Мы создали одностраничный инструмент под названием «Стратегия увеличения объемов денежных средств (СУОДС)», чтобы облегчить проведение мозгового штурма по улучшению цикла обращения денежных средств. В нем ЦОДС разбит на четыре основных компонента.

В большинстве организаций тем или иным образом присутствуют все эти компоненты цикла. Даже в сервисных компаниях существует какая-либо форма запасов, если там не в полной мере занимают работой персонал. Может отличаться лишь последовательность этих компонентов, когда некоторые циклы пересекаются или расположены в другом порядке. Например, если вы построили свою бизнес-модель так, что получаете оплату заранее, подобно Dell, тогда цикл выставления счетов и оплаты будет следовать за циклом продажи и предшествовать циклам производства и доставки. (Другими словами, Dell приступает к сборке компьютера только после того, как он был продан.) Мы советуем командам менеджеров выделять ежемесячно примерно час на генерацию способов улучшения всех компонентов цикла. Этим лучше всего заниматься на ежемесячных совещаниях расширенного состава менеджеров среднего звена. С помощью таких мозговых штурмов всем станет яснее движение денежных потоков и то положительное влияние, которое каждый может на них оказать.

Некоторые перспективные рекомендации.

• Прежде всего прекратите говорить: «Ну что ж, просто так обстоят дела у всех в нашей отрасли».

• Получайте отчеты о свободных денежных средствах ЕЖЕДНЕВНО, вместе с кратким пояснением, почему их остаток изменился за последние 24 часа, и еженедельно стройте график их зависимости от дебиторской и кредиторской задолженности. Вы много нового узнаете о своем бизнесе.

• Если хотите, чтобы вам заплатили, просите! Маленькие организации часто выясняют, что крупные компании (да и государственные учреждения) будут платить раньше или даже наперед, если их просто попросить, попросить, попросить, попросить и еще немного попросить.

• Цените клиентов, которые платят вовремя или заранее.

• Быстрее выставляйте счета. Наймите в бухгалтерию еще одного человека, единственной задачей которого будет выставление счетов и контроль их оплаты.

• Посылайте дружелюбное напоминание за пять дней до крайнего срока платежа. Многие клиенты неорганизованны, и они оценят такое напоминание, а это ведет к более быстрой оплате.

• Если счета периодические, запросите периодическую авторизацию для кредитной карты у своих клиентов, чтобы автоматизировать платежи.

• Разберитесь, почему клиенты задерживают платежи. Они могут быть недовольны вашим товаром или услугами. Или, возможно, ваши счета содержат ошибки или недостаточно структурированы, чтобы проходить через автоматизированную платежную систему клиента.

• Разберитесь в циклах платежей каждого клиента и в том, сколько времени им требуется на рассмотрение счетов.

• Оплачивайте свои расходы кредитной картой, это позволит играть с остатком. Просите клиентов тоже платить с помощью карточки, это ускорит расчет, даже если их денежный поток замедлен.

• Помогите своим клиентам улучшить денежные потоки, чтобы они могли платить вовремя. Например, предложите им лизинг.

• Укоротите срок доставки своего товара или услуги. У всех есть свои «проекты в работе». Чем быстрее вы закончите проект, тем раньше вам заплатят.

• Предлагайте настолько ценные товары и услуги, чтобы можно было давить на клиентов ради ускорения оплаты.

• Помните, что сокращение издержек и повышение прибыли улучшают денежные потоки.

Почти все эти идеи можно разделить на три общие категории, в которых реально внедрять улучшения:

1) сокращение времени циклов;

2) устранение ошибок;

3) изменение бизнес-модели.

Вот некоторые идеи для каждой категории.

Увеличение темпа всего, что делает ваша компания (например, сокращение общего времени от поступления запроса клиента до завершения сделки), поможет вашему ЦОДС. Именно поэтому мы – поклонники применения бережливого подхода компании Toyota во всех аспектах бизнеса. Он концентрируется на избавлении от времени, потраченного впустую, и поэтому имеет право называться идеальным инструментом для улучшения процессов, увеличения производительности сотрудников и увеличения денежных потоков.

Особое внимание обратите на процесс продаж. Возможно, вы тратите чрезмерное время и деньги на привлечение клиентов. Используя техники переговоров, предложенные Викторией Медвец, Goldman Sachs сократила цикл продаж с месяцев до недель, а с недель – до дней. Чем быстрее вы заключите сделку, тем более быстрым будет денежный поток – и вы обгоните потенциальных конкурентов.

Если говорить о производстве, можно вспомнить: когда у Dell были собственные заводы, рабочий собирал компьютер всего за несколько минут, а на складах был запас всего на несколько дней. Высокая оборачиваемость товарных запасов и скорость производства во многом стали причиной такого впечатляющего ЦОДС компании.

Из-за того что бухгалтерские подразделения во многих компаниях перегружены работой, часто возникают задержки с выставлением счетов и их оплатой. Кроме выставления счетов дважды в месяц для улучшения денежного потока Catapult Systems получает по ним оплату, и гораздо быстрее остальных организаций. Гуднер, глава компании, отмечает: «Наша сотрудница, отвечающая за сбор дебиторской задолженности, долгое время работала над созданием хороших отношений с бухгалтерами по оплате счетов компаний-клиентов. Она самый очаровательный, обезоруживающий, приятный человек из тех, кого я знаю. Сотрудница звонит в бухгалтерию клиентов за пять дней до срока оплаты – просто чтобы убедиться, что все в порядке, объясняя, что мы продуктивно работаем над проектом. Она на всякий случай дает свой номер телефона со словами: “С нетерпением жду от вас этот чек на следующей неделе”». Если же чек запаздывает, звонит клиенту на следующий день. Гуднер считает, что этот способ позволил компании достичь «невероятно высокого» уровня своевременной оплаты счетов – просто потому что, как он говорит, «мы просим об этом».