Управление посредством постановки задач эффективно в предсказуемой ситуация, когда все рычаги воздействия на нее находятся в ваших руках. Когда же перспективы не слишком ясны, постановка задач может свестись разве что к попытке спрогнозировать ситуацию.

Ставя задачи, вы неизбежно дробите производительность труда на составляющие. Не забывайте, что понятие совокупной производительности труда должно всегда превалировать над ее отдельными аспектами.

Перед предприятием стоит множество задач. Они часто конфликтуют друг с другом, потому что выполняющие их сотрудники или команды по-разному мыслят и имеют разные интересы. В этой ситуации метод постановки задач может привести к следующему: любое развитие приобретет исключительно плановый характер, существенно ограничивающий его размах.

Задача – это результат, которого отдельный сотрудник или целая команда должны достичь в строго определенный срок.

Формулировка задачи включает следующие параметры.

1. Лицо или структура, ответственные за выполнение задачи.

2. Основные действия, которые надлежит предпринять.

3. Ожидаемый результат.

4. Срок выполнения.

5. Критерии и показатели, позволяющие определить или даже точно измерить уровень производительности.

Пример. Региональному отделению фирмы поручено расширить ассортимент продаж. В течение 6 месяцев необходимо сформулировать предложение по полному спектру товаров и направить его всем клиентам, а также удвоить количество тех потребителей, которые закупают всю линейку продукции.

Определить задачи в соответствии со стратегическими направлениями означает соотнести их с общими целями и долгосрочными планами предприятия.

В работе менеджера есть два основных ориентира: задачи и средства. Это значит, что он должен соотнести поставленные задачи со способами и средствами их достижения.

Кроме того, ему нужно соблюдать равновесие между стремлением к результату и эффективной организацией рабочего процесса, а не увлекаться чем-то одним в ущерб другому.

Помните, что если вы будете совершенствовать рабочий процесс, то сумеете достичь высоких результатов.

Приоритеты

Количество задач должно быть ограничено. Их следует выстроить в иерархическом порядке, определяя приоритеты и соответственно распределяя усилия.

Координация

Избранный вами курс не должен противоречить стратегическим целям предприятия.

Следите за тем, чтобы общие и индивидуальные задачи, текущие рабочие планы, задания подразделений и команд были взаимосвязаны друг с другом. Важно также, чтобы имеющиеся в вашем распоряжении средства (особенно человеческие ресурсы) были достаточны для выполнения поставленных задач.

Открытость решений и инициатив

Привлекайте менеджеров к разработке стратегии, определению задач и выбору средств. Директивные решения должны уравновешиваться инициативой снизу.

Измерить значит собрать систематически обработанную информацию, как правило, структурно организованную в виде показателей.

Оценить значит сделать выводы из полученной информации для принятия решений и последующих действий.

Что вам даст измерение и оценка производительности труда?

Вы сразу поймете, что можно улучшить в работе вашего подразделения или предприятия в целом. Кроме того, вы станете лучше разбираться в ситуации, а ваши суждения будут подкреплены фактами.

С помощью показателей вы сможете объединить разные подходы к производительности труда и выработать единую позицию.

Наконец, это сконцентрирует усилия всех участников рабочего процесса на клиенте и эффективном труде.

Практика измерения производительности труда обеспечивает адекватную оценку рабочей ситуации и позволяет избрать верную линию поведения.

Итак, оценка нужна для продвижения вперед.

Показатели эффективности

В их основе лежат соответствие результата поставленной задаче или отличие желаемой ситуации от реальной.

Торговый оборот по сравнению с поставленной задачей.

Полученная прибыль в сопоставлении с нормой прибыли.

Поставки с нарушением контракта.

Процент ошибок в расчетах.

Процент хороших или отличных отзывов клиентов.

Показатели результата или производственного процесса

Производительность труда выражается в результате как для клиента, так и для предприятия.

Этот результат достигается посредством рабочего процесса.

Поэтому можно выделить показатели результата (например, отзывы клиентов, коэффициент прибыли) и показатели процесса, обеспечивающего этот результат (соблюдение графика работ, количество выявленных нарушений).

Среди показателей процесса особо отметим израсходованные средства (например, финансовые затраты, материальные ресурсы и т. д.).

В рамках предприятия высокий результат одного подразделения может способствовать совершенствованию рабочего процесса другого подразделения.

Правильно подобранные показатели:

• отражают приоритеты клиентов и предприятия;

• не многочисленны;

• просты для интерпретации;