С чего начинается утро в профессиональном отделе продаж (который я рекомендую Вам построить в Вашем бизнесе)? Сотрудники должны приходить на работу не к 9:00, а к 8:50. Сразу после прихода заполняют статистику коммерческой работы те сотрудники, которые не заполнили ее вечером, в конце предыдущего рабочего дня. Также каждый сотрудник отдела продаж записывает в статистику коммерческой работы время своего прихода в офис. Если кто-то хочет выпить с утра чаю или кофе – нужно успеть это сделать до 9:00. Потому что именно в это время начинается утренняя оперативка.

Таким образом, каждое утро в отделе продаж проводится два мероприятия:

1) заполнение статистики коммерческой работы;

2) утренняя оперативка.

Статистика коммерческой работы

Текущий контроль за результатами Ваших бойцов ведется с помощью приведенной формы.

Статистика коммерческой работы: с «__»_____________201__г. по «__»_____________201__г.

Данные в статистику коммерческой работы заносят сами сотрудники. Время прихода на работу и результаты за вчерашний день удобно вносить в отчет с утра, перед утренней оперативкой. Также можно указывать данные вечером, в конце рабочего дня. Но если сотрудник в конце дня был на выездных встречах и уже не возвращался в офис – ничего страшного! Статистику можно заполнить и с утра. В любом случае кто не успел – тот опоздал. Кто не успевает вписать свои результаты перед началом оперативки, на оперативке получает втык. И все равно заносит данные в статистику.

В статистике поэтапно фиксируются все ключевые результаты коммерческой работы. В следующих колонках.

• «Дата» – день, за который записываются результаты. Одна форма статистики делается на неделю. Форма включает пять блоков на пять рабочих дней недели. Внизу – итоговый блок, в котором результаты за пять дней суммируются. Все это занимает одну страницу А4. Обычно страницы статистики подшиты в папку со скоросшивателем, которая лежит на столе у начальника отдела продаж (или коммерческого директора). Верхний лист – статистика за текущую неделю. Ниже в обратном календарном порядке подшиты листы статистики за прошлые недели. Каждый сотрудник отдела продаж в любой момент может подойти и посмотреть статистику коммерческой работы за прошедший период. Как для себя, так и для своих коллег, а также для руководителей продаж.

• «Время» – время прихода бойца на работу. Обычно у Ваших бойцов свободный график. Большую часть дня они проводят вне офиса, на встречах с Клиентами. Но время прихода на работу контролировать все же надо. Иначе рабочий день у Ваших бойцов начнется после обеда. А если они уже пришли на работу – дальше, скорее всего, они будут продавать.

• «Сотрудник» – в статистике за каждый день выделяется по строчке на каждого бойца и руководителя продаж. Руководители продаж должны заполнять статистику точно так же, как и рядовые сотрудники отдела продаж. При этом статистика руководителей должна давать положительный пример для всех остальных сотрудников.

• «Первых звонков» – количество первых звонков, сделанных в этот день новым Клиентам.

• «Назначено первых встреч» – количество первых встреч, назначенных новым Клиентам в результате этих звонков. Встречи обычно назначаются на последующие дни.

• «Проведено первых встреч» – количество первых встреч, проведенных в данный день с новыми Клиентами. Скорее всего, эти встречи назначались в предыдущие дни.

• «Есть интерес» – первый результат работы с новыми Клиентами. Отметка делается, если первая встреча показала, что Клиент целевой. То есть ему реально полезны, интересны и нужны товары и услуги нашей Компании. Теперь мы с него с живого не слезем!

• «Повторных звонков» – сколько в данный день сделано звонков для дальнейшего утаптывания Клиентов.

• «Проведено встреч повторно» – лучше топтать Клиентов лично, чем по телефону. У нас нет вопросов, возьмем ли мы Клиента. У нас только один вопрос: когда мы его возьмем.

• «Подготовлено коммерческих предложений» – считаются только коммерческие предложения, подготовленные по результатам личных переговоров с Клиентами. Они содержат в себе индивидуальные условия, о которых Вы договорились на переговорах. Включая перечень товаров и услуг, предлагаемых Клиенту. А также объемы, сроки, цены, скидки и другие спецусловия. Позже все это отражается в договоре с Клиентом.

• «Подписано договоров» – подписанный договор значительно лучше, чем одобренное коммерческое предложение. По одной простой причине: договор – основание для оплаты.

• «Оплат (количество/рублей)» – деньги, пришедшие от нежно любимых Клиентов. Учитывается как количество оплат, так и их совокупный оборот (сумма оплат). То, ради чего мы работаем.

• «Выполнено контрактов» – количество обязательств, исполненных перед заплатившими нам Клиентами. То, ради чего Клиенты нам и платили. Как я уже говорил, коммерсант лично отвечает за исполнение обязательств Компании перед Клиентом. И держит контракт под своим личным контролем, пока обязательства не будут исполнены полностью. На самом деле мы – хорошие ребята.

Продажи в целом – чистая статистика. Мы ведем продажи от этапа к этапу. На каждом этапе – свой процент отсева. Зная этот процент, мы заранее можем сказать, сколько контрактов даст нам каждая сотня первых звонков. И наоборот – сколько нужно сделать первых звонков, чтобы в результате получить нужное нам количество продаж.

Что сделать, чтобы продаж было больше? Можно просто сделать больше первых звонков. Или можно снизить процент отсева на каждом этапе продаж. Снизив отсев в два раза, мы получим в два раза больше продаж на том же количестве новых Клиентов.

Статистика продаж показывает, где в большей степени снижается эффективность работы у каждого из Ваших бойцов. Зная, где снижается эффективность, можно сконцентрировать усилия по профподготовке на проблемном участке данного бойца. Наиболее ясную картину дает сводная статистика за неделю.

Особенно интересно сравнивать статистику бойцов друг с другом. Сразу видны лентяи: у них толком нет ни звонков, ни встреч. Удивительно, откуда у них могли бы появиться продажи. Их нужно нещадно пинать. А если это не помогает – направлять их на усиление рынка труда.

Тут самое время вспомнить одно из ключевых правил профессионального управления продажами.

Девять из десяти или даже 19 из 20 менеджеров по продажам, предоставленные самим себе, не могут вести продажи более чем на 20–30 % возможной интенсивности. А значит, интенсивность их работы составляет одну треть, а то и одну пятую часть от того, что требуется.

Большинство менеджеров по продажам сами не могут заставить себя работать с должной интенсивностью. Необходимую интенсивность работы менеджеров по продажам могут обеспечить только руководители продаж.