• Закрыть все документы контрагентам. Может, конечно, это самое скучное, но тем не менее обязательное дело. Если вы не решите бухгалтерские вопросы, то в будущем, при необходимости поработать с этим подрядчиком, можете столкнуться с таким требованием: «А вы сначала нам закройте старые документы, которые мы вам привозили вместе с полиграфией накануне мероприятия. Ну и что, что вы их найти не можете!» Документы придется держать в порядке, даже если очень лень.

• Подготовить и разослать фото, видео и записи. После окончания мероприятия в работу включается ваша команда, которая монтирует, обрабатывает, заливает фото– и видеоматериалы, монтирует видеозаписи выступлений (если они предусмотрены), собирает их в отчеты. Чем оперативнее вы разошлете обещанные видеозаписи выступлений и презентации, чем полнее и эмоциональнее будут ваши фотоотчеты, тем больше фидбэка и отзывов вы сможете собрать, а это тот социальный капитал, который будет работать на вас при организации следующих мероприятий.

• Сделать пострассылку по договоренностям с партнерами – обычно в нее входят спецпредложения от партнеров, скидки, подарки. Делается она не всегда, и вы можете вообще не предлагать ее как опцию партнерского пакета. Но если она кем-то куплена, то осуществить ее нужно четко в оговоренный срок по полной и актуальной базе с последующим предоставлением отчета (если об этом была предварительная договоренность) по открываемости и кликабельности.

• Сформировать и разослать отчеты для партнеров. Если у вас были реализованы партнерские пакеты, отчеты являются обязательным элементом. Партнеру мало интегрироваться в ваше мероприятие и присутствовать на нем – ему важно получить отчет с фотографиями, количеством упоминаний, отзывами, итогами розыгрышей и акций, если они проводились. Форму, сроки предоставления и содержание отчета обязательно нужно обсуждать при заключении договора с партнером и прописывать в приложении (там же, где перечисляются все предоставляемые вами опции и формы интеграции партнера в ивент). Это поможет избежать недоразумений после мероприятия, и, вероятно, структура и качество вашей работы позволит перевести партнерство из разового в систематическое.

И вот только тогда, когда вы все это сделаете, можно пойти хотя бы в SPA, если лечь в позу звезды на недельку не позволяет следующий проект.

Если вы планируете быть организатором более чем одного мероприятия в своей жизни или если у вас уже есть пул постоянных, регулярно повторяющихся мероприятий, то постоянный анализ ошибок и их устранение являются неотъемлемой частью вашей работы. Как после проведенного ивента, так и непосредственно на нем организатор сталкивается с тем, что удалось далеко не все. Где-то произошла накладка, да и отзывы по хэштегу тоже принесли парочку открытий. Что же делать с тем, что уже случилось, как обрабатывать и отрабатывать?

• Изучайте отзывы по хэштегу (и вы, и ваша команда). Не только после, но и, если можете, в процессе. Вы не Фигаро, чтобы быть и здесь, и там, и везде одновременно. Может быть, в каком-то помещении сломался кондиционер или на входе собралась очередь. Если есть возможность решить вопрос на стадии его зарождения – глупо ее упускать.

• Внимательно читайте отзывы в теме в обсуждениях, которую вы создали. Не надо все брать на веру, в первую очередь факты должны сами говорить за себя.

• Перенимайте чужой опыт, ищите то, что понравилось участникам на мероприятиях ваших коллег или, вероятно, не понравилось у вас и о чем вам пишут, приводя в пример другие ивенты.

• Напишите список того, что вызвало негатив у вас или у участников, и того, что, наоборот, собрало много положительных отзывов. Не хватило вешалок в гардеробе – начиная со следующего раза, всегда уделяйте этому вопросу пристальное внимание. Было мало официантов на кофе-брейке – то же самое. Был удачный ведущий – постарайтесь и дальше сотрудничать с ним. Люди не могли найти залы и путались в коридорах – повесьте больше указателей, поставьте «по дороге» волонтеров, меняйте площадку.

• Если вы назначили кого-то из своей команды отвечать за зону или некий процесс и, судя по отзывам, этот человек не справился – или помогайте ему, чтобы впредь не повторить ошибки, или заменяйте другим членом команды.

• При составлении плана подготовки следующего мероприятия обязательно уделяйте должное внимание анализу ошибок, возникших на предыдущих, и сразу старайтесь устранить возможность их появления.

Эта часть нашей книги, возможно, является самой главной. Довольно просто провести мероприятие один раз и больше ни о чем не думать. Совсем другое дело – устраивать ивенты регулярно и одинаково хорошо. Здесь не обойтись без системы, которая будет постоянно приносить вам посетителей.

Да, можно проводить каждое событие как в первый раз. Рисовать новый лендинг, давать рекламу по «холодной» аудитории и получать результат. Однако профессиональный организатор на то и профессиональный, что думает масштабно и заранее стелит себе соломку там, где это возможно.

Если вы реализуете все, что мы будем здесь рассматривать, то обойдете своих конкурентов на много шагов вперед. Когда в 2015 году мы в первый раз сделали конференцию «Суровый питерский SMM» и она произвела эффект разорвавшейся бомбы, мало кто понял, что именно повлияло на такой результат. Тогда (как и на момент написания этой книги) в нише маркетинга лишь единицы проповедовали этот подход. Максимум, на что были способны организаторы, – это использовать почтовую базу, которая каким-то образом, не всегда релевантным, досталась им в наследство.

Когда мы проводим мероприятия регулярно, то всегда сталкиваемся с самой главной проблемой – выгоранием аудитории. Можно сходить на мероприятие один раз, можно два и даже три. Но на определенном этапе интерес к событию у человека падает. Даже если оно было объективно крутым. Соответственно, аудиторию необходимо постоянно обновлять. Большое вливание ресурсов в рекламу позволяет это сделать, но ведет к серьезному снижению прибыли.

Поэтому есть другой вариант – заранее сформировать вокруг темы вашего мероприятия лояльное к вам сообщество, комьюнити. В первую очередь используя для этого социальные сети и e-mail-базу.

Да, на это придется потратить много времени и вложить ресурсы. Но зато потом привести людей на мероприятие не составит труда. Да и другие бонусы такое сообщество тоже даст.

Что произошло на первой конференции «Суровый питерский SMM»? Да все очень просто. На эту конференцию пришли подписчики сообщества «Интернет-маркетинг от А до Я», блога Дмитрия Румянцева, который на тот момент включал около 60 тысяч маркетологов и предпринимателей. Эту же самую механику при продвижении своих саммитов применила Таисия Кудашкина. Перед запуском первых мероприятий, а впоследствии и всех остальных, она сформировала в Facebook сообщество «Websarsafan». Ровно то же самое было сделано при организации фестиваля «Детский Петербург» – для продвижения использовалось одноименное сообщество во «ВКонтакте». И именно такой подход во время написания этой книги реализуется при подготовке конференции для организаторов событий «SOLD OUT».