Хотя вам может быть лень тратить время на планирование, осознание того, что всего лишь 8 минут в день, выделяемые на составление плана, могут сэкономить вам 2 часа на его выполнение, является достаточно веским аргументом в пользу планирования.

Если вы, например, едете куда-то, в пять различных мест, то поможет ли вам заранее составленный план избежать лишних передвижений? Уверена, большинство из вас ответили «да» на этот вопрос. Точно так же план помогает достигать не только простые цели, но и очень сложные, стратегические.

Планы бывают краткосрочные, среднесрочные и на длительную перспективу. Кроме того, план можно составлять из настоящего в будущее (как мы обычно делаем) и обратно, от желаемого события в будущем, к настоящему.

Планирование позволяет не только получать больше за меньшее время, но и снижать уровень стресса. Например, если вы предусмотрительно подготовились к тому, что можете где-то задержаться, то вы можете спокойно читать в это время заранее взятую с собой книжку. Таким образом, вы убиваете сразу двух зайцев: делаете нужное дело и занимаетесь самообразованием.

Существенный вклад в нашу жизнь вносят биоритмы. О них мы еще поговорим позже. Если часто прерываться и начинать множество новых дел, не заканчивая старые, возникает так называемый «эффект пилы».

Если изобразить на графике процесс втягивания в работу, а затем резкое переключение на другое дело, то рисунок получится зигзагообразный, как пила. Из этого рисунка видно, что если вычислить интеграл, т. е. определить площадь, лежащую под зубьями пилы, то она составит 50 % от максимально возможной.

Еще один рисунок — это приблизительный график суточных биоритмов. В нем за 100 % принята средняя производительность труда в целом за сутки.

Подумайте о том, что происходит, когда люди остаются после работы, чтобы что-то доделать. Иногда работа, которая занимает обычно 1 час, в состоянии пониженной работоспособности занимает 2 или 3 часа. Многие люди, применившие этот график в своей жизни, рассказывали мне, что потрясены результатами.

При совмещении графика суточных биоритмов человека с графиком полотна пилы становится понятно, почему люди, которых часто отвлекают, часто страдают от неудовлетворенности своей работой. Если просуммировать площадь под двумя графиками и поделить ее пополам, то станет понятно, что при работе с постоянными прерываниями производительность вообще не поднимается до 100 %.

В некоторые моменты производительность труда падает в 2–3 раза! Т. е. сконцентрировавшись на одном деле в единицу времени, мы получаем значительный выигрыш во времени и в качестве выполняемой работы, а после ее завершения еще и чувство морального удовлетворения. Вывод из этих трех графиков: для того чтобы больше успевать, постарайтесь группировать дела в более крупные блоки, но не более 1 часа, т. к. после часа работы рекомендуется делать 10-минутный перерыв, во время которого восстанавливается работоспособность и концентрация на выполняемом деле. Один этот простой совет может сэкономить вам столько сил, что вы не будете знать, куда их девать!

При планировании также важно учитывать, что человек в состоянии удерживать в фокусе своего внимания только одно дело в единицу времени. Отсюда и возникает «Полотно пилы». Когда мы занимаемся несколькими делами сразу, мозг поступает так же, как компьютер — прерывает одно дело, переключается на другое и т. д. Всего обычный человек в состоянии удерживать одновременно в памяти 7±2 дела. В то же время в глубинах бессознательного хранится огромное количество информации, но достать ее оттуда не всегда получается в нужный момент.

…Планирование кроме явной экономии времени и сил при правильном подходе даст вам также чувство «контроля над ситуацией», реального обзора всего, что вы наметили, и чувство спокойствия.

Неправильный подход к планированию заключается в том, что вы планируете либо больше дел, чем можете сделать, либо существенно меньше. Еще плохо сказывается привычка ругать себя за что-либо или пытаться все на свете сделать самостоятельно, о чем мы и поговорим далее.

Логика поможет нам расстаться с некоторыми делами, передав их другим людям. Всем, наверно, известно, что обычно, когда дело делают другие, вы не устаете так, как когда делаете его сами. Рассмотрим, например, как перепоручить кому-нибудь выполнение обычного ежедневного дела. Какие страхи возникают чаще всего? Первая мысль: «Я быстрее сделаю сам, чем объясню другому, как это сделать». Лень объяснять. Лень тратить свои силы, нервы и еще много чего. Есть опасность, что другой человек сделает хуже, чем ты сам, а в самом плохом случае просто «завалит» дело.

Когда дело «горящее», «нужно было сделать вчера», то объяснять другому действительно НЕКОГДА. Обычно эти дела «живут» в квадранте «срочно, важно». Но если вы не хотите, как наше доблестное МЧС, все время заниматься решением чрезвычайных ситуаций (говоря проще, «тушить пожары»), то НУЖНО найти время, подумать и начать обучать других людей. (Кстати, МЧС в основном именно этим и занимается.) Сделать это нужно тогда, когда дело еще не стало срочным. Тогда вы постепенно перестанете жить в состоянии аврала и сможете спокойно отдыхать, при этом добиваясь больших результатов, чем раньше.

Когда дело не горящее, но понятно, что заниматься им все равно кому-то придется, обучение других людей исполнению ваших поручений в будущем принесет вам ряд плюсов. Вы получите свободное время и к тому же сможете спокойно «лениться». Ваша эффективность вырастет тем больше, чем больше дел вы сможете делегировать. Успешные люди редко стоят у станка и завинчивают одну и ту же гайку. Чаще они создают такой механизм или организацию, которая делает это за них, или просто покупают результат труда в готовом виде.

…— Кто умнее, кошка или собака?

— Кошка, конечно!

— С чего это?

— А ты когда-нибудь видел, чтобы десять кошек тащили в тундре упряжку с чукчами!

Анекдот

Когда вы поручаете дело другим, вы не просто ленитесь и «скидываете» с себя ответственность, вы ее перераспределяете. Это значит, что вы сначала вкладываете некоторое количество времени в обучение другого человека. Это может быть ваш сотрудник, ребенок или другие люди. Затем вы многократно контролируете, как идет выполнение дела. По мере того как человек выполняет ваши поручения, он повышает свою квалификацию. Тогда контроль можно ослабить.

…При делегировании необходимо учитывать, что люди могут обладать разной степенью ответственности.

И к тому же всем людям свойственно ошибаться. Чтобы избежать ошибок, насколько это возможно, приходится многократно все проверять и перепроверять, а это требует затрат сил и времени. Всегда важно помнить о границах допустимой ошибки и применять простой здравый смысл.

На днях видела в одном офисе фотографию на стене. В рамочке висела фотография того, как должны быть расставлены чашки на сушке для посуды. Сотрудник организации с гордостью объяснил мне, что если ручка у чашки повернута не в ту сторону, что на фотографии, то это уже ошибка.