Ниже приводится примерный свод подобных правил:

3. Создать отдельное место для незавершенного производства (НЗП)

На каждом рабочем столе должно быть специально отведенное место для папок с документами, находящимися в работе. Чтобы стандартизировать НЗП, используйте лотки и стойки для бумаг. Это лишь временное решение. В скором времени все НЗП будет находиться в ящике хейдзунка (см. главу 9).

4. Упорядочить папки на рабочем столе

Все папки в лотках следует располагать в алфавитно-цифровом порядке. Это позволит быстрее находить и обрабатывать документы.

5. Периодически проводить аудит рабочего места

Периодическая проверка рабочего места стимулирует всех сотрудников более осознанно подходить к соблюдению порядка. Такая проверка проводится всеми без исключения работниками офиса самостоятельно, что, в свою очередь, стимулирует проактивный подход к реализации новых идей. Проверка позволит определить следующее:

• требуется ли работнику дополнительное обучение;

• кто из сотрудников выполняет рекомендации, а кто нет;

• участки и процессы, где внедрены усовершенствования и где можно планировать дальнейшие изменения.

Ниже приводится примерная форма для проведения аудита:

6. Спокойно отнеситесь к трудностям на начальном этапе

Некоторым сотрудникам, возможно, будет трудно помещать НЗП непосредственно на рабочий стол. Кто-то, вероятно, будет продолжать работать по-своему и не в полной мере придерживаться принципов бережливого производства.

В этом случае возможны следующие ситуации:

• в папках на столе может храниться не вся значимая информация;

• возможно, работник будет помещать на стол работу, которую выберет сам.

Важно, чтобы на столе находилось как можно больше работы. Но на начальном этапе, скорее всего, вам не удастся этого добиться. Как показывает опыт, видимой станет 80 % работы, а 20 % по-прежнему будет храниться в ящиках и шкафах. Пусть вас это не волнует. Со временем вы начнете использовать все новые инструменты бережливого производства, которые помогут сделать доступной для контроля со стороны организации почти всю работу.

Сделать работу видимой нужно для того, чтобы собрать разрозненную информацию (организационные знания о процессах) из разных источников в одном месте – на рабочем столе сотрудника. Благодаря этому доступ к ней будут иметь все работники офиса. Помимо стандартов организации рабочего места команда по созданию бережливого офиса также должна создать систему канбан для заказа канцелярских принадлежностей.

Сколько раз кто-нибудь из ваших сотрудников открывал шкафчик с канцелярскими принадлежностями и не находил то, что ему было нужно? А потом оставлял очень большой заказ на требуемые принадлежности, чтобы в следующий раз их точно хватило, например на целый год? Если представить, сколько сотрудников могут следовать такой стратегии, получится весьма существенная цифра!

Карточки канбан позволят компании существенно снизить расходы на канцелярские принадлежности. Они помогают устранить потери, связанные с чрезмерными запасами и ненужным перемещением материалов. Канбан используют для создания системы вытягивания материалов, в отличие от традиционной системы выталкивания. В вытягивающей системе процесс сам сигнализирует о потребности в тех или иных офисных принадлежностях по мере необходимости. Средства канбан нужны для того, чтобы процесс получал материалы, услуги или канцелярские принадлежности (как в нашем случае), только когда требуется и в том количестве, в котором требуется, – ни больше, ни меньше.

Канбан – это средство информирования (с помощью особого сигнала) процесса о том, что требуется, когда и в каком количестве.

Создание и дальнейшее использование системы канбан применительно к канцелярским принадлежностям проходит в девять этапов. Вы должны:

1. Понять, что такое канбан.

2. Изучить потребности в канцелярских принадлежностях.

3. Установить минимальное и максимальное количество принадлежностей каждого вида.

4. Разработать форму для заказа канцелярских принадлежностей.

5. Создать карточки канбан.

6. Разработать схему процесса.

7. Провести тренинг.

8. Внедрить систему канбан.

9. Придерживаться новых принципов.

Канбан – это инструмент для управления и визуального контроля рабочего потока, выполненный в виде карточки или какого-либо иного визуального средства, который сигнализирует о потребности процесса в дополнительной работе или материале.

Используя систему канбан для канцелярских принадлежностей, вы поймете суть этого инструмента, что пригодится вам в дальнейшем, поскольку в следующей главе мы будем говорить о канбан применительно к рабочим процессам.

Самый распространенный пример использования канбан можно встретить в ближайшем супермаркете. Когда вы покупаете банку томатной пасты и проводите ее через кассу, поставщику (оптовая база производителя) поступает электронное извещение, т. е. канбан. Как только запасы пасты в магазине снижаются до определенного уровня, поставщик при следующей отгрузке производит пополнение запасов до заранее установленного уровня. Процедура повторяется снова и снова. Канбан можно использовать для канцелярских принадлежностей точно так же, как и для рабочих процессов.

Команда должна составить список необходимых канцелярских принадлежностей. Чтобы составить этот список, сначала тщательно перепишите содержимое шкафчика с канцелярскими принадлежностями. Затем раздайте получившийся список работникам офиса и попросите их отметить, сколько принадлежностей каждого вида им требуется. Ниже приводится примерная форма для изучения потребностей в офисных принадлежностях.