Внешние ссылки указывают на место, организацию или человека, которые участвуют в процессе обмена информацией с системой, но располагаются за рамками этой диаграммы.

Хранилища данных представляют собой собственно данные, к которым осуществляется доступ, эти данные также могут быть созданы или изменены работами. На одной диаграмме может присутствовать несколько копий одного и того же хранилища данных.

Рис. III.7

В диаграммах потоков данных все используемые символы складываются в общую картину, которая дает четкое представление о том, какие данные используются и какие функции выполняются системой документооборота. При этом часто выясняется, что существующие потоки информации, важные для деятельности компании, реализованы ненадежно и нуждаются в реорганизации.

Схема бизнес-процесса (далее – схема БП) предназначена для:

• возможности проверки регламентируемого бизнес-процесса до написания текста рабочего регламента;

• наглядного представления последовательности процедур в разработанном рабочем регламенте.

Схема БП является графическим представлением (сверху вниз) последовательно выполняемых процедур. В случае, когда операции в рамках одной процедуры выполняют различные лица, допускается изображение операции либо совокупности операций.

Лист схемы (рабочее поле схемы) должен быть оформлен следующим образом. Рабочее поле разделяется на четыре зоны:

• «Исполнители»;

• «Действия»;

• «Условия»;

• «Результаты».

Рис. III.8. Рабочее поле схемы

В зоне «Исполнители» должен быть указан субъект, который выполняет ту или иную процедуру (или субъекты, выполняющие процедуру).

В зоне «Процедура» должны быть указаны процедура и укрупненный перечень действия, которые выполняет субъект (субъекты).

В зоне «Условия» указываются условия процесса. Условия отражают различные разветвления процесса в зависимости от результата действия. При заполнении данной зоны необходимо помнить, что «незначимые» условия не отражаются на схеме. К «незначимым» условиям относятся такие, которые возвращают процесс на шаг назад (к предыдущей процедуре) или к самой же процедуре, но такие условия всегда отражаются в тексте регламента бизнес-процесса, в разделе 3 «Требования к процедурам».

В зоне «Результаты» отражаются все результаты процедуры.

При изображении регламентируемого БП рекомендуется использовать только элементы, приведенные в табл. III.3.

Таблица III.3

Каждая процедура в схеме должна состоять из следующих элементов, размещаемых графически слева направо:

1) исполнитель;

2) процесс;

3) один или несколько результатов выполнения процесса.

В случае, если в ходе выполнения процесса возможны два различных варианта результатов, в процедуру (между процессом и результатом) добавляется элемент «Решение» с положительным и отрицательным вариантами результата.

Все однотипные элементы схемы БП должны быть одинаковой ширины и находиться на одной линии по отношению друг к другу. Описание каждого из элементов должно находиться внутри самого элемента (использование выносного текста не допускается).

Элементы схемы соединяются между собой с помощью стрелок связи. Допускается изображать стрелки связи в качестве комбинации горизонтальных и вертикальных (но не наклонных!) отрезков (см. примеры ниже). Рекомендуется избегать пересечения стрелок связи.

Стрелки связи соединяют элементы следующим образом (указаны начало и конец стрелки):

1. Правая сторона исполнителя и левая сторона процесса.

2. Правая сторона процесса и левая сторона результата.

3. Правая (либо нижняя) сторона результата и верхняя (либо левая) сторона исполнителя следующей (либо иной) процедуры или бизнес-процесса.

При наличии условий, определяющих различные варианты результата выполнения процесса, п. 2 разбивается на два:

2а) правая сторона процесса и левая вершина решения;

2б) правая вершина решения и левая сторона результата при положительном решении (с написание «да» на стрелке), а также нижняя вершина решения и левая сторона результата при отрицательном решении (с написанием «нет» на стрелке).

На рис. III.9—III.11 приведены примеры графического изображения процедур.

Рис. III.9. Простая процедура

Рис. III.10. Процедура с несколькими результатами

Рис. III.11. Процедура с решением

Каждая из процедур в рамках регламентируемого БП должна быть соединена стрелками связи, при этом результат предыдущей процедуры является входящей информацией для исполнителя последующей. Если для выполнения регламентируемого БП используются результаты выполнения других бизнес-процессов (документы, БД, материальные объекты и пр.), сам бизнес-процесс и его результаты изображаются выше первой процедуры. Результат последней процедуры должен совпадать с конечным результатом.

Пример «Схема работ по разработке РР».

Рис. III.12. Пример схемы работ по разработке РР