• схема процесса;

• документы, необходимые процессу.

Папки процессов должны находиться рядом с тем местом, где будет выполняться работа (т. е. в месте использования). В них хранятся документы, необходимые для того, чтобы работники последовательно выполняли все операции и соблюдали правила, установленные ответственным за процесс. Информация, хранящаяся в папках процессов, поможет добиться единообразия, устранить потери и тем самым существенно увеличить производительность и обеспечить предсказуемый результат.

Если одну и ту же работу выполняет несколько групп сотрудников, создайте для каждой из них отдельную папку. Ответственный за процесс должен обновлять содержимое каждой папки и документировать изменения, которые вносятся в процесс для его совершенствования.

В папках процессов хранятся все знания, касающиеся каждого процесса. Они отражают то, какая работа фактически требуется клиентам. Для каждого процесса, перечисленного в основном списке, следует создать свою папку. Папка процесса:

• содержит детальную информацию обо всех операциях, необходимых для завершения соответствующего процесса;

• служит визуальным инструментом обеспечения системности в работе;

• помогает обеспечить предсказуемый результат;

• способствует непрерывному совершенствованию;

• позволяет организации взять под контроль знания о соответствующем процессе.

В папке процесса хранятся схема процесса, журнал учета времени создания ценности и работа, которая должна быть завершена. Эта папка является канбаном, который сигнализирует о необходимости выполнить работу, если папка повернута в активное положение. (Ниже вы узнаете, сколько работы следует помещать в каждую папку.)

Используйте журнал учета времени создания ценности, чтобы отслеживать время цикла для соответствующего процесса. Его необходимо заполнять постоянно. Журнал следует поместить внутрь папки процесса слева. Руководитель отдела должен ежемесячно его просматривать, анализировать данные и записывать результаты. Журнал учета времени создания ценности позволяет:

• получать точные, основанные на фактических данных показатели работы отдела;

• проводить анализ процессов на основе самой последней информации;

• найти новые способы совершенствования того или иного процесса;

• определить количество новых сотрудников, которых необходимо привлечь при увеличении загрузки.

Записи в журнале учета времени создания ценности следует делать каждый раз, когда начинается и заканчивается соответствующий процесс. В журнале также следует проставлять дату и подпись.

С внешней стороны подпишите папку процесса в двух местах: на ярлычке и на лицевой стороне обложки.

Благодаря этому вы сможете находить папку быстрее и устраните временные потери, связанные с поиском нужных документов.

На каждой папке должна присутствовать следующая информация:

название процесса – название процесса согласно основному списку процессов;

поставщик – самый ранний процесс, поставляющий работу;

потребитель – название отдела/организации в конце потока создания ценности, по запросу которого выполняется работа;

частота – среднее количество циклов выполнения процесса за определенный период;

время создания ценности – общее время цикла, необходимое для выполнения процесса;

ответственный сотрудник – фамилия сотрудника, который назначен ответственным за процесс;

дата проверки – дата, когда должна проводиться регулярная проверка процесса.

Создайте устройство, в которое можно было бы поместить папки процессов (т. е. организационные знания), чтобы все сотрудники имели к ним доступ. Подобное устройство должно служить визуальным средством оповещения, которое все смогут видеть. На представленной ниже иллюстрации показано устройство карусельного типа, в котором можно хранить папки процессов. Такое устройство обеспечивает легкий доступ к документам. Ниже мы используем его для создания визуального питча и позднее для выравнивания, что представляет собой ключевую характеристику бережливого офиса.

На внешней стороне каждой папки должна быть легенда с расшифровкой ее возможных положений: активного и пассивного.

Папка в активном положении содержит работу, которую требуется выполнить. Такую папку следует класть горизонтально.

Папки в неактивном положении содержат работу, которая уже выполнена, и их следует ставить вертикально.

Положение папки служит визуальным сигналом, с помощью которого:

• стандартизируются способы обмена информацией относительно текущей работы;

• происходит оповещение менеджеров в случаях, когда работа выполняется с отставанием от графика.

Системная папка всегда должна быть повернута в активное положение.

Папки процессов сначала должны находиться в активном положении, поскольку в них есть незавершенная работа. Затем, по мере выполнения текущей работы, их поворачивают в неактивное положение.

После того как будет создана типовая папка процесса, членам команды нужно решить следующее: