Время для совершенствования — то, которое вы тратите, чтобы сделать себя сильнее, умнее и быстрее. Ходите на тренировки? Отметьте это в своем календаре. Готовитесь к квалификационному экзамену? Найдите в своем расписании место для чтения и практики. Необходимо пройти курсы повышения квалификации, чтобы продлить лицензию? Какие курсы и воркшопы вы собираетесь посетить и когда? Время для совершенствования можно тратить на чтение, прослушивание подкастов, просмотр тренингов или обучающих видео, медитацию, бег, поездки на велосипеде, силовые тренировки, йогу… Думаю, вы уловили идею. Главное, чтобы все эти занятия помогали вам стать лучшей версией себя. Многие, конечно, удивляются, почему утреннюю прогулку вообще необходимо отмечать в календаре или почему это надо сделать до того, как внести в календарь рабочие задачи. Причин на самом деле две. Во-первых, если вы не запланируете эти действия, очень велика вероятность, что вы ими пожертвуете в угоду лени, прокрастинации или того, что вам сиюминутно покажется более важным.

Я (Робб) работаю из дома, и это позволяет мне в любой удобный день в обед совершать велопрогулки. Но трудоголик внутри меня постоянно стремится сделать максимум возможной работы, а ведь мое обеденное время часто не является таковым для клиентов из других частей страны. И если я не внесу велопрогулку в календарь, будет очень легко поддаться искушению и сделать еще один звонок. Или ответить, когда звонят мне. Или написать ответ на письмо, которое на самом деле вполне могло бы дождаться «красного» времени (чуть дальше я расскажу подробнее, что это такое).

Во-вторых, чтобы оставаться на максимуме своих способностей, вам необходимо находить время для совершенствования, потому что именно эти занятия делают вас лучше. Это как с кислородной маской в самолете. Сначала наденьте на себя, а потом помогайте другим. Знаете, почему вам об этом напоминают перед каждым полетом? Потому что люди обожают помогать другим. Они готовы делать это в ущерб себе. Но вы никому не сможете помочь, если будете мертвы. Чтобы действовать, вам необходим кислород. Думайте о времени для совершенствования как о своей кислородной маске.

Далее идет «зеленое» время. Оно относится к вашей профессиональной деятельности и называется так потому, что зеленый — цвет денег (или травы, если вы, как мы пару лет назад, работаете с ландшафтными дизайнерами). Это те действия в вашей работе, которые непосредственно приносят вам доход. Например, для финансового аналитика это встреча с клиентом. А для хирурга-стоматолога — время, которое он проводит в операционной. Риелторы отводят это время для написания предложений клиентам. Сомневаетесь, каким задачам посвятить свое «зеленое» время? Любым, которые перечислены в ваших служебных обязанностях. А чтобы сделать это время еще более продуктивным, используйте визуализацию. Если вы назначили встречу с клиентом, подумайте, каким будет идеальный результат этой встречи, и затем представьте себе ее ход во всех деталях.

От погони к сотрудничеству

Одна из наших клиенток, работавшая страховым агентом, никак не могла взять за правило устанавливать себе приемные часы, когда она доступна для новых клиентов. По ее словам, «она хотела быть доступной для клиентов всегда, когда им это удобно». В результате все ее дни превращались в погоню за клиентами в попытках подстроиться под их графики, а количество реальных продуктивных встреч при этом было невелико.

Через несколько месяцев жизни по этому безумному расписанию она наконец-то решила попробовать выделять в календаре дважды в неделю «зеленое» время, когда она открыта для общения с клиентами. Всем, кто обращался к ней вне этих промежутков времени, предлагалось назначить встречу в приемные часы. Если клиент был в это время занят, то встреча переносилась на следующее «зеленое» время в ее календаре и т. д. И что же изменилось? Наша героиня перестала быть заложницей чужих графиков жизни. Из назойливого продавца, гоняющегося за своими клиентами, она превратилась в полноценного партнера, с которым необходимо сотрудничать и договариваться. В результате у нее освободилось много времени для развития бизнеса и поиска новых возможностей. А клиенты стали проявлять уважение к ее рабочему графику.

«Красное» время — тоже часть вашей профессиональной деятельности. Это время, за которое вам не платят напрямую, но которое становится подспорьем для «зеленого» времени. В «красное» время выполняются исследования, проводится подготовка к презентации, классификация потенциальных клиентов, оформление документации, оценка эффективности работы и другие вспомогательные действия. Это все то, что надо сделать, чтобы ваше «зеленое» время было потрачено с максимальной пользой. Если вы не запланируете для этих задач специальное время в своем календаре, то они поглотят все ваше время, и вы просто будете не в состоянии заниматься делами, которые действительно приносят вам деньги. Наверняка у вас бывали такие дни, когда вы крутитесь как белка в колесе, постоянно чем-то заняты, но при этом не ощущаете никакого видимого прогресса в задачах. Будьте уверены, в такие дни вас поглотили задачи для «красного» времени.

Посмотрите на все, что вы запланировали на предыдущих пяти шагах. К этому моменту вы уже повторили свои цели, представили успех, продумали и выделили время для всех дел, которые нужно выполнить на предстоящей неделе. Вероятнее всего, сейчас, глядя на календарь, вы заметите большие отрезки времени в своей неделе, на которые ничего не запланировано. Это ваше «гибкое время». Его наличие позволяет вам произносить самые главные слова для повышения продуктивности:

Я бы с радостью, но не могу сейчас.

У вас когда-нибудь были клиенты, которым требовалась ваша помощь прямо сейчас и которые ждали, что вы немедленно бросите все свои дела, чтобы заняться ими? Именно в таких ситуациях формула «Я бы с радостью, но не могу сейчас» становится очень полезной. Вместо того чтобы позволять своему графику пойти кувырком из-за таких задач, вам надо научиться управлять подобными ситуациями. Но это возможно только в том случае, если в вашем календаре заложено «гибкое время», которое как раз и можно посвятить решению таких внезапных и срочных задач. Если вы говорите человеку, обратившемуся за помощью: «Я бы с радостью, но сейчас не могу. Но я готов встретиться с вами сегодня в два часа дня», то события дальше развиваются одним из двух способов. Клиент или придет в предложенное время, или сам придумает, как решить свою проблему, освободив вам таким образом еще больше времени! Точно так же, если к вам приходит начальник и говорит, что вы должны выполнить срочную работу, причем немедленно, «гибкое время» позволит вам перенести дела, которыми вы были заняты в тот момент, на это окно в расписании, и таким образом вы успеете сделать все — и запланированное, и срочное. Довольно удобно, не правда ли?

Пример для изучения: поминутная тарификация