагностический вопрос: с учетом актуальных задач и процессов, необходимых для реализации стратегии, способствует ли текущая структура выполнению этих задач и их интеграции? Например, как показано на рисунке 4.3b, Чоу и его команда выявили ключевую несогласованность: несоответствие текущей географической структуры актуальной задаче – достижения глобальной интеграции. Стратегической целью ВОС было обслуживание клиентов на международном уровне, но ее структура способствовала жесткой привязанности представительств к своим регионам и не позволяла интегрировать эти представительства. В Гренцахе (см. рисунок 4.4) Хубер и его команда отметили, что семь уровней иерархии и формальная структура не позволяют добиться необходимой скорости и приводят к большим затратам на координацию и управление. Более того, слишком жесткие должностные инструкции приводят к избытку персонала и замедляют работу.

Вот еще несколько вопросов, которые нужно задать при исследовании согласованности формальной организации: способствуют ли формальные механизмы объединения упрощению интеграции задач? Позволяют ли существующие системы оценки, контроля и повышения квалификации отслеживать результаты, важные для выполнения актуальных задач и потоков операций? С учетом актуальных задач, адекватны ли системы вознаграждения (например, системы компенсации, поощрения и продвижения по службе)? В ВОС система финансовой отчетности отражала независимость региональных представительств и не позволяла составлять интегрированные финансовые отчеты для отдельных клиентов на международном уровне. В Гренцахе система повышения квалификации традиционно была основана на строгом соответствии определенным процедурам. Это не способствовало принятию риска и расширению функциональных обязанностей. В обоих случаях было ясно, что формальная организация не способствует выполнению актуальных задач.

Соответствие человеческих ресурсов. В дополнение к проверке согласованности формальной организации и актуальных задач руководителю нужно убедиться, что человеческие ресурсы подразделения тоже соответствуют актуальным задачам, то есть его сотрудники обладают необходимыми навыками и мотивацией и могут эффективно выполнять поставленные задачи. Здесь можно задать несколько диагностических вопросов: с учетом актуальных задач, обладают ли сотрудники необходимыми компетенциями? Нужны ли им дополнительные навыки или стимулы? Можно ли обучить сотрудников этим навыкам или нужно набрать новых работников?

Например, в ВОС менеджеры среднего звена обладали хорошими техническими навыками, но у них почти не было навыков в сфере маркетинга, а чтобы действовать в рамках глобальной матричной структуры, сотрудникам нужны и те, и другие навыки. Похожая несогласованность была обнаружена в Гренцахе. Акцент делался на узких технических навыках, и команде Хубера было очевидно, что сотрудникам завода нужны новые умения для работы в иных функциональных областях. Далее выяснилось, что самая большая опасность – отсутствие у менеджеров навыков управления более плоской, менее иерархической организацией. Обе команды также выявили несогласованность между системами вознаграждения и необходимыми новыми навыками. Если бы формальные и неформальные системы вознаграждения не изменились, то у людей не было бы стимула для приобретения или развития новых компетенций.

Соответствие организационнойкультуры. Наконец, возникает сложный вопрос согласованности культуры подразделения или организации и актуальных задач. Способствует ли существующая организационная культура выполнению актуальных задач? Способствуют ли работе неформальная коммуникационная сеть и неформальное распределение полномочий? Есть в существующей культуре какие-то аспекты, которые могут препятствовать выполнению этих задач? Как мы увидим в пятой главе, это важнейший фактор управления инновациями, о котором часто забывают.

Например, в Гренцахе диагностика организационной культуры показала, что ее основные нормы – избегание личной ответственности, готовность делать лишь то, чего требует начальство, и отсутствие личной инициативы. Хубер и его команда сразу поняли, что эти нормы не поощряют инициативу и проактивность, необходимые в более плоской и кросс-функциональной структуре. Если не изменить эти нормы, ни более плоская структура, ни восходящие инновации на заводе не приживутся. Отсутствие сотрудничества между географическими регионами ВОС не соответствовало актуальным задачам и новым формальным структурам организации.

Этот краткий обзор иллюстрирует, как согласованность стратегии, актуальных задач и основных строительных блоков формальной организации (структура, системы и вознаграждение), штата (компетенция и мотивация) и культуры (нормы, ценности, неформальные коммуникации и полномочия) связана с краткосрочным успехом. Несогласованность этих элементов – причина возникновения пробелов в эффективности (при условии, что выбранная стратегия адекватна). В таком случае руководителю и его команде нужно изменить формальные структуры, штат и организационную культуру так, чтобы они соответствовали новым актуальным задачам. Как ни странно, несогласованность обычно является следствием самых больших успехов организации в прошлом, и, если ничего не менять, эти успехи могут стать причиной проблем в будущем.

Выявив основные несоответствия, руководителю нужно предпринять определенные действия, которые позволят восстановить согласованность в системе. Чем больше несоответствий между составными элементами организации, тем более существенными должны быть вмешательства. Например, если нужно изменить только один или два элемента, к примеру ввести новые системы вознаграждения или изменить организационную культуру так, чтобы она отражала новые требования конкуренции, то такие изменения можно вводить постепенно. Но отсутствие согласованности в масштабах всей системы требует изменений трех или более составных элементов организации, и здесь нужны резкие революционные изменения.

Например, в Гренцахе Хубер и его команда выяснили, что, для того чтобы остаться на плаву, предприятию нужны новые актуальные задачи (технические профессиональные навыки и увеличение интеграции). Чоу и его команда в ВОС пришли к похожему выводу. Чтобы сконцентрировать усилия, оба руководителя и их команды разработали новые модели согласованности, отражавшие необходимую перестройку (см. рисунки 4.5 и 4.6). Перестройка в Гренцахе потребовала одновременных изменений человеческих ресурсов (новые навыки, постепенные сокращения), формальных структур организации (с семи до трех уровней иерархии, с новыми структурами, системами и методами поощрения) и создания радикально новой культуры (переход от безопасности, стабильности, ориентации на технологии и традиции к взаимодействию, инициативе, гибкости, открытости и ориентации на клиента). Внедрение программы изменений заняло год и потребовало огромной энергии и активного личного участия от Хубера и членов его команды. Сначала программа изменений вызвала сопротивление, но результаты оказались впечатляющими. Сегодня в Гренцахе действует совершенно новый завод с конкурентоспособной структурой затрат, новыми продуктами, более низким уровнем травматизма и прогулов – завод, способный конкурировать на мировых рынках.