Проводить планерки следует с самого начала проекта по созданию бережливого офиса. Это позволит повысить взаимообмен информацией и степень участия сотрудников. На первоначальном этапе проводить совещание должен старший сотрудник или руководитель отдела. Со временем эту обязанность можно начать передавать каждому из сотрудников по очереди.

Ниже приведены несколько рекомендаций по проведению планерок:

• Проводите совещания по утрам в течение не более 10 минут. Это позволит всем получить информацию о задачах на день, возможных проблемах, текущих вопросах и отметить отсутствующих.

• Готовьтесь к совещанию вечером предыдущего дня или утром до его начала.

• Передавайте обязанности по приему телефонных звонков, ранних посетителей, больных и т. п. сотрудникам по очереди, чтобы у каждого была возможность посещать утренние совещания. При этом не должно возникать никаких задержек и перерывов в обслуживании клиентов.

• Начинайте планерку с позитивной информации: например, сообщите о выполнении того или иного показателя накануне, о визите клиента или похвалы в адрес сотрудника, преуспевшего в построении бережливого офиса.

• Не допускайте прерывания совещаний.

• Старайтесь сконцентрировать внимание сотрудников на работе, запланированной на текущий день, чтобы они не думали о том, что произошло вечером предыдущего дня или утром по дороге в офис.

• Обсудите контрольные показатели и основные тенденции.

Короткие совещания имеют огромное значение для повышения мотивации сотрудников, а также признания их достижений и результатов работы. Они становятся особенно важными, когда система бережливого офиса начинает функционировать.

Преимущества утренних планерок:

• позволяют задать вектор работы команды в начале рабочего дня;

• позволяют обсудить имеющиеся вопросы в начале дня и предотвратить проблемы с коммуникацией в течение дня;

• позволяют сообщить всем новости компании;

• позволяют обсудить контрольные показатели;

• позволяют быстро обучать сотрудников (например, новым операциям и т. д.).

Вся работа по созданию бережливого офиса должна быть организована в последовательные цепочки: планируй – делай – проверяй – воздействуй (PDCA). Цикл PDCA применяется для совершенствования всех процессов и решения возникающих проблем в течение многих лет. Кайдзен-мероприятие предполагает планирование, обучение персонала и реализацию цикла PDCA по мере внедрения инструментов бережливого производства.

Японское слово Kaizen можно перевести следующим образом: Kai – «отдели», zen – «улучши». Кайдзен – значит непрерывное совершенствование.

В проведении кайдзен-мероприятия выделяют три фазы:

1. Составьте карты текущего и будущего состояния потока создания ценности или процесса. Используйте их в качестве индикатора для выявления существующих проблем или зон, в которых можно устранить потери.

2. Соберите основную команду кайдзен. В нее должны войти специалисты различного профиля. Также в команду рекомендуется включить сотрудника из другого отдела или потока создания ценности, чтобы он помог остальным по-новому взглянуть на проблемы. Кроме того, в команду желательно включить сотрудника из ИТ-отдела, поскольку сегодня все чаще и чаще используются новые технологии.

3. Составьте устав команды кайдзен. Назначьте лидера проекта. Повесьте устав в общедоступном месте.

4. Согласуйте устав команды с руководством. Попросите его об участии в разработке устава и внесите необходимые изменения.

5. Сообщите всем сотрудникам (на организационном совещании), кто именно будет задействован в мероприятии кайдзен задолго до его начала. Убедитесь, что каждый понимает, как планируемое мероприятие может отразиться на его работе и каких результатов от него могут ожидать.

6. Составьте листок учета кайдзен для внесения информации о ключевых мероприятиях по совершенствованию бизнес-процессов.

Не каждый вид деятельности нужно описывать подробно, однако старайтесь указывать как можно больше деталей. Это позволит вам сэкономить время при проведении семинара.

7. Объясните команде концепцию бережливого офиса (если это не было сделано ранее).

8. Начните семинар с реализации 5S или обзора текущих инициатив по системе 5S.

9. Изучите рабочую зону и опишите текущее состояние процессов. Соберите точную информацию о времени цикла для разных процессов. Составьте сводную таблицу и карту стандартизированной работы (см. следующую главу). Перенесите нужную информацию в отчет по кайдзен.

10. Разделите команду на небольшие группы, чтобы проработать возможные варианты дальнейшего совершенствования участков, отмеченных на карте будущего состояния потока создания ценности.

11. Незамедлительно приступите к выполнению первых шагов по совершенствованию потока создания ценности и соберите результаты (или спрогнозируйте вероятные результаты). Составьте список действий, которые не удалось осуществить в ходе семинара.

12. Поблагодарите команду за работу на данном этапе.

13. Сообщите руководству о достигнутых результатах.

14. Продолжайте реализацию идей, высказанных на семинаре. Стандартизируйте работу, как только все процессы будут проверены на практике.

15. Регулярно подавайте отчеты о текущем состоянии кайдзен лидеру проекта. Во многих случаях в силу различных обстоятельств, а также из-за проблем, возникающих при внедрении того или иного инструмента бережливого производства, у вас не получится завершить весь проект в ходе одного кайдзен-мероприятия. Поэтому продолжайте подавать отчеты и встречаться с членами кайдзен-команды до завершения проекта.

16. Составьте финальный отчет по завершении кайдзен-мероприятия.