Постановка задачи кажется простым житейским делом. Но на практике грамотно поставленная задача повышает эффективность, налаживает взаимопонимание между сотрудниками и формирует серьезное отношение к работе. За время работы в «Мегаплане» я выработала свой алгоритм, который помогает ставить задачи эффективно.

Оценить необходимость задачи. Это кажется смешным, но прежде, чем ставить задачу, определите, нужна ли она и какую пользу принесет. Поговорите с тем, на кого собираетесь поставить задачу. Возможно, после обсуждения окажется, что вы обойдетесь без нее.

Обсудить заранее. Не ставьте задачу, пока не договоритесь о ней с исполнителем. В противном случае это будет ударом в спину: сотрудник работает в своем режиме и внезапно получает задачу с дедлайном на текущей неделе. Если он ее отклонит, поступит правильно: о задаче никто не предупредил, приоритетность непонятна, дел и так много. Чтобы задачу приняли, созвонитесь с исполнителем и обсудите ее.

Убедиться, что исполнитель все понял правильно. Когда обсудите задачу, попросите объяснить коллегу, как он ее понял. Если вы этого не сделаете, окажется, что исполнитель понял все по-своему. Собеседник всегда слышит то, что хочет слышать. Пусть коллега расскажет суть задачи и опишет ожидаемый результат. Так вы будете точно знать, что подразумеваете одно и то же.

Описать и поставить дедлайн. После того как вы обсудили задачу вслух, описать ее будет проще. Зафиксируйте тезисно все, о чем проговорили во время созвона, лучше по пунктам, так исполнителю будет проще ориентироваться в требованиях. Обязательно опишите результат. Уделите этому пункту особое внимание, это тот случай, когда подробности не бывают лишними.

Назначить ответственного. В хороших компаниях за задачу отвечает только один исполнитель. Если дело требует работы нескольких сотрудников, определите отдельную задачу для каждого. Например, вы готовите страницу сайта. Вам нужны дизайнер, редактор и программист. Задача общая, но у каждого – свой участок работы. Разделите задачу на несколько так, чтобы обсуждали решение все совместно, а результат каждый показывал отдельно.

Принять результат. Не дергайте исполнителя постоянно. Если хотите контролировать процесс работы, лучше назначьте промежуточные этапы. Это дисциплинирует и помогает ориентироваться в сроках.

Ни один сотрудник не считает себя машиной по выполнению задач.

Каждый – умный, думающий, творческий и ответственный человек. Если это не про ваших сотрудников, значит, вы что-то делаете не так. При должном уважении к собственным способностям любой сотрудник даст отличный результат.

Я нащупал метод, чтобы с каждой новой задачей сотрудники чувствовали себя окрыленными и свободными. Пользуюсь им в работе. Возможно, он пригодится и вам.

Какую из этих задач вы бы хотели получить?

Правильно поставленная задача – это проблема, которую сотрудник должен решить оптимально и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.

Задачи-приказы подразумевают выполнение строго в поставленных рамках. Это тупиковый путь.

Сказано подготовить отчет – человек подготовит отчет без мысли о том, как его потом будут использовать и зачем он нужен. Часто сделает абы как.

Задачи-приказы грозят неприятными последствиями:

• сотрудник отвечает только за то, что ему формально поручено. Если результат нельзя использовать дальше, это не его забота. Неправильно поставлена задача. «Я не виноват»;

• у сотрудника накапливается ощущение, что начальник – идиот. Потому что сотрудник «лучше знает, что нужно делать», а начальник поручает ему ненужную и неинтересную работу. «Я работаю с клиентом, а он меня отрывает и заставляет писать какой-то формальный отчет»;

• постепенно сотрудник теряет волю и интерес к работе, деградирует и становится одним из тех, кому для работы нужна палка. У сотрудника складывается ощущение, что это и есть работа – выполнять нудные, неинтересные поручения за зарплату. На следующем месте работы все повторяется. Уныние, тлен, планктон.

Задачи-проблемы подразумевают, что сотрудник самостоятельно выбирает конкретный способ решения, отвечает за свой выбор и за весь результат. Это путь роста и развития.

Если начальнику нужны цифры о продажах, сотрудник может предложить не только отчет. Может быть, начальнику нужно всего два числа, и сотрудник сам впишет их в таблицу. А может быть, этот процесс вообще нужно автоматизировать.

Решая проблемы, сотрудник все время развивается:

• так как он сам выбирает способ решения, отвечает за результат и думает о других участниках процесса. Он становится хозяином своих решений, своей работы, своей карьеры и жизни. Он становится свободным;

• где свобода, там и ответственность: если его решение не подходит коллегам, это уже сфера ответственности сотрудника и он сам скорректирует работу;

• сотрудник понимает смысл своей работы в масштабе компании, осознает собственную пользу. Даже если приходится делать что-то монотонное и трудное – теперь это выбор сотрудника, и он знает, насколько эта работа важна. Он видит связи между своей задачей и судьбой компании. Он не жалуется, что работа неинтересная. Он сам себе супергерой.

Обратите внимание: дело не в кардинальных переменах в корпоративной культуре. Дело в том, как руководитель формулирует задачу. Дело в словах.

Задача-проблема состоит из типовых элементов, которые помогают сотруднику найти правильное решение. Вот они.

Предыстория. Объясните сотруднику, откуда эта задача берется и что из нее следует. Можно коротко.

«Я приготовила борщ».

«Звонил твой клиент из Мурманска, спрашивал тебя».

«Послезавтра совет директоров, мне нужно презентовать результаты работы филиала».

А можно и обстоятельно, если сотрудник плохо знаком с темой.

«Каждый день к нам на сайт приходят 100 тысяч человек, чтобы купить билеты. Мы запустили для них классную услугу – страхование. К сожалению, только 0,01 % посетителей заказали эту услугу за две недели. Конкуренты продают такую же услугу каждому пятому клиенту».