Держите документы в чистоте

Мне нравится думать, что я никогда не теряю вещи (ладно, я теряю их, но редко!). Но два последних раза я обнаружил потерянные бумаги, скрепленные скрепкой, в стопке с другой корреспонденцией. Возможно, этот вопрос не стоит внимания, но порой вы можете потратить какое-то время на поиск документов и их сортировку. Так что скрепки – не лучший способ держать бумаги в порядке. Будьте осторожны: они, как правило, цепляют собой другие предметы и вводят вас в замешательство.

Но документы должны быть в порядке. Не держите слишком много документов вместе (потом будет сложно с ними разобраться) и особенно обращайте внимание на папки и бумаги, которые путешествуют с вами как по офису, так и за его пределами. Используйте степлер или дырокол, а потом скрепите документы, это лучше, чем использовать скрепки для бумаг, и экспериментируйте с любыми типами папок, которые могут вам подойти, – поверьте, там есть из чего выбрать. Я предпочитаю папки, у которых есть маленький верхний и нижний клапан, так лучше держатся документы, и эластичные резинки, которые крепятся на углах. Чем больше у вас параллельных задач, тем аккуратнее нужно организовывать нужные вам в данный момент документы.

Если вы берете только один файл за раз и работаете с ним, пока не замените его другим, тогда у вас будет меньше проблем. Если вам платят за то, что вы можете «жонглировать» несколькими проектами одновременно, тогда это необходимо. Тайм-менеджмент тоже похож на жонглирование. Если в воздухе много шариков и один из них упал, то вскоре упадут и другие. Чем больше заданий у вас одновременно, тем больше у вас будет ошибок и тем больше времени вы потеряете, если нарушится привычный порядок вещей. Держите документы под контролем.

Компьютеризируйте документы, но будьте осторожны

Одним из величайших мифов недавнего времени стало то, что компьютеры облегчают работу в офисе и делают ее быстрой и эффективной. Но как и другим великим обещаниям, ему нельзя верить. Теперь я ничего не имею против компьютеров, и есть вещи, которые сейчас невозможно выполнить каким-то другим образом, и все же… есть вопросы, касающиеся эффективности и использования времени, относительно рабочих мест отдельных руководителей. Вот несколько примеров, где компьютеры действительно хорошо проявили себя:

• компьютеризированные базы данных, к которым можно обращаться на настольном ПК; они значительно сокращают время, необходимое для сортировки, анализа или обмена данными;

• графические программы, которые могут превратить набор запутанных фигур в график и мгновенно передать главную информацию;

• настольная издательская система (НИС), что означает, что документация может создаваться собственными силами одним нажатием кнопки, устраняя необходимость поддерживать связь с тремя отдельными внешними поставщиками;

• системы электронной почты, которые позволяют легко и быстро общаться с филиалом, скажем, за границей и позволяют делиться файлами;

• цифровые версии диаграмм, анализ рисунков, интерпретация статистики (и игра в «крестики-нолики»!), сейчас это все, нарисованное от руки, будет выглядеть очень странно.

Думаю, вы можете назвать еще много других примеров. Некоторые вы будете использовать и расценивать как рутину, но многие такие функции компьютера будут экономить ваше время. Тем не менее существуют системы, которые при всей сообразительности не соответствуют своей роли. Подумайте о некоторых системах, которые разочаровывают вас, когда вы приходите в банк, страховую компанию или заселяетесь в отель. Рассмотрим учетную запись отеля. Скорее всего, они полезны для работников отеля, но в них невозможно разобраться без ученой степени в расшифровывании аббревиатур. Качество обслуживания клиентов снижается. Так что есть и другая сторона компьютеризации; вам нужна помощь специалиста для настройки большинства систем (а в некоторых случаях и для их эксплуатации), и хоть это и приводит к снижению капитальных затрат, но это слишком легко используется в качестве оправдания для того, чтобы что-то не делать (если бы мне платили каждый раз, когда я слышу, как кто-то в туристическом агентстве говорит: «Извините, программа зависла», я мог бы путешествовать по миру бесплатно; возможно, поэтому вокруг становится все меньше и меньше туристических агентств). Прежде всего для их установки требуется время, и формула времени должна быть сбалансирована, чтобы мы могли получить наибольшую выгоду.

Есть некоторые действия, которые отлично помогают сэкономить время. Но есть и ловушки для невнимательных, которые, наоборот, крадут время. В любом случае используйте всевозможные программы, пробуйте пользоваться новыми по мере их появления, но также рассматривайте альтернативы и выбирайте то, что подходит вам лучше всего. Если вы можете найти телефонный номер быстрее, просто записав его в карманную записную книжку, почему бы не делать это, пока не появится какой-то более удобный именно для вас способ?

Не дублируйте информацию без необходимости

На поддержание любой информационной системы уходит время. Если информация записывается в идентичной или похожей форме в нескольких разных местах, то времени нужно больше. Вам стоит это проверить, и вот как можно сделать это легко и просто. Составьте матрицу с информацией на одной оси и местами, где она хранится, – на другой. Если это приводит к появлению столбцов, отмеченных флажками, возможно, у вас слишком много мест, где вы храните информацию.

Такой анализ быстро покажет степень любого вида дублирования – и масштаб имеющейся информации. Если вы подумаете о том, где чаще всего ищете информацию, то можете обнаружить, что выделено лишь меньшинство мест, первоначально перечисленных в списке. Это, в свою очередь, ставит перед нами вопросы о других местах, где хранится информация. Сколько из них можно убрать или сократить? Иногда время, пренебрежение или, если вам будет угодно, сосредоточенность на других вопросах позволяют системам и информации распространяться далеко за пределы того, что действительно полезно в настоящее время. Кстати, еще одна область для наблюдения – это компьютерные информационные системы, в которых техническая способность включать дополнительную информацию часто является достаточной причиной для ее включения. Важное значение имеет использование таких источников.

Не распространяйте информацию без необходимости

Иногда задачи кажутся важными, но затем вы видите, что они теряют приоритет или, возможно, больше не соответствуют действительности. Иногда время тратится впустую, потому что как только вы создаете что-то, вы прекращаете думать об этом. Мой опыт проиллюстрирует это. В одной компании, где я работал, я спросил, есть ли у них определенная информация (анализ продаж). Сначала они сказали, что ее нет, затем кто-то в отделе продаж сказал, что они отсылали эти документы генеральному директору каждый месяц. Генеральный директор сказал, что ему ничего не известно об этом,