Две способности сыграли ключевую роль в выживании человечества. Первая – распознавание образов, важнейший когнитивный навык, связанный с достижением успеха во всех областях. Вторая способность – слух. Вы можете услышать добычу задолго до того, как увидите, потрогаете или попробуете ее на вкус (или она вас). Способность слышать истории, информацию и даже числа связана с нашим умением распознавать образы гораздо более глубоким образом, чем просто разглядывание таблиц в Excel.

С другой стороны, результаты сканирования мозговых волн показывают, что наши проблемы необходимо обсуждать. Когда мы разговариваем, префронтальная кора мозга – источник действий и мыслительных процессов – загорается, как новогодняя елка. Именно такое ощущение испытывают участники Young Presidents’ Organization, Entrepreneurs’ Organization, Vistage и других организаций лидеров бизнеса во время ежемесячных форумов (конфиденциальных встреч 8–10 руководителей, в ходе которых они беседуют на любые темы). 90 % выгоды заключается в возможности обсудить более серьезные задачи или большие перспективы.

С появлением SMS разговор стал выходить из моды. Однако сейчас ситуация начала меняться благодаря системам вроде Siri и Cortana, которые вновь заставляют нас говорить (и слушать) – это то, что нужно мозгу!

Три важных преимущества регулярных встреч

Вот два самых частых аргумента против частых встреч, особенно ежедневных:

1) у нас нет времени;

2) мы и так видимся каждый день.

Что касается времени: если встречи проходят согласно обозначенным нами принципам, они как раз позволяют экономить время. Если требуется помощь одного из коллег, чтобы ответить на вопрос клиента, вам не придется говорить ему: «Я постараюсь найти ее и как-нибудь потом свяжусь с вами». Можете точно указать время, потому что знаете – необходимый ответ получите на ежедневной или еженедельной встрече. Кроме того, вы будете избавлены от необходимости в третий или четвертый раз обсуждать одни и те же офисные слухи, что обычно происходит, если вы пытаетесь решать вопросы, общаясь в коридоре. Поскольку на встрече все сотрудники оказываются вместе, вопросы рассматриваются быстро и точно.

Теперь касательно второго аргумента: сталкиваться друг с другом каждый день и сосредоточенно обсуждать вопросы в команде – разные вещи. Кроме того, подобные случайные встречи прерывают работу без особой на то надобности и не дают возможности воспользоваться тремя наиболее значимыми инструментами, с помощью которых лидер добивается эффективной командной работы:

1) давление коллектива;

2) коллективный разум;

3) открытость общения.

При беседе с участниками коллектива один на один руководители не могут использовать эти три фактора. Кроме того, если подобные индивидуальные беседы не проводятся с целью инструктирования сотрудника, то в них может сыграть роль личностный фактор («Ты же знаешь, что я против…»), из-за которого руководитель кажется виновником всех бед.

Встреча всех участников команды, напротив, перекладывает ответственность с руководителя на коллектив, что повышает результативность. Какой смысл от коллектива высшего руководства или менеджеров среднего звена, если они не могут выделить даже 15 минут в день или час в неделю на совместное обсуждение перспектив развития! И наконец, на коллективной встрече каждый ее участник слышит одну и ту же информацию. Вам не придется повторять одно и то же несколько раз в ходе личных или случайных встреч.

Давайте более подробно рассмотрим встречи и обсуждения повестки дня, которые улучшают работу коллектива и общение с помощью принципа Рокфеллера № 3.

Такой ритм встреч разработан с целью поддержания последовательного общения в условиях стратегии решения приоритетных задач и улучшения показателей, а именно:

1. Ежедневное обсуждение. Встреча на 5–10 минут, посвященная обсуждению тактических задач и внесению обновлений. Она поможет избежать мелких неприятностей и оперативно реагировать на непредвиденные обстоятельства. Как правило, ежедневное обсуждение позволяет всем сотрудникам сэкономить около часа времени ненужного обновления почты и перерывов. Обсуждаемые вопросы закладывают основу для еженедельного совещания.

2. Еженедельная встреча. Длящееся 60–90 минут обсуждение прогресса по квартальным приоритетам, в ходе которого команда обдумывает решения по одной или двум основным задачам. Также можно обсудить данные о ситуации на рынке, полученные от клиентов, сотрудников и конкурентов. Повторяющиеся темы для обсуждения определяют повестку ежемесячной встречи.

3. Ежемесячная встреча менеджмента. Встреча на полдня или весь день, на которой присутствуют топ-менеджеры (руководители), менеджеры среднего звена и работающие непосредственно с клиентами, для взаимного обучения и обсуждения одного или двух ключевых вопросов. Это может потребовать несколько часов. Встреча предназначена и для передачи опыта (знаний, ценностей и подхода к работе) от руководящего персонала среднему звену.

4. Ежеквартальные ежегодные встречи. Проводятся за пределами работы и длятся от одного до трех дней. В их рамках руководители совершенствуют инструменты развития и определяют задачи на следующий квартал/год. Ежеквартально руководство сообщает сотрудникам новые планы организации во время 45-минутной встречи.