Коллега дает толчок к повороту рассуждений. Его идея может и не быть истиной в последней инстанции, но подтолкнет к новому ходу мыслей.

Для этого на совещании люди не должны бояться высказывать свое мнение. Помочь сотрудникам расслабиться, чувствовать себя нормально – задача организатора совещания. Один из способов – провести совещание не в переговорной, а на кухне за чашкой чая.

Ричард Брэнсон приглашает сотрудников на прогулку, назначает встречи во внутреннем дворике компании или в ресторане с необычной кухней. Брэнсон считает, что новизна окружения помогает расслабиться. В таком состоянии человек предлагает нестандартные решения на максимуме своих способностей.

Чем сильнее мы боимся неудач, тем старательнее ограничиваем производительность. Для эффективного обсуждения надо просто забыть, что вас оценивают. Задача руководителя – слушать и не критиковать.

Совет: позвольте сотрудникам почувствовать себя командой. На совещании объедините их общим ребячеством – веселой шуткой или маленькой корпоративной традицией.

Меняйте место проведения встречи: привычка к родным стенам только мешает движению мысли. Сотрудник смотрит на знакомый стул и вспоминает то, о чем думал на прошлом собрании. Не критикуйте идеи, просто выбирайте среди них лучшие. Тогда никто не будет бояться высказать слишком смелое решение.

Многие думают, что главное для удачного совещания – особая комната. Там все необходимые игрушки: веб-камеры, большие экраны, медиадоски и микрофоны. Все это иллюзия. Задача совещания – совещаться, неважно, где и с какими вспомогательными средствами.

Доклады-презентации сейчас уходят в прошлое. Живой рассказ эффективнее комментариев к слайдам. Пусть сотрудник расскажет своими словами и кратко. А данные можно раздать участникам в распечатанном приложении.

«Амазон» отказался от использования презентаций на совещаниях. На их создание сотрудник тратит много времени, а нужны они больше докладчику, чем слушателям.

Генеральный директор «Амазон» Джефф Безос не против фотографий, схем, графиков или рисунков, нарисованных тут же на доске, но к презентациям в модных программах относится отрицательно.

Это не значит, что нужно вовсе отказаться от визуальных материалов. Просто помните, что техника поддерживает выступление, а не наоборот. Если у вас чудесная презентация, но вы толком не можете объяснить мысль, дело провалится.

Часто от работы отвлекают телефоны. Корзина для телефонов решает проблему: складываем туда аппараты до конца собрания и посвящаем всего себя проблеме. Желание лишний раз проверить почту только придаст дискуссии ускорение. Вместо телефонов лучше выдать участникам бумагу и ручки.

Совет: улучшайте, но не переусердствуйте. Нет смысла тратить деньги компании на последние технические новинки. Иногда интерактивный экран или огромный монитор вам просто не нужны. Их легко заменят магнитная доска и проектор. Главное не то, каким инструментом вы пользуетесь. Важно, чтобы он помогал на совещании, а не перетягивал на себя все внимание.

Компания-разработчик программного обеспечения «37 сигналс» в 2011 году ввела День национального бойкотирования встреч. Но даже эта компания не смогла полностью обойтись без офисных собраний.

Есть вопросы, которые людям проще решать при личном общении. Потому в компании «37 сигналс» придумали свои правила. Их с успехом применяют крупные компании мира.

«Фейсбук» просит постоять. В компании «Фейсбук» считают, что встреча пройдет максимально быстро и продуктивно, если сотрудники будут обсуждать планы работы на день стоя. Каждый день работники компании в полдень отправляются на 15-минутную «встречу на ногах».

«Америкэн Экспресс» сокращает слова. Если сотрудник не может охарактеризовать проблему пятью словами и меньше, ему точно требуется больше времени на подготовку.

«Яндекс» отправляет в библиотеку. В календаре сотрудников «Яндекса» есть библиотечный день – день, когда человек намерен ударно поработать. В такие дни сотрудникам разрешено не ходить на совещания. Их не отвлекают от дел, и продуктивность сотрудников повышается.

«Моторола» заставляет думать. В корпорации «Моторола» над любым вопросом просят подумать хотя бы семь секунд. Исследования компании показали, что сразу высказанная мысль отнимает время у коллектива. Семи секунд вполне достаточно, для того чтобы обдумать предложение.

«Зинепак» ищет плохие идеи. В музыкальной издательской компании «Зинепак» придумали выход из творческого ступора. Если у сотрудников не появляется хороших идей, они соревнуются в придумывании плохих. Это не только смешит участников, но и выводит из тупика. Гениальные идеи – противоположность самых пустых.

«Хед Хантер» выбирает условия и время. Компания провела опрос и установила, что 30 % сотрудников засыпают на совещаниях из-за духоты. Оптимальная температура в конференц-зале – 22–24 °C. И лучше проводить встречи в первой половине дня при естественном освещении: 36 % опрошенных уснули как раз после обеда.

Опрос кадрового агентства Penny Lane Personnel, проведенный в 2011 году, показал, что российские соискатели хотели бы работать с начальником, умеющим четко ставить задачи.

В то же время мы часто слышим жалобы руководителей, что сотрудники некачественно выполняют поставленные задачи: срывают сроки, забывают о клиентах и пр. Что же получается? Подчиненные хотят, чтобы им ставили четкие задачи, а руководители – чтобы их задачи выполнялись. Замкнутый круг. Почему сотрудники не выполняют задачи? Потому что не хотят или потому что не могут? Давайте разбираться.

Уровни зрелости сотрудников

Поль Херси и Кен Бланшар разработали теорию жизненного цикла. Согласно ей стиль руководства должен зависеть от зрелости сотрудников. Зрелость – это способность сотрудника брать на себя ответственность. Она зависит от уровня образования, профессиональных навыков, самооценки и жизненных установок. Стиль руководства и постановки задач должен отличаться в зависимости от уровня зрелости сотрудников. Всего авторы теории выделяют четыре уровня зрелости.