Даже если вам придется все повторить или проявить определенную требовательность и настойчивость, не смущайтесь. Если вы сами ведете презентацию, помните: исключительно важно согласовать с участниками встречи, кто и что должен будет сделать и к какому сроку. В этом и состоит конечная цель любого делового мероприятия такого рода. Ваша способность проследить и обеспечить выполнение этих действий и есть то, что придает планированию и презентации ценность.

В любой группе людей примерно 70 процентов присутствующих оказываются визуалами, а остальные 30 процентов – аудиалами. Иными словами, семидесяти процентам аудитории, тем самым визуалам, необходимо будет увидеть факты, мысли и примеры, чтобы понять и усвоить то, что вы говорите. Тридцати процентам, составляемым аудиалами, будет достаточно услышать вас, чтобы воспринять и усвоить преподносимую информацию.

Иными словами, 70 процентов аудитории поймет вас, только если вы проиллюстрируете сказанное. Напишите черным по белому план презентации, чтобы эти люди могли следить за вашей мыслью. Чтобы представить свои основные идеи, вы можете воспользоваться PowerPoint. Только не выводите на экран все идеи разом, а лишь по очереди – по мере перехода от одной к другой во время выступления. Можно использовать также белую доску и флипчарт, чтобы записывать ключевые пункты или проиллюстрировать последствия и результаты представляемой идеи. Визуально ориентированным людям будет легко и удобно следить за вашей мыслью, если они смогут видеть, как разворачивается презентация. Аудиалы могли бы довольствоваться письменными и графическими материалами, но им будет очень приятно послушать вас. Еще они любят задавать вопросы о том, что именно имел в виду спикер, употребив то или иное слово или фразу. К этому тоже нужно быть готовым.

Когда я только начинал делать презентации на семинарах, то использовал главным образом флипчарты. Затем перешел к белой доске. Сегодня я предпочитаю оверхед– или медиапроектор. Так я могу записывать от руки ключевые пункты, а устройство проецирует их на экран за моей спиной.

В ходе выступления я рисую графики, диаграммы, схематичные изображения человечков и другие картинки, чтобы дать визуальное представление об основных идеях. Когда я хочу подчеркнуть отдельные слова или мысли, то записываю их разборчивым почерком так, чтобы люди могли их не только услышать, но и увидеть. В результате мои зрители во время презентации делают много записей. Каждый раз, когда я что-то пишу, люди тут же тоже записывают это, благодаря чему остаются активно вовлеченными в презентацию от начала и до конца.

Если вы будете только говорить без применения письменных материалов и иллюстраций, даже самые блестящие умы забудут от 80 до 90 процентов всего сказанного вами прежде, чем вы закончите говорить. Когда же вы «вещаете» и пишете, вы завладеваете вниманием как аудиалов, так и визуалов и делаете свою презентацию интересной и забавной для всех присутствующих.

Если прозвучал вопрос или комментарий одного из присутствующих в зале и у вас нет абсолютной уверенности в том, что вы правильно понимаете смысл сказанного, у вас есть на выбор два варианта действия. Во-первых, вы можете перефразировать вопрос или замечание так, чтобы они звучали предельно ясно для вас самих, после чего следует сказать: «Вы об этом спрашиваете?» Во-вторых, вы можете попросить слушателя перефразировать сказанное таким образом, чтобы вы лучше поняли его мысль и удостоверились в том, что собираетесь ответить на то, о чем вас спрашивают. Например, можете сказать: «Что именно вы имеете в виду, говоря…?» Если у вас есть хоть тень сомнения, что вы точно все поняли, обязательно переспросите. Нет ничего глупее, чем ответить невпопад на неверно истолкованный вопрос или замечание.

Сегодня же примите решение впредь тщательно готовиться к каждой групповой презентации и демонстрировать на ней лучшее, на что вы способны. Помните: ваше выступление будут смотреть и оценивать люди, которые могут существенным образом повлиять на вашу дальнейшую судьбу.

Каждый раз, когда во время встречи вы открываете рот, чтобы убедить собравшихся в своей правоте, внести вклад в поиск решения или выразить несогласие, вы продвигаетесь по карьерной лестнице вверх или вниз. В счет идет все!

Культивируйте возвышенные мечты – и они реализуются. Ваше видение есть обетование того, чем вы однажды станете.

Джеймс Аллен[16]

Жил да был профессиональный спикер. Однажды ему позвонил организатор мероприятия и пригласил выступить. Первый вопрос звонившего был:

– Сколько вы берете?

– Зависит от продолжительности речи, с какой вы хотите, чтобы я выступил, и от того, сколько времени понадобится на подготовку, – ответил спикер.

Тогда организатор спросил:

– Сколько будет стоить 30-минутное выступление и сколько времени займет подготовка к нему?

– Подготовка 30-минутного выступления займет восемь часов и гонорар составит пять тысяч долларов.

Организатор мероприятия был немало удивлен и спросил:

– А сколько же вы берете за полдня и сколько времени у вас уходит на подготовку к такому выступлению?

Спикер ответил:

– Если я буду выступать полдня, то на подготовку у меня уйдет три-четыре часа и вам это обойдется в четыре тысячи долларов.

– А как насчет целого дня? Сколько такая речь будет стоить?

– За целый день я беру три тысячи долларов.

– И сколько времени вам потребуется, чтобы подготовиться?

– О, – ответил спикер, – если предстоит говорить целый день, то я готов начать выступление немедленно.

Рассказывая этот анекдот, я хотел показать: чем короче речь, тем дольше и тщательнее нужно к ней готовиться, чтобы в отведенное время донести свои мысли до аудитории. Если вам предстоит выступать целый день, вы можете заполнить время всякими историями, примерами и самыми разными мыслями и соображениями, связанными с вашей темой. Но если вы располагаете всего двадцатью минутами, вы должны строго и целенаправленно сфокусироваться на самых важных, ключевых аргументах, необходимых для обоснования вашей идеи.

У моей самой первой речи было всего семеро слушателей, но через год я уже выступал перед аудиториями, состоящими из 25 тысяч человек. Однажды я говорил перед 85 тысячами человек, две тысячи из которых присутствовали в зале, а остальные 83 тысячи наблюдали за мной по спутниковой связи из 600 разных точек мира. Продолжительность моих докладов и семинаров варьирует от 20 минут до трех-четырех дней.