Информация из формы «Бюджет кадрового обеспечения» применяется в строках «Заработная плата», «Страховые взносы» и «Налоги» отчета о прибылях и убытках.

При подготовке финансовых прогнозов помните, что актуальная продажа или транзакция во многих случаях предполагает, что полная оплата поставки производится через некоторое время. Прогнозный отчет о движении денежных средств, основывающийся на данных о продажах, а не на фактически полученных суммах, способен привести к возникновению серьезной нехватки денег.

В некоторых отраслях (прежде всего в промышленности) временной разрыв между выполнением заказа и его оплатой особенно велик. Поставки фабрик одежды, например, традиционно оплачиваются через несколько месяцев после заключения договоров и отгрузки продукции. Даже осуществляя розничные продажи, вы можете обнаружить, что устанавливаете кредитные счета для очень крупных или делающих повторные покупки клиентов, соглашаясь на значительную отсрочку платежей.

Возможно, ваш бизнес позволяет растянуть сроки оплаты на несколько месяцев или же процесс производства допускает осуществление платежей по прошествии длительного времени. Многие компании обслуживают потребителей, склонных затягивать оплату счетов. Большинство деловых потребителей осуществляют платежи по поставкам товаров и услуг в течение 30 дней. Некоторым удается отсрочить платежи на 120 дней, а часть честно заработанных денег вы не получите никогда. Предположим, в соответствии с контрактом вы производите продажу на $10 000 в феврале. Но предварительная оплата составляет $2500, а остальные деньги поступают частичными платежами до июня. Конечно, вы можете отказаться от нескольких затягивающих оплату покупателей или неплательщиков, или потребовать увеличить долю предварительной оплаты, или оговорить в контракте взыскание процентов с неоплаченных счетов. В любом случае прогнозный отчет о движении денежных средств должен быть сделан исходя из сложившегося порядка осуществления платежей.

Мы рекомендуем проводить различие между прибылями, которые приносят отдельные линии товаров или услуг. Возможно, это потребует дополнительных усилий, но полученные данные позволят вам принимать обоснованные решения о направлении долгосрочного развития компании и четко идентифицировать источники прибыли.

Заполните представленный в этой главе бланк «Прогнозы денежных доходов (по месяцам)». Часть данных будет использована в формах «Прогнозный отчет о движении денежных средств» и «Прогнозный отчет о прибылях и убытках» (в том случае, если вы используете кассовый метод учета). Если ваше предприятие действует на рынке достаточно давно, просмотрите прошлые отчеты и определите наиболее типичный порядок осуществления платежей. Если вы плохо знакомы с бизнесом, наведите соответствующие справки у других предпринимателей из вашей отрасли. Мы рекомендуем пользоваться консервативными прогнозами. Лучше нежданный избыток денег, чем их отсутствие в самый нужный момент.

Отчет о прибылях и убытках (о доходах и расходах) призван отобразить степень прибыльности компании: сколько денег вы заработаете после учета всех расходов. Однако эта форма не позволяет получить полную картину общей стоимости вашей компании или ее денежной позиции.

Возможны ситуации, когда общая стоимость компании определяется не продуктивностью ее деятельности, а некоей ценной собственностью или в общем прибыльная компания не имеет достаточных для оплаты счетов ресурсов в силу проблем с движением денежных средств. Отчет о прибылях и убытках не позволяет выявить ни одну из этих скрытых ситуаций.

Отчет о прибылях и убытках читается сверху вниз. В первой строке указана выручка (объем продаж), а каждая последующая строка представляет вычеты из полученного дохода. Результат – прибыль компании (или убыток).

Чтобы подготовить отчет о прибылях и убытках, соберите подробную информацию о продажах и расходах. Определенные строки в форме должны отражать категории обслуживаемых текущих счетов. При составлении отчета о прибылях и убытках обращайтесь к представленному выше списку финансовых терминов. Кроме того, обратите внимание на еще один перечень используемых бухгалтерами и финансистами понятий:

Амортизация материальных и нематериальных активов. Стоимость основных средств или нематериальных активов, относимая к ежегодным расходам или рассматриваемая как ежегодная утрата части первоначальной стоимости активов в связи с их использованием или устареванием.

Валовой объем продаж. Совокупные продажи по всем категориям товарных линий.

Маркетинг и реклама. Реклама и другие маркетинговые расходы, кроме командировок, на которые могут распространяться особые правила взимания налогов (см. бланк «Бюджет маркетинга» в главе 10).

Развлекательные мероприятия/банкеты[21]. Расходы на развлечение потребителей, потенциальных покупателей, работников, включая различные мероприятия, вечеринки, приемы и т. д. Обычно эти расходы лишь частично облагаются налогами.

Расходные материалы. Обычные офисные и иные принадлежности, а не материалы, непосредственно используемые в процессе производства товаров и услуг.

Связь. Расходы на телефонную связь и телекоммуникации. Затраты, связанные с оплатой услуг по предоставлению доступа в Интернет, могут быть отнесены как в эту категорию, так и в строку «Коммунальные услуги».

Содержание и техническое обслуживание[22]. Услуги дворников или уборщиков, программы регулярного технического обслуживания или сервисные контракты, ремонт.

Социальный пакет. Страхование здоровья и случаев обращения к услугам дантиста, а также любые другие связанные с расходами компании льготы.

Страхование. Страховые премии, такие как страхование ответственности, ошибок практикующих специалистов, автотранспортных средств или оборудования, за исключением страховых взносов, учитываемых в строке «Льготы работникам».