Не позволяйте папкам и подшивкам тратить ваше время

«Вам еще будет нужен этот документ или мне подшить его?» В двух словах – вот в чем проблема с подшивками. Слишком часто подшивка документов используется просто для того, чтобы убрать бумаги со стола, и, хотя существует какая-то система, по которой документы идут в подшивки, нет реального представления о том, что должно быть сохранено и на какой срок, и именно это тратит ваше время. Страшная статистика, полученная в результате опроса в одной международной корпорации, показала, что только 10 % документов, отправленных в подшивки, когда-либо открывались снова; и это в организации, гордящейся своей эффективностью, – на что тогда надеяться простым смертным?

Это означает, что 90 % могли быть уничтожены, и стоимость «поддержания их при нужной температуре в комфортной обстановке», как назвали это в опросе, огромна. Потраченное время и то, что мы рассматриваем этот вопрос здесь, также вызывает беспокойство. Но некоторые документы нужно подшивать, вы ведь не можете выбрасывать все подряд; вам нужна система.

Разумеется, другие могут создавать систему или помогать вам с этим, но для того, чтобы система была последовательной и единообразной, вы всегда должны решать, что и куда идет. В какую папку подшить документы об этой реорганизации? В папку под буквой Р – реорганизация, O – организация или офис, Э – повышение эффективности или Н – домашние проекты начальника? Здесь часто возникают серьезные проблемы, и о них знает любой, кто пытался найти документ, скажем, годовалой давности; не у всех такая память, которая может навсегда сохранить подобные детали. Поэтому вы должны построить систему правильно. Очень сложно прийти к общему знаменателю, потому что вам могут понадобиться папки учета, папки для проектов или еще десяток других; или вообще все вместе. Обычно лучше иметь несколько категорий, каждая от А до Я, а не одну гигантскую систему, которая должна уместить в себя все. Когда вы просматриваете потенциальные материалы для подшивок, у вас есть только три варианта действий:

• не сохраняйте документ, выбросьте его;

• отправьте документ в папку «бессрочно»;

• подшейте документ с четким указанием даты уничтожения (или хотя бы даты проверки).

Позвольте мне заставить вас подумать о том, на протяжении какого времени вы должны хранить файлы, а затем рассмотреть некоторые способы контроля над папками. Подумайте, что сейчас находится на вашем столе или вокруг него. Что из этого вы могли бы выбросить прямо сейчас? Скорее всего, очень мало. Но представьте себе те же самые бумаги в будущем, сколько из них вам понадобится через шесть месяцев, через год, через два года? Честным ответом здесь будет: «все меньше, и будет еще меньше в будущем». Так почему бы не выбросить больше?

Подумайте о том, где еще хранятся сведения. Если вам нужно что-то проверять, скажем, в обычной финансовой сводке только один раз в три месяца, зачем даже иметь папку с ней, если вы знаете, что можете взять эту сводку у бухгалтера и займет это всего 30 секунд? Подумайте о бумагах, которые вы храните «на всякий случай». В глубине души вы, вероятно, понимаете, что совсем не плохо оцениваете, что вам потребуется, но при этом все еще храните слишком много бумаг. Доверяйте своим инстинктам, помните старую поговорку: «Если это похоже на утку и крякает, то это, вероятно, утка». Если вы на 99 % уверены, что вы скоро это выкинете, вы, вероятно, правы; в конце концов, это ваши документы. Так что смело выбрасывайте их.

Но на случай, если вы можете ошибиться и выбросить что-то, что понадобится вам в будущем, подумайте о «страховке». Есть две системы, которые помогут вам в этом. Во-первых, пакетная подшивка – это когда вы не отправляете документы в папку слишком рано. Все документы складываются в простом порядке А – Я в пакетную папку и подшиваются только, скажем, через месяц (вы сами выбираете время). Но прежде чем документы отправятся в папку, вы просматриваете их, чтобы проверить, не хотите ли вы все еще что-то сохранить. Даже через месяц вы можете быть удивлены тем, от какого количества документов избавились. Во-вторых, «хронологическая» папка – эта система создает дополнительную копию каждого письма и документа, полученного и отправленного вами в алфавитном порядке, рассортированного по датам в виде большого архивного файла. Эта папка хранится в течение определенного периода времени, возможно, года в квартальных файлах для большего удобства. Каждый раз, когда файл четвертого квартала заполнен, файл первого квартала выбрасывается, и вы начинаете новую папку квартала с актуальными материалами. Вам может подойти одна система или даже обе. Они позволяют вам быть более безжалостным, когда вы выбрасываете бумаги, потому что в случае, если вы ошиблись и выбросили важное, вы можете найти этот документ в резервной копии.

Многие системы получают выгоду от такого подхода. Вы можете применить ее, выбрав даты (возможно, даже целые годы), или очень просто – по вместимости. У меня есть одна папка, в которой все хранится в хронологическом порядке, и работает она очень просто: я выбрасываю что-то из ящика каждый раз, когда добавляю в нее что-то новое. Ящик всегда полностью заполнен, и это хорошо показывает, как долго его содержимое остается полезным, и никто не должен тратить время на то, чтобы его разбирать.

Примечание. Мы рискуем отойти от темы, но давайте на минуту вернемся к электронной почте. Один из самых эффективных способов контролировать то, что есть в вашем почтовом ящике, – это сортировка по времени. Просмотрев почту и сразу удалив ненужное, сохраните материал за прошлый год или любой другой период, который вы считаете подходящим (и безопасным), и удаляйте самый старый месяц каждый месяц. Я использую такую систему и не могу вспомнить случая, когда она меня подводила.

Настройте эту систему под нужды вашего офиса. Если все документы хорошо упорядочены, если вы можете найти то, что вы хотите (и это, по сути, проще, ведь вам в итоге не нужно просматривать много бумаг), и если вам не нужно постоянно тратить время, чтобы освободить место для все большего и большего количества новых документов, тогда эта система будет работать хорошо, и вы будете управлять ей, а не она – вами. Четкий порядок документов в папках должен сэкономить время.

Примечание. Если ваши файлы, даже частично, находятся на вашем компьютере, подумайте, какие из них должны быть у вас в печатной версии, – создайте обычные электронные резервные файлы и храните их отдельно. Я