По данным многолетних опросов кандидатов, проводившихся в России с конца 1990-х гг., отсутствие обратной связи является основной причиной неудовлетворенности кандидатов при общении с рекрутерами. Вырастают новые поколения специалистов по подбору персонала, внедряются новые технологии, открываются новые направления бизнеса, однако обратная связь кандидатам, особенно отказ, остается проблемной зоной.

Если на любой стадии рассмотрения кандидата вы и линейный руководитель приходите к мнению о необходимости отказа, лучше сказать кандидату об этом сразу. При массовом подборе это бывает сделать затруднительно, ведь рекрутер контактирует с сотнями людей. В таком случае может помочь автоматизированная система рассылки писем с благодарностью за участие в конкурсе и грамотно обоснованным отказом. Не забывайте при этом, что кандидат, который не подходит под одну позицию, может прекрасно подойти под другую, о чем ему необходимо сообщить.

Причины отказа не должны носить личностный или дискриминационный характер, а должны быть связаны с сугубо профессиональными компетенциями либо мотивацией кандидата. Еще лучше, если человек, реалистично оценив свой опыт и выслушав ваши комментарии о требованиях к позиции, откажется сам, признав, что его квалификация им не соответствует. Если вы предпочитаете не отказывать сразу, а хотите взять паузу, чтобы понять, как будет складываться поиск, поскольку не можете сразу принять решение о соответствии кандидата, не забудьте позвонить ему в условленное время.

Кандидат, который не подошел под вашу вакансию и получил корректный и аргументированный отказ, может вам кого-то порекомендовать, помочь советом в поиске, а впоследствии охотно и благожелательно продолжить общение при возникновении новых вакансий.

Отказывать кандидатам приходится на всех стадиях поиска и подбора, начиная с рассмотрения резюме и вплоть до сделанного предложения о работе – увы, бывает и такое. На каждом этапе есть как общие основания и формы для отказа, так и своя специфика. Ниже мы разберем основные стадии общения рекрутера и кандидата и прокомментируем технологию отказов на каждой из них.

Отказ по резюме. Фактически это не отказ человеку, а отказ рассматривать его резюме. Такое решение должно приниматься очень аккуратно, так как информации у вас недостаточно, и есть риск упустить достойного кандидата. Задача упрощается тем, что вам не нужно напрямую отказывать кандидату.

Телефонное интервью. Расширяет наше представление о кандидате, добавляя информацию о его достижениях либо вскрывая неожиданные недостатки в опыте и мотивации человека. Если обнаруженные факты явно противоречат требованиям, лучше сразу сказать об этом кандидату. Важно также убедиться, что собеседник признал отсутствие необходимого навыка и понял причины отказа.

Личное интервью. Вы получаете более полное представление о личности и коммуникативных навыках кандидата, его мотивации и профессиональном опыте. В ходе интервью есть возможность открыто обсудить с кандидатом нехватку необходимого опыта – если человек готов это признать, он может сам отказаться от дальнейшего участия в конкурсе, и отказывать ему не придется.

Если по каким-то причинам сразу отказать кандидату не представляется возможным, можно взять паузу, как это описано в пункте «Завершение интервью» главы 6 «Отбор кандидатов. Личное интервью».

Отказ линейного руководителя по резюме. Если вы сочли, что квалификация кандидата соответствует выдвигаемым компанией требованиям, а внутренний клиент отказывает ему на основании резюме, необходимо аргументированно переубедить линейного руководителя и настоять на встрече. Если же в ходе обсуждения вскрылись какие-либо неизвестные ранее факты, пусть это будет для вас поводом еще раз обсудить с внутренним клиентом требования к позиции и удостовериться в правильном их понимании.

Отказ линейного руководителя после интервью. Следует проанализировать причины отказа: они носят рациональный или эмоциональный характер? При трансляции отказа кандидату можно сослаться на обратную связь от клиента, но очень тщательно формулируя причины и выбирая слова, чтобы у человека не создалось искаженного впечатления о вашем линейном менеджере и компании в целом.

Отказ в ходе конкурса. Необходимость отказать кандидату может возникнуть в процессе сравнения с другими претендентами на позицию. Это решение не всегда является прямым следствием интервью, а может быть принято, например, по результатам тестирования, при подведении итогов нескольких встреч и т. п. Как правило, кандидаты с пониманием относятся к тому, что это конкурс, соревнование, и победитель в нем может быть только один.

Отказ после финального интервью. Такое случается редко. Как правило, это следствие некой расслабленности кандидата, недооценивающего важности финального этапа, либо результат неожиданных изменений в требованиях к позиции. В первом случае профилактика должна осуществляться на стадии подготовки внутреннего клиента и кандидата к финальному интервью (см. главу 12 «Ловушки для кандидата и рекрутера»). Во втором – необходимо получить максимально корректную информацию от руководства, чтобы грамотно транслировать кандидату причины отказа.

Проверка рекомендаций / служба безопасности. Как правило, при получении на кандидата негативных рекомендаций либо отказе со стороны службы безопасности причины отклонения детально не озвучиваются. Но если к отказу без объяснения причин со стороны служб безопасности (общеизвестно, что они свои решения не комментируют) почти все относятся с пониманием, то с рекомендациями ситуация более щепетильная. Не стоит говорить кандидату, что рекомендованный им же человек дал ему негативную характеристику, лучше аргументировать отказ реальной технической причиной без ссылки на рекомендателя. Отказ на этой стадии является весьма болезненным для кандидата. Представьте себя на его месте: как правило, просьба предоставить имена рекомендателей воспринимается кандидатом как 99 % успеха, и он ждет предложения о работе, а не отказа.

Отказ после уже сделанного предложения. К счастью, случается крайне редко и каждый раз означает форс-мажорную ситуацию. Как правило, это свидетельство недочетов и недоговоренностей на более ранних стадиях переговоров – не полученного вовремя одобрения из головного офиса, несвоевременного рассмотрения внутренних кандидатов, которые обычно предпочтительнее внешних, несогласованности в бюджете или системе подчинения. Самые драматичные случаи связаны с утечкой информации или небрежным к ней отношением. Например, некорректно проведенная проверка службой безопасности, в результате которой на текущем месте работы кандидата становится известно о рассмотрении им новых вариантов, в то время как человек еще не написал заявления об увольнении и не дал положительного ответа потенциальному работодателю. А на предполагаемом новом месте работы не хотели бы обострять отношения с компанией, где сейчас работает кандидат, и отзывают свое предложение. Безусловно, это недопустимо, и внутренний рекрутер должен на всех стадиях контролировать использование информации, обеспечивая конфиденциальность работы с кандидатом.