Третий фактор – как вы ведете себя на совещании – играет решающую роль в успешности команды.

Из этой главы вы узнаете о некоторых интересных подходах, применение которых позволит значительно повысить результативность рабочих собраний. Также мы дадим несколько полезных советов тем, кто устраивает совещания.

Как бы то ни было, давайте начнем с вас и вашей роли в команде – ведь это, в конечном счете, единственная вещь, которую вы точно в состоянии изменить.

В первую очередь задумайтесь о следующих вещах.

1. Своей подготовке к рабочему собранию.

2. Своем поведении во время рабочего собрания.

Многие собрания заранее обречены на провал из-за того, что сотрудники компании почти или совсем не подготовились к нему. В этом вина не только председателя совещания и его организатора, который определяет повестку дня. Это, скорее, ваша вина, ведь вы, как участник собрания, несете одинаковую со всеми ответственность за подготовку к нему. Совещания не случаются спонтанно, а значит, вы – его участник – можете проанализировать и улучшить свое поведение на нем.

• Анализ. Прочтите заново протокол прошлого собрания, который вы составили для себя. Все ли пункты из него вы воплотили в жизнь? Как часто вам приходится слышать от коллег фразу: «У меня просто не хватило на это времени» в качестве объяснения своего бездействия? На самом деле эти слова означают, что они просто забыли о своих обязанностях, или у них не было достаточно сильного стимула для того, что их выполнить. Устанавливайте собственные стандарты.

• Повестка дня. В успешных командах постановка целей – упражнение на умение совещаться. Однако это упражнение не всегда целесообразно. Самое главное здесь – убедиться в том, что вы ознакомлены с повесткой дня и понимаете, в чем заключается ваш вклад.

• Продумайте свой подход. Может ли что-то в ваших словах обидеть коллег по работе? Возможно, вы высказываетесь слишком резко? Подумайте о том, как остальные члены команды отреагируют на ваши слова и идеи. Попробуйте выражать свою точку зрения так, чтобы не обидеть других, постарайтесь говорить конструктивно и вести мирный диалог с сотрудниками. Возможно, у вас уникальный тип мышления, и команда захочет его перенять, потому что, по ее мнению, он сможет принести ей пользу.

Однако не стоит постоянно играть на публику. Будьте собой, не превращайтесь в морского котика из цирка, который развлекает зрителей.

• Слушайте. Вы ждете от сотрудников внимания и уважения, когда вам есть что сказать на собрании, – так и они хотят видеть, что их как минимум слушают. Конечно, вы можете быть в корне не согласны со словами оратора, но имеете право выразить свое несогласие только в том случае, если перед этим внимательно его выслушали.

• Делайте заметки. Несмотря на наличие повестки дня, предложенной на совещании, вы можете делать личные записи или заметки, в которых будете описывать свои наблюдения, точку зрения, обязанности по работе и мысли по поводу моментов, обсуждаемых на собрании.

• Искренний интерес. Не занимайтесь тем, что не входит в ваши должностные обязанности. Иначе вы рискуете не справиться со своей работой.

• Пассивный/активный. Лучшие совещания – это те совещания, в которых пассивные по своей природе люди заряжаются энергией и воодушевляются на работу, а активные – находят подход для решения проблемы. Если вы относитесь ко второй группе сотрудников, то можете помочь своим стеснительным коллегам включиться в обсуждение вопроса. Последние способны мгновенно схватывать суть проблемы, предвидеть ее последствия, поскольку, находясь в своем затворничестве, они много размышляют.

Быть частью команды значит быть преданным ей. Несмотря на то что многие из компаний приветствуют индивидуальность, разносторонность, непривычный взгляд на вещи и всевозможную непохожесть, любой коллектив держится на нескольких базовых понятиях (или, как принято говорить, на трех китах).

В список поступков, которые могут испортить рабочее собрание, входят следующие.

Разговор по мобильному телефону и отправка сообщений электронной почты во время совещания

Ваш мобильный телефон (да и любое портативное устройство – ноутбук и прочее) должен быть выключен во время совещания. Иначе это может обидеть или даже оскорбить ваших коллег и, самое главное, выступающего оратора.

Решите для себя сами, участвуете вы в совещании или же просто присутствуете на нем.

Демонстрация полного безразличия к членам команды и к тому, что они хотят сказать

Одно из общепринятых правил гласит: «Относись к людям так, как хочешь, чтобы они относились к тебе». Если вам неинтересны ваши коллеги (об этом может свидетельствовать, например, язык тела), то не удивляйтесь, если им окажутся безразличны как вы, так и ваши идеи. К вам относятся так, как вы того заслужили.

Недостаток поддержки

Совещание – это место, где кипит энергия, царит всеобщее согласие, рождаются новые идеи. Представим, что кто-то из коллег заявил о возникших трудностях. Как вы поступите в этой ситуации? Подумаете, что можно сделать, чтобы помочь ему, или допустите, чтобы он погряз в собственных проблемах? Или, предположим, один из сотрудников высказал интересную мысль. Что вы сделаете? Одобрите ее, разгромите в пух и прах или постараетесь развить дальше?