• обеспечение надлежащего делопроизводства по проекту;

• защита отчетов по реализации и завершению ключевых этапов (вех) проекта перед руководством и инвестиционным комитетом комбината.

Формирование рабочей группы (команды проекта) комбината

Рабочая группа является организационной формой, инструментом управления проектом, который осуществляет координацию и реализацию инвестиционных проектов.

Рабочая группа формируется руководителем проекта.

Руководитель проекта формирует персональный состав рабочей группы, который согласовывается с непосредственными руководителями функциональных подразделений привлекаемых работников.

В состав рабочей группы входят:

• руководитель проекта (руководитель рабочей группы);

• финансовый контролер проекта;

• секретарь проекта;

• ответственный за проектирование;

• ответственный за технические (технологические) аспекты проекта;

• ответственный за строительство;

• ответственный за снабжение.

Конкретный состав рабочей группы, т. е. наличие в ее составе всех перечисленных в данном пункте членов или их части, определяется руководителем проекта в зависимости от каждого конкретного проекта.

В состав рабочей группы могут входить специалисты других функциональных подразделений предприятия в зависимости от характера и сложности проекта.

Одним из основных требований к членам рабочей группы является возможность уделять достаточное время управлению проектом. При включении конкретного сотрудника в состав рабочей группы и определении его занятости в проекте (постоянной или частичной) должны приниматься во внимание его квалификация и опыт, а также сложность проекта.

Руководитель проекта имеет право включать в рабочую группу работников структурных подразделений комбината (по согласованию с непосредственными руководителями привлекаемых работников).

После согласования с руководителями функциональных подразделений персонального состава рабочей группы руководитель проекта готовит и утверждает у управляющего директора приказ о формировании рабочей группы для реализации проекта.

Основные обязанности членов рабочей группы

Финансовый контролер проекта:

• обеспечение финансирования проектов из соответствующих источников финансирования;

• обеспечение включения финансового плана проекта в ежемесячный финансовый план;

• ведение общего календарного (сетевого) графика реализации проекта;

• формирование плана освоения;

• составление ежемесячной заявки на финансирование проекта согласно утвержденному финансовому плану проекта;

• составление и контроль исполнения общего плана финансирования проекта;

• осуществление мониторинга исполнения целей, бюджета проекта, структурного плана проекта и календарного графика реализации проекта;

• контроль и визирование всех контрактов по проекту;

• подготовка отчетов по реализации проекта (освоение, финансирование, достижение запланированных значений ключевых показателей эффективности проекта);

• подготовка статуса – отчета о состоянии контрактов по проектам на основании представленных членами рабочей группы данных;

• представление подготовленных отчетов.

Ответственный за технические (технологические) аспекты проекта:

• контроль качества выполнения запланированных технических и технологических аспектов проекта;

• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).

Ответственный за строительство:

• своевременное обеспечение подрядных организаций проектно-сметной документацией;

• организация и осуществление строительно-монтажных работ в соответствии с утвержденным календарным графиком реализации проекта и проектно-сметной документацией;

• актуализация графика и стоимости строительно-монтажных работ по мере заключения контрактов;

• контроль качества выполнения строительно-монтажных работ по проекту;

• представление данных для формирования плана финансирования и освоения строительно-монтажных работ;

• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).

Ответственный за снабжение:

• координация деятельности поставщиков по проекту, органов таможенного контроля;

• участие в проведении процедур закупок товарно-материальных ценностей и оборудования по проекту;

• контроль за своевременной и качественной поставкой оборудования, товарно-материальных ценностей в соответствии со спецификациями проекта;

• контроль за соблюдением складирования оборудования и материалов с целью их корректного отнесения на проект, исключения их порчи и разукомплектования на складах;

• актуализация календарных планов поставок оборудования и товарно-материальных ценностей, а также актуализация их стоимости по мере заключения контрактов;

• формирование ежемесячных планов финансирования оплаты оборудования и товарно-материальных ценностей;

• планирование финансирования по оплате таможенных пошлин и НДС по заключенным импортным контрактам;

• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).

Секретарь проекта:

• ведение делопроизводства по проекту, в том числе сбор и хранение всей необходимой информации, включая все версии структурных планов проектов, календарные графики реализации проекта, расчеты – обоснования целесообразности и экономической эффективности, протоколы совещаний рабочей группы, приказы и распоряжения, копии контрактов, отчеты о ходе реализации проекта;

• ведение реестра изменений в проекте, принятых в ходе реализации проекта;

• созыв заседаний рабочей группы, а также подготовка материалов к заседанию;

• ведение протоколов заседаний рабочей группы;

• ведение архива проекта;

• выполнение иных функций по делопроизводству и поручений руководителя проекта.

Вопросы, подлежащие обязательному рассмотрению рабочей группой:

• выполнение решений предыдущих совещаний рабочей группы;