Справляться с непрофессионализмом судей помогал и формат официальной переписки, которая была намеренно дидактичной и эффективной, хотя и основанной на бесконечных повторениях. Любой обмен посланиями между двумя учреждениями подразумевал воспроизведение – слово в слово – всех предыдущих писем и указаний, и только после этого следовала передача новой партии информации или принятие решения. Дела, записывавшиеся на свитках, становились все длиннее и длиннее, наподобие современных цепочек электронных писем. Писцы зачитывали вслух воеводам (зачастую неграмотным) распоряжения из центра во время слушания, а затем, перед вынесением приговора, – дело целиком, вместе с процедурами и нормами; так выглядело просвещение непрофессиональных судей. Кроме того, эти повторения обеспечивали преемственность в передаче сведений, если дело рассматривалось различными воеводами и их помощниками, сменявшими друг друга.

Распространение важнейших царских указов, а также новостей, в условиях низкой грамотности и почти полного отсутствия книгопечатания было нелегкой задачей. Печатные издания стали появляться лишь в середине XVII века, причем речь сначала шла почти исключительно о богослужебных книгах и правилах поставления церковнослужителей. Как отмечает Саймон Франклин, если говорить о светских изданиях, то в XVII веке был полностью напечатан лишь один административный документ – Соборное уложение 1649 года; с 1670-х начинают печататься некоторые жалованные грамоты. Воеводы распространяли царские указы и другими способами. На местах поступали так же, как в Москве, где главные указы объявлялись придворным в Кремле, а также в публичных местах, и, кроме того, копии их посылались в различные приказы. В провинции глашатаи выкликали указы и новости на площадях; в случае казни преступников собиралась толпа и приговор объявлялся вслух. Если предстояла смертная казнь, текст приговора помещался рядом с плахой или виселицей. Рукописные копии основных распоряжений выставлялись на рыночных площадях, прибивались к городским воротам и стенам, воеводскому дому и так далее. Каждое распоряжение, поступавшее из Москвы, фиксировалось на бумаге. Все эти средства коммуникации отличались недолговечностью, но при регулярном применении создавали ощущение постоянного присутствия царя.

Приказную систему управления часто критиковали за неэффективность в сравнении с современной веберовской моделью, согласно которой бюрократические учреждения являются однотипными и каждое из них «рациональным образом» выполняет лишь одну функцию. Несмотря на структурное и функциональное разнообразие, московская бюрократия была высокопрофессиональной благодаря серьезной подготовке, эффективному надзору и более или менее адекватному вознаграждению. Приказные люди в Москве обязательно проходили, один за другим, все установленные этапы карьеры, каждый из которых мог длиться несколько лет. Так, например, Поместный приказ создал школу подготовки приказных служителей, имевших дело с земельным правом. Приказы составляли своды бюрократических процедур и основных законов в своей области (в особенности это касалось уголовного права), впоследствии включенные в Уложение 1649 года.

Документация была высоко стандартизирована. Некоторые сведения (например, реестры) сводились в книги, но повседневные входящие бумаги подклеивались к свиткам по ходу рассмотрения дела. В XVI веке установился образец для челобитных – риторика их базировалась на прямом и личном обращении к правителю, чей развернутый титул непременно указывался в точности. Податель челобитной называл себя уменьшительным именем, далее шло «условное обозначение», зависевшее от сословия: как говорилось в главе 6, дворяне именовали себя «холопами», что в те времена было почетно, податные люди – «сиротами», представители духовенства – «заступниками». Родовитый князь Иван Михайлович, обращаясь к царю, подписывался «твой холоп Ивашко». В начале и в конце вставлялись стереотипные фразы, рассказывавшие о верной службе подателя, мучениях, понесенных им во время сражений, большой нужде в деньгах и так далее, заканчивалось же все прямой мольбой – «смилуйся». Другие документы также были стандартизированы – разрядные книги, писцовые книги, распросные речи и тому подобное.

Официальные документы составлялись на канцелярском языке, близком к русскому разговорному; в XVII веке использовался стандартный курсив (скоропись) с обильным использованием условных обозначений и сокращений. Орфография и пунктуация разнились, что было характерно и для европейских рукописей и печатных изданий того времени. На протяжении XVII века кремлевские приказные люди разрабатывали все более сложные системы соединения, проверки, подписания и регистрации документов, чтобы сохранить последние в целостном виде. Тщательно велись реестры входящих и исходящих документов, а также расходные книги. За подделку документов предусматривались суровые кары; писцам запрещалось брать работу домой, а во второй половине столетия для них были установлены часы работы. Покидая свое место, воевода был обязан обследовать состояние документов и финансов; воеводы подвергались регулярным проверкам. Слабым местом являлось архивирование документов: свитки было трудно идентифицировать, хранить и извлекать.

Власти старались вознаграждать представителей бюрократии в достаточной мере, чтобы предотвратить коррупцию. В теории, приказы выплачивали достойное жалованье, делали выдачи натурой, а высшие приказные чины могли владеть землей – право, которым в XVII веке обладали почти исключительно дворяне, составлявшие основу войска. Эти приказные чины считались «слугами» царя, а не податными людьми. Но власти не всегда выполняли свои обещания, касавшиеся земельных владений и жалованья: во второй половине XVII века денежные выплаты становились все менее регулярными, и письмоводители, особенно на местах, все больше полагались на доходы от штрафов и обязательные повинности местных общин (обеспечение продовольствием, жильем, рабочей силой). Такие «кормления» – форма коллективной ответственности общин – имели вид дара, создавая «экономику обмена», которой общины старались управлять к своей выгоде. Брайан Дэвис обнаружил случай, когда местное сообщество отказалось принять нового воеводу, отвергнувшего их дары – так, словно он ответил пренебрежением на великодушие местных. И наоборот, существование этой обязанности порой приводило к вымогательствам со стороны плохо оплачиваемых приказных людей, которым были посвящены обширные разделы судебников 1497 и 1550 годов, а также Уложения 1649 года. Тем не менее, жалобы на взяточничество слышались постоянно, преследования не помогали найти структурное решение проблемы. Бюрократия не находилась в центре внимания, главнейшими задачами было комплектование войска и поддержание необходимого для этой цели контингента налогоплательщиков.

Сотрудники центральных и местных учреждений были едва ли не единственными носителями светской образованности. Ремесленники и купцы знали грамоту ровно настолько, насколько это требовалось для их профессии, духовенство же пользовалось церковнославянским языком. Не существовало ни законников, ни официальных нотариусов, в отличие от Европы, Китая и Османской империи того времени; единственными исключениями были писцы при крупных вотчинах, светских и церковных, которые за плату оказывали услуги в городах и были сведущи в особенностях делопроизводства и административных процедурах. Для широкой публики они – наряду с подрабатывавшими на стороне приказными служителями – являлись единственными источниками знаний в сфере юриспруденции.

Дьяки московских приказов порой накапливали немалый опыт в конкретной области (законодательство, международные отношения, иностранные языки, сбор налогов), но в XVII веке стало ясно, что им не хватает достойного положения в обществе.