Листок отслеживания документа – это бланк для подробного учета отдельных операций и стадий обработки документа, из которых состоит весь процесс или поток создания ценности. Отслеживание документа:

• дает наглядное представление об организационном времени;

• требует участия всех сотрудников, имеющих отношение к процессу;

• помогает тщательно проанализировать процесс на основе времени, фактически затраченного на каждую операцию.

Отслеживание любого документа проводится в восемь шагов:

1. Выберите процесс или поток создания ценности, по которому будут собираться данные.

2. Создайте в Microsoft Word или Excel листок отслеживания документа.

3. Объясните сотрудникам, какую информацию необходимо заносить в листок. Подчеркните, что операции следует описывать словосочетанием «глагол+существительное» (например, «согласовать счет с грузоотправителем», «поместить папку в корзину с входящими документами» и т. д.).

4. Передайте листок для заполнения на самый ранний процесс в потоке создания ценности – туда, откуда он начинается. Это то же самое, что поставить на документе красную точку или прикрепить красную бирку и отследить его через все процессы до момента, когда он пройдет через последний.

5. Собирайте данные в течение четырех-пяти полных циклов, чтобы получить точную информацию. Попросите работников офиса записывать следующее:

• номер этапа обработки – здесь должна использоваться последовательная нумерация;

• имя сотрудника / название отдела;

• дату и время начала операции;

• дату и время завершения операции;

• название задачи/операции;

• время цикла.

6. Проанализируйте данные, чтобы определить оптимальное время цикла для рассматриваемого процесса. После завершения последней стадии обработки выполнивший ее сотрудник должен передать листок отслеживания документа лидеру команды, который, в свою очередь, должен проанализировать его и записать следующую информацию:

• задержку / время в очереди – время с момента завершения предыдущего этапа до начала следующего;

• затраченное время – задержка / время в очереди с предыдущего этапа + время цикла;

• время создания ценности – время, затрачиваемое на действия, создающие ценность с точки зрения клиента;

• время, когда не создается ценность – затраченное время – время создания ценности.

7. Создайте карту стандартизированной работы. При помощи мозгового штурма определите причины, по которым может меняться общее время цикла процесса. Используйте сводную таблицу и карту стандартизированной работы для дальнейшего анализа и документирования процесса.

8. Обучите всех сотрудников работать по новым правилам.

Резюме

В этой главе мы объяснили, как с помощью специальных инструментов можно увеличить поток работы и собирать точные данные. Супермаркеты НЗП, принцип ФИФО, новая планировка офиса, различные методы сбора данных и отслеживание документов – это инструменты, с помощью которых можно создать непрерывный поток.

Дальнейшие рекомендации

Эти рекомендации помогут вам понять, как можно на практике использовать идеи и инструменты, описанные в этой главе.

• Творчески подходите к созданию супермаркетов НЗП и очередей ФИФО.

• Для административных процессов чаще используются очереди ФИФО.

• Вовлеките каждого сотрудника в создание и поддержание новой планировки офиса.

• Тщательно рассчитайте время такта. Соберите необходимую для этого информацию.

• Используйте визуальные вспомогательные материалы как можно чаще.

• Сконцентрируйтесь на процессах, в которых участвуют ваши сотрудники. Убедитесь в том, что они записывают корректные данные.

• Поддерживайте своих сотрудников.

• Убедитесь в том, что каждый сотрудник понимает разницу между процессами, потоками создания ценности и операциями.

• Поставьте на обрабатываемом документе красную точку или прикрепите красную бирку, чтобы отследить его в потоке создания ценности.

• Обновите карту потока создания ценности после того, как завершите отслеживание документа.

В этой главе мы обсудим такие понятия, как канбан / система документооборота, выравнивание рабочей нагрузки, стандартизированная работа и визуальный питч. Инструменты, описанные в восьмой главе, играют ключевую роль при создании бережливого офиса. У бережливой системы документооборота много общего с канбан для канцелярских принадлежностей, именно поэтому использование канбан обсуждалось в предыдущих главах. В шестой главе мы говорили, что для каждого вида канцелярских принадлежностей необходимо завести карточку канбан. Когда количество тех или иных принадлежностей снижается до заранее определенного минимального уровня, карточку помещают в специально отведенное место, и это сигнализирует о необходимости заказать определенное количество канцелярских принадлежностей так, чтобы пополнить запас до заранее установленного максимального уровня. В случае с документами канбан работает так же – визуально сигнализирует о том, сколько работы надо выполнить, куда и когда необходимо направить.

Бережливая система документооборота подразумевает создание трех папок: системной папки, папки процесса и справочной папки. В каждой из папок будет находиться текущая работа или справочная информация, необходимая для того, чтобы удовлетворить потребительский спрос.

Шесть шагов к созданию бережливой системы документооборота:

I. Создайте системную папку, или основной канбан процесса.

II. Создайте папку процесса, т. е. канбан работы.

III. Разместите папки в офисе.