Папки процессов (канбаны) следует ставить в отсеки, соответствующие тому питчу, через который единица работы должна быть передана следующему процессу. В ящике хейдзунка канбаны/папки повернуты либо в активное, либо в неактивное положение (см. главу 8).

Поставьте папки процессов в соответствующие отсеки на полке-карусели. Затем следуйте указаниям на лицевой стороне папки.

Выравнивание возникает, если есть непрерывный поток. С этого момента можно говорить о реальных улучшениях.

По ходу дела корректируйте карту будущего состояния потока создания ценности. Если на данной схеме отсутствует обозначение для того или иного процесса или вида деятельности, проявите фантазию и добавьте необходимые значки.

Резюме

Хейдзунка, или выравнивание, – главнейший инструмент в структуре бережливого офиса, благодаря которому ваша команда сможет удовлетворить потребительский спрос, максимально эффективно используя имеющиеся ресурсы. Хейдзунка – это сердце бережливого офиса. Непрерывное совершенствование должно стать целью персонала, занятого доставкой заказов на выполнение работы к соответствующим процессам (курьеров), наполнением ящиков хейдзунка заданиями (лидера команды или старшего специалиста) или же выполнением работы, которая хранится в папках процессов (у сотрудников, непосредственно участвующих в создании ценности). Через хейдзунка связаны все участники потока создания ценности. Создайте карту будущего состояния потока создания ценности, и она будет служить указателем, который приведет вас к бережливому офису.

Дальнейшие рекомендации

Эти рекомендации помогут вам понять, как можно на практике использовать идеи и инструменты, описанные в этой главе:

• Не складывайте в ящик хейдзунка слишком много работы сразу.

• Не усложняйте график работы и требования к потоку создания ценности.

• Убедитесь в том, что курьер и остальные работники понимают, что такое питч.

• Постоянно контролируйте процесс работы и вносите коррективы. Время от времени создавайте новый стандарт работы.

• Документируйте все изменения. Создайте карту будущего состояния потока создания ценности и разместите ее на видном месте.

Нередко команды пытаются перейти на новый этап построения бережливого офиса, не сделав многого из того, о чем говорилось в предыдущих главах. В этом случае шансов на успех существенно меньше. Данный тест поможет вам определить, готовы ли вы к изучению третьей части книги или же стоит еще раз внимательно изучить вторую часть.

Тест следует проходить всей командой, чтобы согласовать ответы по каждому вопросу. Когда будете отвечать, имейте в виду цели организации в целом, рыночную конъюнктуру и директивы руководства.

Когда члены команды по созданию бережливого офиса и сотрудники организации научаться применять инструменты бережливого производства (и будут использовать большинство из них), сохранить достигнутые результаты можно будет при помощи эффективного лидерства. У людей возникнет стремление ставить и решать новые задачи. Этого можно добиться только при помощи эффективного лидерства и вовлечения всех сотрудников в деятельность компании.

Лидеры создают свое видение организации и доводят его до сведения других. Они вдохновляют и побуждают к деятельности, которая способствует воплощению видения в реальность. Основное внимание в организации должно уделяться тому, чтобы «делать нужные вещи», или тому, чтобы определить направление движения, если для выполнения работы требуется новая информация.

Понятие «руководство», «управление» уже понятия «лидерство». Успешный руководитель любого звена нацелен делать все как нужно, в то время как успешный лидер делает то, что нужно. Лидеры хорошо представляют себе огромное количество ситуаций и способны увлечь за собой остальных.

Существуют определенные инструменты, которые необходимы, чтобы сформировать видение организации. Большинство моделей стратегического планирования включают в себя долгосрочное видение. С одной стороны, подобный подход является непременным условием успеха организации, но с другой – большинству людей требуется разбить долгосрочное видение на более понятные и короткие временные отрезки. Для этих коротких отрезков разрабатываются стандарты, создаются графики, ставятся цели, которые связывают стратегическое видение и ежедневные задачи. Видение служит компасом, который всегда указывает правильное направление. Постановка краткосрочных целей помогает воплотить видение в реальность. Разъясняя свое видение и то, как оно связано с каждодневными задачами, успешный лидер создает среду, в которой работники стремятся достичь поставленных перед ними краткосрочных целей. Чтобы делать это эффективно, лидер должен знать свой стиль лидерства.

Результаты многолетних исследований показывают, что единственно правильного, наиболее предпочтительного стиля лидерства не существует. Эффективными могут быть все стили, однако в определенных ситуациях одни стили эффективнее остальных. Оптимальный вариант – адаптировать свой стиль лидерства к конкретной ситуации.