ПРИМЕР. Положение по заключению контрактов ОАО «Химкомбинат» (фрагмент)

Единым центром ответственности за заключение контрактов в рамках инвестиционного проекта являются руководитель проекта и рабочая группа. Учет всех заключенных контрактов и контроль за исполнением финансовых обязательств по контрактам осуществляет финансовый контролер проекта.

Выбор поставщиков оборудования и технологий

Председатель комиссии по выбору поставщиков оборудования и технологий направляет запросы в ООО «ТД АВС», коммерческое управление и техническое управление комбината о представлении предложений по включению поставщиков в список участников отбора.

После получения предложений комиссия по выбору поставщиков оборудования и технологий формирует и утверждает итоговый список участников отбора.

Комиссия также формирует программу проведения отбора поставщиков. Программа содержит календарный план мероприятий по проведению отбора с указанием ответственных исполнителей от комиссии.

Программа проведения отбора включает следующие этапы:

• направление участникам приглашений к участию в отборе ТЗ;

• получение от участников заявок, подтверждающих их участие в отборе;

• получение от участников отбора ТКП и составление предварительного конкурентного листа;

• организацию и проведение переговоров по рассмотрению технических аспектов представленных участниками ТКП;

• получение от участников отбора скорректированных ТКП и корректировку конкурентного листа;

• проведение окончательных переговоров по рассмотрению ТКП;

• определение схем поставки и вариантов финансирования;

• оценку представленных окончательных ТКП и принятие решения по выбору победителя отбора.

Проведение отбора поставщиков осуществляется в соответствии с программой проведения отбора поставщиков.

Заключение контракта с победителем отбора производится в соответствии с Положением о порядке заключения гражданско-правовых договоров в ОАО «Химкомбинат».

Требования к контрактам

В цену контракта необходимо включать оплату дополнительных расходов, связанных с обеспечением выполнения условий контракта и неотделимых от него, таких как: командировочные расходы подрядчика; расходы на транспортировку оборудования; транспортировку и монтаж специального оборудования (кранов и т. д.); расходы на таможенную очистку (в случае поставок импортного оборудования или услуг); шефмонтажные и пусконаладочные работы; расходы на оплату авторского надзора в связи с возложением на генподрядчика дополнительных функций; другие затраты, учитывающие конкретные условия и специфику строительства объекта, не предусмотренные сметными нормами и ценами.

В контракте не должно быть условий, допускающих оплату по предъявлению фактических затрат: все дополнительные затраты необходимо предварительно на этапе их возникновения согласовать с заказчиком.

В контракте должны быть указаны сроки исполнения контракта, обозначены ключевые вехи проекта (контрольные события), а также предусмотрено применение штрафных санкций в случае нарушения поставщиком/подрядчиком сроков контрольных событий и контракта в целом.

Условиями контракта закрепляется ответственность поставщика/подрядчика за достижение прописанных в техническом задании параметров. Набор параметров и величина штрафа в случае отклонения от заданной величины параметра определяется исходя из степени влияния данного параметра на достижение экономического эффекта от реализации контракта.

В условиях контракта необходимо предусмотреть разделение ответственности между заказчиком и подрядчиком и включить в контракт обязанность подрядчика застраховать основные риски, связанные с исполнением контракта и поставками оборудования.

Любые изменения контрактных условий (предмет и цена контракта, сроки, гарантии и т. д.) закрепляются дополнительными соглашениями, являющимися неотъемлемой частью контракта. Все изменения в контрактной документации регистрируются и визируются финансовым контролером.

В контракте должны быть предусмотрены обязательства поставщика/подрядчика по представлению необходимой отчетности, которая обеспечивает возможность эффективного контроля и управления контрактом.

В условиях контракта следует предусмотреть процедуры рассмотрения контрактных споров, возможность и условия прекращения контракта в случае неудовлетворительного исполнения контракта по качеству, срокам исполнения работ или в случае недостижения прописанных в ТЗ параметров.