Рис. 4.5. Расписание прединвестиционного этапа проекта строительства завода по производству пенобетона. Подэтап 2

Планирование взаимодействия (или управление коммуникациями в терминологии стандарта PMI) – это определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта. Управление коммуникациями проекта охватывает процессы сбора, распространения, хранения, получения информации и заключается в создании необходимых связей между участниками проекта, которые требуются для его успешного осуществления.

Взаимодействие может осуществляться на основе плана управления взаимодействием, который задает правила обмена информацией в проекте. Структура плана управления взаимодействием может быть следующей.

• Требования к коммуникациям со стороны участников проекта.

• Ответственный за передачу информации.

• Получатели данной информации.

• Сведения о передаваемой и распределяемой информации (формат, содержание, степень детализации, условные обозначения).

• Методы или технология, используемые для передачи информации.

• Частота коммуникации.

• Сроки и передача на вышестоящий уровень проблем, требующих решения на более высоком уровне.

• Условия корректировки плана управления коммуникациями по мере развития проекта.

Взаимодействие может быть организовано с использованием так называемой временной матрицы (табл. 4.4). В строках временной матрицы каждого сотрудника задаются работы, выполняемые ими совместно, и в соответствующей графе указывается дата этой работы. Временная матрица позволяет планировать свои ресурсы в течение всего года.

Комментарий к временной матрице

Общие правила. Организация любой работы сотрудника по проекту осуществляется в соответствии с технологией, принятой в компании. Одним из основных документов по учету и контролю выполняемых сотрудником работ по проекту является Временная матрица ответственности (далее – Временная матрица), которую ведет сотрудник – исполнитель этих работ. Временная матрица служит для контроля исполнения всех работ сотрудника в течение года, которые предусмотрены должностной инструкцией, планами работ и заданиями руководства компании.

Правила оформления и заполнения Временной матрицы:

• Получить в начале проекта у руководителя проекта бланк Временной матрицы.

• Заполнить Временную матрицу названиями и датами исполнения работ, утвердить ее у руководителя проекта/генерального директора компании.

• Хранить Временную матрицу на рабочем месте в специальной папке.

• Пополнять Временную матрицу по мере получения новых заданий по проекту.

Таблица 4.4

• По окончании какой-либо работы по проекту сотрудник зачеркивает во Временной матрице соответствующую дату.

• Зафиксировать появление новой работы в очередной строчке Временной матрицы с указанием в графе «Примечания» регистрационного номера работы или фамилии руководителя, назначившего ее выполнение.

• Отметить внеплановое прекращение работы в графе «Примечания» датой прекращения и фамилией руководителя, давшего указание.

• При переносе срока окончания работы сделать корректировку в соответствующей строчке Временной матрицы с указанием в графе «Примечания» фамилии руководителя, выдавшего санкцию на перенос.

Таблица

Формат взаимодействия участников проекта (фрагмент)

При реализации проекта руководитель управляет людьми и назначением ресурсов. В общем случае в рамках проекта выполняется множество разнообразных работ, для чего требуются разные сотрудники, обладающие необходимым опытом и квалификацией. Ключевым ресурсом каждого проекта, от которого в значительной степени зависит успех проекта, является руководитель проекта. Задача руководителя проекта – сформировать команду и организовать с ее помощью реализацию проекта. При отборе руководителей проекта необходимо опираться на различные требования, диктуемые характером проекта и политикой управления в области персонала. На выбор руководителя проекта могут оказать влияние самые разные факторы: тип проекта, характер предметной области, к которым в том числе относятся способность к лидерству, требуемая скорость принятия решения, масштаб проекта, наличие факторов риска и т. п. Руководитель проекта должен обладать навыками общего менеджмента, к которым в том числе относится способность к лидерству, умение наладить взаимодействие в команде, настойчивость в достижении целей, умение разрешать конфликты в команде, мотивировать команду, добиваться результата и многое другое.

В литературе можно встретить следующие требования к качествам эффективного руководителя проекта.[11] Руководитель проекта должен:

• уметь производить перемены и поддерживать стабильность;