Необходимо определить и совокупные расходы за каждый отчетный период. Расходы прямо противоположны выручке – это показатель оттока экономических выгод в результате обычной деятельности компании. Потеря выгод приводит либо к сокращению активов (например, денежных средств), либо к росту обязательств (например, сумм долга перед поставщиками). Расходы возникают в процессе генерирования выручки или при попытке получить ее. Виды расходов также зависят от компании профиля. Обычно компании несут следующие расходы:

• затраты на покупку продукции для последующей перепродажи, которые называют себестоимостью продаж, или себестоимостью реализованной продукции;

• заработная плата рабочих и служащих;

• арендная плата;

• расходы на содержание и эксплуатацию автотранспорта;

• расходы на страхование;

• типографские и канцелярские расходы;

• расходы на отопление и освещение;

• расходы на почтовые услуги и телефонную связь.

Отчет о прибылях и убытках показывает совокупную выручку, полученную за определенный период, уменьшенную на понесенные при этом совокупные расходы. Разница между совокупной выручкой и совокупными расходами представляет собой либо прибыль (если выручка превышает расходы), либо убытки (если выручка оказывается ниже расходов). Таким образом:

Период, за который обычно исчисляется прибыль или убыток, называют отчетным периодом, однако иногда его называют «учетным периодом» или «финансовым периодом».

Отчет о прибылях и убытках и баланс ни в коем случае не заменяют друг друга, поскольку выполняют разные функции. Баланс, как уже говорилось, показывает финансовое положение компании на тот или иной момент, это «моментальный снимок» принадлежащих компании активов. А отчет о прибылях и убытках показывает поток прибылей за период. Между двумя формами отчетности существует прямая связь.

Отчет о прибылях и убытках связывает балансы на начало периода и на конец отчетного периода. Так, в начале нового отчетного периода баланс показывает исходное финансовое положение компании. Через некоторое время составляются отчет о прибылях и убытках, показывающий, какую прибыль компания получила за период, и баланс, отражающий новое финансовое положение компании на конец периода. Этот баланс показывает изменения, которые произошли с даты предыдущего баланса.

В главе 2 мы говорили, что с учетом прибыли (убытка) уравнение баланса можно представить в следующем виде:

Сумма прибыли или убытка за период изменяет размер капитала в балансе.

Приведенное выше уравнение можно записать и следующим образом:

Теоретически прибыль (или убыток) за период можно рассчитать, скорректировав капитал на размер выручки и расходов, однако этот способ слишком громоздок. Лучше иметь к разделу баланса «Капитал» «приложение» в виде отчета о прибылях и убытках. В этом отчете путем вычитания расходов из выручки за период определяется прибыль (убыток), на которую потом можно скорректировать капитал в балансе. Величина прибыли (убытка) представляет собой чистый результат операций за период. Такое «приложение» позволяет пользователям получить более полное представление о результатах деятельности компании.

Структура отчета о прибылях и убытках зависит от вида компании, для которой он составляется. Рассмотрим для примера отчет компании, занимающейся розничной торговлей (т. е. компании, закупающей готовые товары для перепродажи). Обычно операции таких компаний очень просты, их отчеты о прибылях и убытках тоже очень простые.

В примере 3.1 приведена типичная структура отчета о прибылях и убытках розничной компании.

Как мы видим, в первой строке указана выручка от продажи товаров. Из этой статьи вычитается себестоимость продаж (которую также называют себестоимостью реализованной продукции) за период. Как уже отмечалось в главе 2, в скобках указываются вычитаемые суммы. Поскольку бухгалтеры предпочитают использовать такое обозначение вместо знаков + и –, мы также будем придерживаться этого правила в данной книге.

Валовая прибыль

В первой части отчета о прибылях и убытках определяется валовая прибыль за период. Она представляет собой просто разницу между выручкой и себестоимостью продаж, т. е. прибыль от покупки и продажи товаров без учета каких-либо других доходов и расходов, связанных с ведением дел.

Операционная прибыль

Из валовой прибыли вычитаются другие расходы (накладные расходы), которые связаны с функционированием компании (заработная плата рабочих и служащих, арендная плата и т. д.).

Результат называют операционной прибылью за отчетный период. Эта величина представляет собой прибыль от обычной деятельности компании.

Операционная прибыль не включает в себя прибыли, которые компания может получать от других видов деятельности помимо обычной. Компания Better-Price Stores в примере 3.1 является розничным продавцом, поэтому проценты, полученные от размещения свободных денежных средств, не являются частью ее операционной прибыли.

Затраты на финансирование компании также не учитываются при расчете операционной прибыли.

Прибыль за год

Добавляя к операционной прибыли любые виды неоперационной прибыли (например, полученные проценты) и вычитая проценты, уплаченные по заимствованиям компании, мы получаем величину прибыли за год (или чистой прибыли). Это прибыль, которая принадлежит собственникам компании и прибавляется к капиталу в балансе. Как видно, прибыль за год – это остаток, т. е. сумма, которая остается после вычета всех расходов, связанных с генерированием выручки за период, с учетом неоперационной прибыли.