6.4.10. Вакцина: настроить «все прочитано» для электронной почты

Суть вакцины сводится к тому, что мы настраиваем фильтр в своем почтовом ящике, который сразу отмечает каждое приходящее письмо как прочитанное. Этот совет можно использовать, только когда вы уже уверенно следуете стратегии пустых входящих и регулярно видите инбокс пустым. Однако люди часто путают сами себя: отмечают прочитанное непрочитанным, чтобы не забыть о том, что там что-то не сделано. Очень логично. И если они потом начинают путаться, то просто оттого, что на всем этом не хватает разноцветных флажков и категорий.

Иногда желание использовать программы не по их прямому назначению достигает небывалых высот: почтовый ящик использовать как список задач, список задач — как хранилище информации, хранилище информации — как календарь, а календарь — как еще один список задач, но менее (или более) важных.

Рис. 143. Куда бы еще записать, чтобы не забыть?

Иногда создается впечатление, что советы из интернета про ведение списков привели к безоговорочной вере в то, что если у тебя есть сокровенное желание, то его надо просто много-много раз записать, неважно куда. Эта вакцина обсуждалась в «Джедайских техниках» в разделе 5.5. Она предназначена для снижения информационного шума. Часто (не всегда, но часто) мне неважно знать, сколько раз (и было ли) прочитано то или иное письмо. Мне интересно, было ли оно обработано. Если да, я переношу его из инбокса в соответствующую папку, а если нет, что именно дает мне понять, читал ли я его?

Часто это состояние лишь мешает, так как явно выделяет во входящих «что-то новенькое», а внутренняя обезьянка очень любит тут же бежать и проверять что-то новенькое (вдруг там что-то срочное или очень важное?), особенно в случаях, когда альтернативой является что-то сложное и не очень понятное. В результате усугубляется эффект бонуса к ощущению важности (см. раздел 6.2.4), и мы с большей вероятностью будем делать что-то сиюминутное, чем следовать каким-то среднесрочным планам.

Опять же, рекомендую попробовать, понравится — оставить, не понравится — убрать.

Некоторые комментарии к этой практике из опросов

«Что-то во мне сильно противится этому совету 

«Часто бывает так, что на пришедшее письмо нужно ответить через неделю. Или позже. Вот если бы была в почте магическая кнопочка “получить это же письмо через неделю”, то техника пустого инбокса работала бы на все 100»[149].

«Для меня важно, читала письмо или нет. В сценарии “мне прислали статью на правки” я вынесу задачу и ссылку на док в трелло сразу же, но письмо оставлю в инбоксе — и уберу, когда отвечу на него “все исправила, вот твоя статья”, а не когда сформулировала себе задачу»[150].

6.4.11. Мысль: об уровнях перспективы

Мое старое увлечение автомобилями подтолкнуло меня к изучению того, как выглядит процесс производства автомобиля. В этом контексте я и опишу метафору уровней перспективы выполняемых задач.

В любой автомобильной компании одновременно имеют место следующие активности.

• Собственно производство автомобилей, чтобы было что продавать. Как минимум.

• Разработка новых моделей автомобилей. Желательно лучших, чем те, что производятся сейчас. Чтобы было что продавать в будущем.

• Перспективные исследования разнообразных новых технологий. Еще непонятно, что исследовать, для чего, как и кем это потом будет использовано, но, как правило, какие-то наработки (далеко не все) позже в том или ином виде используются для разработки новых моделей.

• Работа над тем, как бы выполнять работу в каждом из предыдущих пунктов еще лучше.

И у человека многие задачи (за исключением откровенного шлака) можно отнести к одному из этих уровней.

• Чтобы было на что жить сейчас. Чтобы мгновенно не уволили или не лишили средств к существованию. Это не совсем удачная параллель, так как для большинства (может быть, даже вообще для всех) автомобильных компаний производство автомобилей — это смысл их существования. Не каждый человек скажет так про свою повседневную работу.

• Чтобы было на что жить в будущем. Желательно лучше, чем сейчас.

• Чтобы было то, что можно использовать для улучшения своей жизни в будущем.

• Осмысление того, все ли я делаю как надо на каждом из предыдущих уровней.

Опять же, здесь стоит избегать противопоставлений и ранжирования уровней. Важно избегать явного дисбаланса между ними. Частенько встречаю людей, желающих все хорошенечко и объективно измерить: «А сколько точно задач в неделю нужно выполнять на каждом уровне?» — или, что еще хуже: «А сколько времени нужно уделять каждому из уровней?»[151]

У нас нет задачи соблюсти точный баланс, у нас есть задача избежать явного дисбаланса. У большинства людей, задающих подобные вопросы, задач второго и третьего уровней, как правило, нет. По крайней мере, в списке выполненных за последнюю неделю задач (в планах «сделать в следующем месяце» они могут находиться далеко не первый год). Вот когда задач нет — это точно плохо. Ну а мало там их или много, это можете оценить только вы сами по своим ощущениям.

6.4.12. Практика: провести N минут в инкубаторе идей

Техники инкубации идей были описаны в «Джедайских техниках» (разделы 5.3 и 5.4).

Суть вот в чем. Все, что вы записываете с мыслью «потом пригодится», вы должны в тот или иной момент просмотреть и подумать, не пригодилось ли уже. А для этого большинству людей необходим какой-то триггер (в виде задачи в списке задач) или сложившийся ритуал (а вот этот вот список я всегда просматриваю, когда мне скучно).

Заходя в идеи, каждый раз ругаюсь — что-то надо превращать в задачи, а сил и так нет.

Из присланного

Рис. 144. Инкубация идей

Дело в том, что не каждая (далеко не каждая) идея должна превратиться в задачу или проект. Большое количество идей дано нам для того, чтобы мы выбирали из них лучшие, а не для культивации чувства вины и судорожных поисков волшебного метода «все успеть».

Вопросы для инкубации.

1. Надо ли это делать?

2. А что можно сделать такого, чтобы понять, надо ли это делать? Можно ли как-то протестировать идею с минимальными вложениями?

3. Может, эта идея больше не нужна?

Протестируйте идею. Особенно перед тем, как превращать ее в масштабный проект. Если вы не знаете, стоит ли вам заняться этой идеей, что