• Всегда заранее беспокойтесь о том, чтобы на мероприятии было достаточное количество фотографов и привлекательных фотозон. Участники с радостью забирают и ставят на аватарки фотографии с мероприятий, если они сделаны профессиональным фотографом, если они эмоциональные и живые. Примерный расчет – один фотограф на 100–120 человек в день в жанре «репортаж + портрет». Тогда, скорее всего, каждый участник будет запечатлен в зале, у пресс-волла или в фойе, пойманный за разговором с друзьями. Фотографов много не бывает, и это тоже элемент вашей заботы.

• После мероприятия важно не забыть о пострассылке. В ней должны присутствовать ссылки на все фото– и видеоматериалы с мероприятия, на презентации и видеозаписи, если они были обещаны, полезные предложения от партнеров. Не спамьте по этой базе после события – пусть в рассылке не будет ничего, кроме той самой пользы, которой пронизан весь этот раздел.

• Последний совет – улыбайтесь. Если вы улыбаетесь человеку – он чувствует себя нужным, не посторонним. Это особенно важно для тех, кто на подобном мероприятии впервые и кому неуютно. И обязательно научите улыбаться всю команду, особенно волонтеров – они первые, кого видят ваши гости, и зачастую именно по ним и их улыбкам складывается впечатление от вашего ивента.

• Дьявол, как мы помним, кроется в мелочах. И забота – зачастую та самая мелочь, которой многие пренебрегают или реализуют не в полном объеме. А тем временем перед организатором стоит несложная задача: поставить себя на место участника, спикера, модератора, волонтера, партнера – и с самого начала пройти все этапы совместной работы и взаимодействия, понять его потребности, охватить все своим вниманием.

Важным элементом заботы об участниках на деловых мероприятиях, начиная от маленького мастер-класса и заканчивая крупными конференциями, являются полезные и функциональные раздаточные материалы. Что входит в базовый набор, а что является приятным бонусом, как добиться фотографий содержимого пакета участника в соцсетях и можно ли заработать на «раздатке»? Разберемся.

Мы как организаторы постоянно делаем большие конференции. Вот что входит в базовый пакет участника любого нашего мероприятия:

• сертификат участника;

• лента для бейджа;

• именной брендированный бейдж;

• брендированная ручка;

• брендированный блокнот;

• бутылка питьевой воды с фирменной наклейкой;

• почти всегда – наклейки, обыгрывающие тематику конференции.

Бонусами в этом пакете в разное время и на различных мероприятиях оказывались печенье с понятными аудитории шутками, аскорбинка со смешной надписью, брендированные партнером наушники, магнитный блокнот и так далее. Мы категорически против партнерских информационных буклетов, занимающих место в пакете и не дающих участнику никакой пользы. Такой материал постигает одна участь – его никто не читает, и он сразу отправляется в мусорное ведро. Поэтому, если с партнером не удается достигнуть договоренности о полезной «раздатке» или интеграции, мы просим предоставить хотя бы купоны на большую скидку, которая будет полезна участнику, или отказываем в сотрудничестве. А многие рекламные предложения вообще уже давно переведены в приложения мероприятий и в QR-коды.

Если бюджет ивента серьезно ограничен (или просто аудитория слишком мала), то «раздатка» может быть простой, недорогой и небрендированной. Нет проблемы купить тонкие блокноты и самые дешевые ручки в канцелярском магазине. Если же есть бюджет для заказа имиджевой брендированной «раздатки» – этим стоит заморочиться. Потому что потом ее хранят, фотографируют и выкладывают в соцсети с вашим хэштегом (она же эстетичная!), ею, в конце концов, просто приятно пользоваться.

Можно ли заработать на раздаточных материалах? Проверено – можно. Причем в таком объеме, который покроет их производство полностью. Вы можете предложить партнерам следующие опции:

• брендирование бейджа (например, на конференции «Hello, blogger» летом 2016 года бейджи были забрендированы генеральным партнером конференции «Сбербанком», а на конференции «Суровый питерский SMM. Эпизод II» – банком для предпринимателей «Точка»);

• печать на обратной стороне сертификата – там можно размещать рекламное предложение партнера. Кому это будет актуально, тот воспользуется, кому нет – все равно обратная сторона не видна, когда вешаешь сертификат в рамке на стену;

• запечатывание страницы блокнота рекламным предложением партнера (эту и предыдущую интеграцию мы также реализовывали у себя);

• размещение логотипа партнера на белых листах блокнота (внизу, в одном из углов листа). Когда участник будет писать на листе, он не сможет не увидеть логотип или рекламную информацию);

• брендирование лент для бейджей или браслетов участника;

• брендирование подарков в пакете участника. Продуманные сувениры и полезные мелочи будут пользоваться спросом и их точно никто не выкинет. Стоимость этих подарков целиком и полностью зависит от партнера и от ваших договоренностей.

Подготовить пакет с полезной и симпатичной «раздаткой» и вручить его каждому участнику на входе – на наш взгляд, обязательный элемент заботы об участниках. Вспоминается ситуация, когда на крупнейшей конференции федерального уровня на вопрос волонтеру, который выдавал бейджи: «А блокнот и ручку дадите?», был получен ответ: «Пройдите по стендам партнеров, вроде у Avito еще остались». Не надо так.

Грамотное составление расписания и скрупулезное его соблюдение крайне важны. Важны как для организатора, который все заранее продумал и заложил на процессы достаточное время, так и для участников, которые точно знают, как планировать свой день и что никаких задержек на ивенте не случится. О чем следует помнить:

• всегда оставляйте оптимальное количество времени на регистрацию. Невозможно пропустить 5000 человек за полчаса через две стойки. Заранее сообщайте своей аудитории: сколько регистрационных стоек будет организовано, во сколько начнется регистрация, почему не стоит приходить в последний момент. Картинка с недавнего аншлагового многотысячного концерта: на вход через основную дверь стоит 95 % посетителей, у открытой двери, расположенной на отшибе, – 20 человек. Силами буквально двух волонтеров с мегафоном или с помощью пары указателей со стрелками можно было уравновесить потоки и снизить волну негатива в социальных сетях – но нет. Люди стояли полтора часа и пропустили часть концерта.

• Начинайте все мероприятия вовремя, в точном соответствии с расписанием. Участники планируют свое время исходя из того расписания, которое вы им заранее озвучили, и никто не вправе им распоряжаться.

• Оставляйте разумные перерывы между докладами или отделениями концерта. Люди устают, им нужно размяться, выпить кофе, пообщаться. На деловых мероприятиях адекватная продолжительность регулярных перерывов – залог успешного и активного нетворкинга. За 5 минут невозможно и в туалетную комнату сбегать, и с коллегами кофе выпить. А за 15–20 минут – намного реальнее. В то же время в сетке расписания конференции часто можно наблюдать доклады, идущие сплошняком друг за другом. Если вы хотите выйти на перекур – пропустите первые 10 минут доклада. Поставьте себя на место участника – удобно ли вам расписание с таким таймингом?