Основой системы остается метод сделать сегодня, помогающий составлять план на каждый день. Благодаря этому методу на одном листе визуально представлены все актуальные задачи, приоритеты, время и путь, определяющий, в какой последовательности эти задания необходимо выполнять.

Второй частью системы является метод сделать, содержащий задачи, еще не вынесенные на повестку дня. Этот инструмент представляет собой резервуар того, что необходимо сделать в будущем. Он содержит, например, задачи, связанные с долгосрочными проектами, или задачи «в режиме ожидания». Список Сделать очень похож на список Сделать сегодня, с той лишь разницей, что он может состоять из большего количества листов и задачи не должны быть соединены стрелками с обозначением времени и приоритетов.

Третья часть системы – это инструмент идеи. Он представляет собой список наших идей, которые мы не хотим забыть, но при этом не заслуживающих занесения ни в лист Сделать сегодня, ни в список Сделать. Список Идеи хорошо использовать для записи важных пришедших в голову идей, дабы избежать их повторения, он также может состоять из нескольких листов.

Последний метод системы – ежедневник. Это классический ежедневник, содержащий только сроки задач, например, встречи, назначенные заранее, или мероприятия, запланированные на конкретные даты.

Создание системы сделать всё и следование ее принципам займет всего лишь несколько минут в день.

• Подготовительный этап. При подготовке нового листа Сделать сегодня в первую очередь выберем и перепишем из листов Сделать, Ежедневник или Идеи задачи, которыми бы мы хотели заняться в течение планируемого дня. После перенесения вычеркнем их из листа, где они до этого находились. Каждая задача должна занимать в нашей системе всегда только одну позицию.

• Обработка. В течение дня постепенно выполняем и вычеркиваем задачи из списка Сделать сегодня. Если с какими-то из них разобраться не удалось, перепишем их снова в список Сделать или в Сделать сегодня, предназначенный для следующего дня.

• Папка. Отдельные листы Сделать сегодня, Сделать и Идеи желательно хранить вместе в одной прозрачной папке, так, чтобы первым лежал лист Сделать сегодня. Это позволит иметь перед глазами только текущие задачи из десятка или сотни дел переполненного списка Сделать. Такой подход снижает общее отвращение ко всем задачам: на виду будет только вполне осуществимая их часть.

Если в течение дня появится новое задание, с ним можно справиться несколькими способами.

• Сделать сразу. Если новое задание очень важное («горит»), выполним его безотлагательно («погасим»). В первую очередь решим задачи, на которые уйдет не более минуты.

• Включить в лист Сделать сегодня. Если задание очень срочное и столь важное, что его необходимо выполнить сегодня, дополним им наш список Сделать сегодня.

• Включить в список Сделать. Если задача может подождать, запишем ее в лист Сделать и решим в будущем.

• Записать в Ежедневник. Если задание имеет четкие сроки исполнения (например, встреча), запишем ее в Ежедневник.

• Записать в лист Идеи. Когда задача не настолько важная, но желательно о ней не забыть, поместим ее в список Идеи.

• Делегировать. Подумайте: вероятно, исполнение нового задания можно делегировать.

• Отправить в корзину. Если задача не подпадает ни под одну из этих категорий, ее можно без угрызений совести отправить в корзину (как в компьютере). Умение сказать «нет» – очень важный навык для сохранения вашего психического спокойствия.

• Сроки окончания. Иногда очень удобно запланировать в списке Сделать сроки решения данной задачи. Так же, как в случае с делами из списка Сделать сегодня, под заданиями на листе Сделать напишем срок, к которому они должны быть выполнены.

• Управление задачами других. Если мы руководим людьми, желательно иметь запас задач, обозначаемых меткой управление. Речь идет (как и в случае со списками Сделать или Идеи) об одном или нескольких листах, содержащих списки важных дел, но на этот раз разговор не о наших задачах, а о тех, которые мы кому-то поручили. Над задачей можем написать, кто ее решает, а под ней – до какого времени она должна быть решена. Благодаря этому нам удастся отслеживать выполнение дел, которые мы делегировали.

• Визуальное воплощение и обработка данных. Визуальное воплощение и регулярная обработка данных списка Сделать всё значительно повышают шансы на долгосрочную работу системы.

• Все в одном месте. Если все задачи аккуратно собраны в папке, есть уверенность, что мы ничего не упустим. Благодаря этому в глазах нашего окружения мы станем человеком, на которого можно положиться.

• Простота использования. В кратком варианте систему составляют только Ежедневник и три листа (1 ― Сделать сегодня, 1 ― Сделать и 1 ― Идеи). Несмотря на такой минимализм, все части отлично сочетаются и вместе образуют инструмент тайм-менеджмента для использования в крупных проектах.