Для примера возьмем случай Мартина, торгового представителя, у которого есть смартфон, планшет и ноутбук. Он пользуется сервисом – облачным хранилищем данных, и он обеспечивает доступ к важным заметкам и документам с любого из имеющихся у него устройств. Данный сервис располагает полнофункциональными приложениями, работающими на всех устройствах, поэтому, если Мартин изменяет документ в одном устройстве, обновленная версия сразу попадает в хранилище и становится доступной в остальных устройствах. Его календарь и контакты также хранятся в облаке через отдельный сервис, поэтому он может просматривать их и обновлять с любого устройства. Список задач поддерживается через отдельный сервис, который также имеет приложения для всех устройств. Именно там Мартин держит свой перечень главных задач. Таким образом, три тщательно отобранных сервиса позволяют ему выполнять правило «все в одном месте» для всех элементов основной четверки.

Чтобы было легче сконцентрироваться на квадрате 2, Мартин разбивает события, задачи и заметки по своим ролям. Это позволяет ему ясно ассоциировать действия и записи с тем, что важно. Поскольку Мартин является торговым представителем и привык быстро расправляться с классификацией контактной информации, он разбивает ее на две категории: рабочие и личные контакты.

Конечно, не все имеют такую свободу выбора сервисов, как Мартин. Вам следует ознакомиться с корпоративной ИТ-политикой, прежде чем создавать свою систему. От вас могут потребовать использования корпоративной платформы, например Microsoft Exchange, Google или другой программы. В одних случаях корпоративная ИТ-политика облегчает синхронизацию информации во всех устройствах. В других случаях приходится преодолевать брандмауэры, правила безопасности и прочие барьеры на пути синхронизации. Многим работникам вообще запрещено входить в рабочие системы за пределами офиса. Немало и таких, кто говорит, что «не хочет смешивать личную и рабочую информацию ни при каких обстоятельствах».

Так что же делать?

Если у вас круглосуточный доступ к корпоративной системе, но вы не хотите смешивать рабочую информацию с личной, то есть следующие возможности.

• Некоторые системы позволяют пометить личную информацию (например, задачи и события) и сделать ее закрытой, не видной в общем календаре никому, кроме вас. Это позволяет включить в план посещение врача или уборку в гараже так, что остальные будут видеть лишь период, отведенный личным делам.

• Если первое вам не подходит, то можно создать две конфигурации основной четверки – одну для рабочей информации, вторую – для личной. Это не нарушает «правила одного», поскольку основная четверка рабочей информации и основная четверка личной информации находятся в своих системах. Однако такая организация возможна лишь при одном условии: содержимое этих двух систем не должно смешиваться ни при каких обстоятельствах! Строго следуйте установленным вами правилам. Если вы дадите слабину и включите личную задачу (например, купить билеты в театр) в перечень рабочих задач, который просто подвернулся под руку, то забудете о ней, расслабитесь и получите неприятности из-за упущенной возможности выполнить ее.

• Две независимые конфигурации основной четверки позволяют также решить проблему доступа к информации. Если у вас нет доступа к рабочей системе через планшет или смартфон, то можно спокойно пользоваться раздельными системами в уверенности, что информация из них никогда не смешается.

Для создания индивидуальной системы подойдет целый ряд облачных сервисов, обеспечивающих управление одним или несколькими элементами основной четверки. К любому устройству можно подобрать в онлайн-магазине приложение для создания и поиска таких объектов, как задачи или заметки. У вас наверняка уже есть что-нибудь подобное для синхронизации с другими устройствами. Главное – подойти к этому вопросу осознанно и выбрать лучшее приложение, которое позволит получать доступ к информации в любом месте.

Мы также рекомендуем обращать внимание на продукты известных поставщиков, это повысит уверенность в том, что система, поддерживающая работу с важной для вас информацией, не прекратит существование в обозримом будущем.

С точки зрения управления лучше всего иметь свою систему для каждого элемента основной четверки. Это, однако, не означает, что все четыре элемента должны быть в одном бумажном ежедневнике или в электронной системе. Вы можете использовать комбинированную систему, главное, чтобы каждый элемент имел один формат. Календарь может быть электронным, поскольку в такой форме его легко синхронизировать на всех устройствах. То же самое относится и к контактам. А вот перечень задач и заметки вполне можно держать в записной книжке.

На самом деле не важно, какая система используется, если она удобна и вы следуете основным принципам организации информации. Главное, чтобы это помогало концентрироваться на квадрате 2.

Шерри, например, не пожалела времени, чтобы понять, как организована ее основная четверка. Вот что у нее получилось:

• События. Она записывает личные дела в маленьком бумажном ежедневнике, который носит в сумочке, а план производственных дел ведет в корпоративной информационной системе. Это противоречит «правилу одного» и может быть причиной дублирования записей и даже пропуска важных производственных дел при планировании дел из квадрата 2 на неделю, учитывая, что доступ к системе есть только на работе. Бывает, что важные производственные дела включаются в бумажный ежедневник, а поскольку она не любит записывать дважды, информация в обоих календарях является неполной.

• Задачи. Шерри записывает задачи в бумажном органайзере. Это соответствует «правилу одного», но она не может воспользоваться преимуществами цифрового управления задачами.

• Контакты. У нее две группы контактов. Одна – это номера в ее телефоне, а другая – корпоративный список контактов в компьютере. Поскольку эти системы не синхронизированы, Шерри часто дублирует или хранит устаревшую информацию о рабочих контактах в телефоне.

• Заметки/документы. Она ведет заметки в бумажной записной книжке, а документы хранит в компьютере. Ей нравится такая организация информации.

Поразмыслив, Шерри создала интегрированную систему, которая позволяет лучше управлять основной четверкой. Она сделала следующее:

• События. После разговора с сотрудниками ИТ-департамента Шерри поняла, как настроить телефон, чтобы иметь доступ и к рабочей, и к личной информации. Это позволяло видеть полный календарь в любом месте и избавляло от дублирования. Она перенесла личный календарь в онлайн-сервис и получила интегрированное представление информации.

• Задачи. Она нашла онлайновый сервис для управления задачами с простыми приложениями, позволяющими держать все задачи в электронном виде и просматривать их в едином формате. Шерри по-прежнему ведет рабочие и личные задачи раздельно, но просматривает их в одной программе. Это полностью соответствует «правилу одного».