Третье правило касается отправки большого количества документов или фотографий. Крайне неудобно скачивать файлы по одному, а если пользоваться почтовыми программами, не во всех есть функции скачать одним архивом. Помогите вашему адресату и добавьте все в один архив. Гарантирую, получатель будет вам благодарен.

Четвертое, заключительное правило касается программного обеспечения, через которое можно открыть ваше вложение. Не удивляйтесь, но не все используют в работе продукты Adobe или Microsoft. Возможно, у них установлена недостаточно новая версия. Позаботьтесь об этом заранее. Пришлите ссылки, где при необходимости можно скачать бесплатно программу или ее пробную версию.

Блок 8. Фишечка нетворкинга. У меня есть небольшой совет, как нужно использовать электронное письмо в нетворкинге.

Речь идет о гиперссылках, которые я вставляю ниже каждой подписи. В моей жизни и жизни компании происходит очень много новостей, изменений, событий. Я уверен, что многие из тех, с кем я веду деловую переписку, хотели бы быть в курсе этих событий, но не у всех есть время регулярно посещать блоги. Поэтому я помогаю им получать новую информацию непринужденно.

Ниже моей подписи я вставляю к каждому письму по 2–3 гиперссылки на самые значимые на момент написания письма новости в моей личной и профессиональной жизни. Например, «Дописал новую статью на тему “Нетворкинг всему голова. Важность нетворкинга в локальном и региональном бизнесе”. Если статья вам не понравится, при встрече не забудьте бросить в меня помидор, это справедливо:)». Нажав на эту ссылку, люди переходят в мой блог или на корпоративный сайт, где размещена эта статья или новость. Всего какие-то 2–3 строчки ниже письма дают конверсию в среднем 25 %, то есть переходят с каждого четвертого письма. Не забывайте, что вы можете использовать это и в продажах, например: «Важно! До конца августа скидка на продукт А составляет 30 %. 1540 предпринимателей уже успели воспользоваться предложением».

А теперь небольшой урок математики. При средней конверсии переходов 25 % давайте посчитаем количество контактов с вашей продукцией. В день обычный предприниматель отправляет 10–15 писем, возьмем 10. В месяц это примерно 220 писем. При конверсии 25 % – это 55 переходов к вам на сайт. И это целевой трафик и уже теплый. А теперь представьте, что каждый сотрудник в вашей компании будет использовать этот инструмент. Сколько у вас сотрудников? 10 человек? Отлично, это свыше 500 переходов в месяц. Неплохо, не правда ли? При стоимости этих переходов – 0 рублей.

Главное правило – не забывайте менять ваши новости и подписи хотя бы раз в неделю. Одно из них может остаться (например, акция), но вот о личном или корпоративном событии лучше дать новую информацию.

Ну, и не забывайте, что получатель клюнет на яркий, цепляющий заголовок. Поработайте над этим. И перед отправлением проверьте адрес гиперссылки. Туда ли он ведет.

Пользуйтесь шаблонами. Сегодня каждый почтовый клиент имеет функцию использования шаблонов. Автоматизируйте этот процесс. Сделайте для себя несколько шаблонов электронных писем. В них вы можете менять контактную информацию, приветствие. Если вы часто бываете на конференциях, вы можете сделать себе шаблон обратной связи с новым контактом. Вам лишь останется вбить дату, название конференции и суть вашего разговора.

Оформление электронного письма. Еще 5–10 лет назад просто наличие электронной почты и умение ей пользоваться качественно выделяло вас на фоне коллег и конкурентов. Сейчас, мне кажется, дети наряду с таблицей умножения заводят аккаунты в социальных сетях и ведут переписки по электронной почте. Поэтому многие уже используют графическое оформление электронного письма. И я эту идею полностью поддерживаю. В оформлении вы можете вставить логотип компании или свою фотографию. Гиперссылки вы без труда можете заменить красивыми кнопками. Многие рассылки сейчас похожи на отдельные странички корпоративного сайта, что, безусловно, выделяет их из общей массы писем.

Если у вас нет собственных навыков, не отчаивайтесь, попросите знакомых или специальное агентство разработать для вас шаблон оформления электронного письма. Вам лишь останется вбивать текст. И стоит это не дороже верстки визитной карточки.

Кого вставить в копию. В копию нужно ставить людей в двух случаях: если они сами вас об этом попросили или же это напрямую их касается (например, вы пишите сотруднику претензию, сроки исправления ситуации и хотите, чтобы руководитель был в курсе происходящего). В других же случаях не стоит ставить людей в копию. Самыми распространенными ошибками является массовое поздравление с праздниками и весточка после конференции. Друзья, если вам лень делать все вручную или через программы, например smartresponder.ru или mailchimp.com, хотя бы используйте «скрытую копию». Иначе такое массовое поздравление не вызовет никаких эмоций у получателя. А порой и вовсе станет объектом раздражения.

Например, меня очень раздражает, когда после конференции я получаю письмо: «Добрый день. Вчера мы с вами познакомились на конференции Х. Мне было очень приятно с вами общаться, надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Пользуясь случаем, хотел бы вам предложить 15 % скидки на услуги нашей компании. Чтобы ей воспользоваться, перейдите по ссылке ниже. Спасибо и до связи». И все бы ничего, если бы в копии не стояли еще 20–30 человек. Неужели ему одинаково понравилось со всеми общаться или же он просто использует нетворкинг как инструмент для продаж? Может, это и не так, но выглядит очень уж похоже.

Правописание. Если честно, я уже научился определять возраст человека по электронному письму. Погрешности есть, но небольшие. Современное поколение не тратит время на правописание и грамматику. Им достаточно написать «Прив, чокак?», чтобы полностью описать свое душевное состояние и волнение о собеседнике. Да и в чатах редко кто следит за правописанием. Но и многие образованные люди допускают опечатки. Это совершенно нормально, все мы люди. И после отправления письма мы замечаем опечатку, и нам становится неловко. Я нашел два выхода из данной ситуации. Первый – постараться найти плагин к вашему браузеру или почтовому клиенту, который будет проверять орфографию и пунктуацию. Второй – копировать текст перед отправлением, например, в Microsoft Word. Он быстро, с удовольствием и совершенно бесплатно укажет на ошибки и опечатки.

Не заполняйте графу «Получатель». Мой вам совет из личного опыта, в самую последнюю очередь заполните графу «получатель». Я перепробовал десятки почтовых клиентов. И в некоторых кнопка «отправить» срабатывала от нажатия Enter или Ctrl + Enter. И письмо улетало, не дописанное и до середины. Или забывал проверить опечатки и уже автоматически отправил. Но если графа «получатель» или «кому» не заполнена, письмо не уйдет. Ничего сложного, просто измените порядок действий.

[email protected]. Заведите нестыдный почтовый ящик. Очень часто мы регистрируем почтовый ящик, никак не связанный с дальнейшей деятельностью. Одни называют их детским прозвищем, другие популярными красивыми словами, а третьи вообще набором произвольных символов. Для таких я открою секрет – в почтовых клиентах можно настроить переадресацию. Заведите понятный почтовый ящик. Я рекомендую пользоваться исключительно фамилией и именем, без дополнительных данных. Также помните, что адрес корпоративной почты «имя@компания. ru» вызывает больше уважения.