Введите три правила поведения совещаний по СВЦ, чтобы они проходили быстро, а внимание участников не распылялось:

1. Люди должны ограничить свои отчеты четырьмя минутами.

2. По каждой цели люди описывают:

поставленные задачи;

состояние дел;

текущие проблемы и рекомендации;

выполненные обязательства;

принятые обязательства на следующую неделю.

3. Совещание должно поощрять совместное решение проблем, а не сводиться к одним отчетам.

Многие компании используют такой подход: 20–30 минут – на совещание по СВЦ, после чего сразу же проводят собрание, на котором можно обсудить животрепещущие вопросы, связанные с неотложными делами. Поэтому старайтесь укладываться в 20–30 минут, учась КОНЦЕНТРИРОВАТЬСЯ ТОЛЬКО НА отчетном табло и действиях, которые обеспечивают достижение СВЦ и ни на чем больше.

«Петр, ты поднял актуальный вопрос, который необходимо решить на этой неделе. Нам нужно организовать другое собрание в этот четверг, чтобы глубже разобраться в проблеме, а затем продолжить собрание по СВЦ».

Такие собрания могут отличаться по содержанию, однако ПОВЕСТКА ДНЯ ВСЕГДА ОДИНАКОВА:

1. Отчет о выполнении обязательств

«Я пообещал сделать личный звонок трем клиентам, давшим нам низкие оценки. Я это сделал и вот что выяснил…»

«Я пообещал записать, по крайней мере, трех потенциальных клиентов для посещения участка, в итоге записал четырех»

2. Анализ отчетного табло

«С нашими запаздывающими показателями все в порядке, но у нас возникла проблема с одним из опережающих показателей. Вот что произошло…»

«По опережающим показателям наблюдается тенденция к повышению, но вот запаздывающий показатель совсем не меняется. Наша команда согласилась удвоить усилия на этой неделе, чтобы улучшить показатели…»

3. План: помогите команде решить проблемы, которые стоят у них на пути и принимайте новые обязательства

«Я помогу вам разобраться в проблеме. Я знаю человека, который…»

«Я прослежу, чтобы проблема с запасами, препятствующая опережающему показателю, разрешилась на следующей неделе, какие бы усилия мне ни пришлось приложить».

«Я встречусь с Николаем по поводу наших цифр…»

«На следующей неделе я сделаю…»

Поскольку задачей совещания по СВЦ является продвижение вперед на пути к достижению СВЦ, то руководитель и все члены вашей команды ответственны за изменение результатов на отчетном табло. Поэтому руководителю необходимо обеспечить, чтобы каждый сотрудник каждую неделю на совещании по СВЦ брал на себя обязательство по ОДНОМУ или ДВУМ КОНКРЕТНЫМ ДЕЙСТВИЯМ, оказывающим непосредственное ВЛИЯНИЕ НА ОПЕРЕЖАЮЩИЙ ПОКАЗАТЕЛЬ, а затем на очередном собрании на следующей неделе отчитываться о результатах.

В процессе подготовки к совещанию каждый член команды продумывает ответ на следующие вопросы: «Какое одно или два самых важных ДЕЙСТВИЯ, которые я могу СОВЕРШИТЬ на этой неделе, СКАЖУТСЯ на улучшении ОПЕРЕЖАЮЩИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ?», «Что я могу сделать на этой неделе, чтобы изменить опережающие показатели?»

ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ ФОКУС на ОПЕРЕЖАЮЩИХ ПОКАЗАТЕЛЯХ имеет РЕШАЮЩЕЕ ЗНАЧЕНИЕ, поскольку они служат рычагом для достижения СВЦ. Соблюдение еженедельных обязательств позволяет изменить опережающие показатели, а те, в свою очередь, способствуют достижению СВЦ.

Без четкого графика отчетности всегда найдутся дела, которые члены команды должны выполнить, но до которых у них так и не будут доходить руки.

Сделайте график совещаний по СВЦ. Пусть, к примеру, по понедельникам у вас во всех подразделениях вашей компании проходят утренние совещания по СВЦ. С помощью Skype или видеосвязи вы можете организовать совещания даже для самых отдаленных подразделений. Это позволит моментально обмениваться мыслями, идеями и пониманием результатов. На экране отражаются результаты каждого менеджера и все их сразу видят. Каждое подразделение – производство, логистика, финансы, служба персонала – имеет свои отчетные табло, размещенные по всей компании и постоянно обновляемые. А любой сотрудник компании должен с легкостью назвать СВЦ своего подразделения.

Основным фактором успеха руководителя в достижении целей является целенаправленное внимание, которое уделяется графику отчетности. Регулярные собрания по СВЦ позволяют всей компании сосредоточиться на самом важном. Если улучшение опережающих показателей не изменит запаздывающий показатель, вам и команде придется творчески поразмыслить и выяснить, в чем причина. Вероятнее всего, опережающие показатели выбраны неверно и вам нужно выдвинуть новые гипотезы для проверки. Руководителю на этих совещаниях нужно как можно чаще спрашивать у каждого члена команды: «Что я могу сделать на этой неделе, чтобы помочь вам, и вы смогли достичь необходимых результатов?»

Вот что нужно сделать руководителю во время собрания по СВЦ для своего отчета и отчета каждого подчиненного:

1. Отчитаться о выполнении своих обязательств, которые были взяты вами на прошлой неделе: «На прошлой неделе я пообещал заказать новые опоры для… чтобы моя бригада смогла… И я их заказал…»

2. Проанализировать табло. «Мой запаздывающий показатель по… В настоящее время составляет… в месяц, что выше запланированного на… %»

3. Сформулировать обязательство на следующую неделю: «На этой неделе я встречусь с прорабом 9-й, 10-й и 11-й бригад, просмотрю их показатели и проверю у каждого из них…»

4. Каждое обязательство должно отвечать двум требованиям: во-первых, оно должно представлять собой конкретное практическое действие. Никакой расплывчатости. Это обязательство должно вынуждать нести ответственность за его выполнение (конкретика), чтобы не потеряться в вихре неотложных дел. Во-вторых, обязательство должно влиять на опережающий показатель. Если оно не оказывает не него непосредственного влияния, то оно не приблизит команду к достижению СВЦ. Члены же вашей команды генерируют новые креативные идеи относительно изменения показателей отчетного табло и дают слово опробовать новые идеи, тестировать гипотезы и получать результаты.