Ведение отдельных заметок в разрезе по «Проектам» является еще одной из самых ценных рекомендаций, которую я почерпнул в книге «Как привести дела в порядок». В отличие от простых, одноразовых дел вроде покупки продуктов по пути с работы проектом является любое дело, для выполнения которого нужно нечто большее, чем несколько простых шагов, и для которого установлен предельный срок. В приложении для ведения заметок я создаю отдельный документ по каждому проекту, которым занимаюсь.

Сейчас у меня есть отдельные заметки по планируемым поездкам, выступлениям, к которым необходимо подготовиться, и даже заметки, связанные с написанием этой книги. Заметки содержат информацию о каждом проекте, включая основное, что нужно не упустить из виду, чтобы продвинуть соответствующий проект вперед, и, самое главное, какие следующие действия мне нужно предпринять по каждому из них. Наличие отдельных заметок по каждому проекту позволяет не только переносить информацию о незавершенных проектах на внешний носитель, но и логично планировать шаги, которые нужно предпринять в дальнейшем, чтобы продвинуть данный проект вперед. Названия всех моих заметок по проектам начинаются с букв «PRO», так что они все оказываются в одном месте, когда я просматриваю заметки в алфавитном порядке.

Каждый раз, когда наступает день для технических задач, я просматриваю список проектов и определяю следующие шаги по каждому из них. Затем я переношу эти шаги в список задач и намерений на неделю. По этой причине, хотя я часто работаю над десятками проектов одновременно, я практически никогда не думаю о них, поскольку знаю, что прежний Крис обо всем позаботился и зафиксировал все, с чем Крису настоящему (и Крису будущему) придется иметь дело в начале каждой недели.

Многие проекты требуют скорее внимания, чем времени; например, если нужно сделать 30-минутную презентацию, а вы похожи на меня, то вы будете нервничать и думать о ней чуть ли не постоянно вплоть до самого дня, когда должны ее провести. Перенесение проектов на внешний носитель поможет вам освободить голову от них, и вы сможете продвигать их вперед каждую неделю, сосредоточившись исключительно на том, что находится прямо перед вами.

Список беспокойств

В период между окончанием университета и началом моего проекта, рассчитанного на целый год, у меня было множество поводов для беспокойства, начиная с того, не стоит ли мне принять предложение о работе и отказаться от «Года продуктивности», и заканчивая тем, как получить медицинскую страховку после окончания университета и как в ближайшее время вообще будет выглядеть моя жизненная ситуация. Я создал отдельную заметку по каждой из этих проблем с указанием ближайших конкретных шагов – и все равно продолжал нервничать. Поэтому я решил экстернализовать сам акт беспокойства.

Чтобы освободить сознание от ненужного напряжения, я составил список всех поводов для беспокойства, которые у меня были, – большинство из них, прямо скажем, оказались сильно преувеличены – и запланировал по часу каждый день на тщательный анализ каждого пункта списка. Если я в течение дня ловил себя на том, что меня что-то продолжает беспокоить, то приходилось напоминать себе, что я уже запланировал время, чтобы беспокоиться по данному поводу позже, а если возникал какой-либо новый повод для беспокойства, я добавлял его к тому же списку отложенных беспокойств.

В обычные периоды моей жизни такой список не нужен, но если я чувствую, что ситуация выходит из-под контроля и мне нужно дополнительное свободное пространство в сознании, то я вновь создаю такой список.

Обзор входящей почты

Стоит только оглянуться, вы быстро поймете, как много у вас «почтовых ящиков».

Мое определение почтового ящика: любое место, где хранятся ожидания других людей в отношении вас (например, они рассчитывают, что вы отреагируете на их электронные письма, твиты, сообщения в Facebook, голосовую почту, приглашения через LinkedIn, традиционные бумажные письма), а также любое другое место, где вы храните собственные ожидания по отношению к себе (например, списки подкастов, которые вы хотели бы прослушать, необходимость рассортировать бумаги на столе или прочитать статьи, ранее помеченные закладками). В глубине души я всегда стремлюсь доделывать все до конца, и меня угнетает, когда есть неотвеченные сообщения. Но, как и у многих, со временем количество мест с входящими сообщениями стало зашкаливать.

Вот почему в технические дни я просматриваю и полностью освобождаю все свои ящики от входящих дел, которые накопились в них за неделю. Я также просматриваю все идеи и задачи, накопившиеся в приложении, в котором веду текущие заметки, переношу их в соответствующее место и стираю их в приложении.

Попурри

Если вы хотите еще глубже погрузиться в тему экстернализации незаконченных дел, которые висят в сознании, вот описание еще нескольких моих любимых приемов:

• Всегда иметь под рукой блокнот. Мне нравится фиксировать идеи, как только они возникают, а поскольку мой смартфон выключен между 20:00 и 08:00, сделать это с его помощью не всегда возможно. По этой причине я продолжаю широко использовать обычные блокноты. В ванной комнате у меня лежит непромокаемый блокнот AquaNotes. Обычный блокнот я держу на ночном столике вместе с ручкой, оснащенной фонариком (такими ручками еще пользуются пилоты), чтобы можно было записать идеи, которые иногда приходят, когда я засыпаю или просыпаюсь. Когда я выхожу из дома и не беру с собой смартфон, то блокнот лежит у меня в кармане. Идеи, мысли и озарения имеют значение, только если вы успеваете зафиксировать их, а затем что-то с ними сделать. Блокноты помогли мне сохранить массу таких идей.

• Более простые пароли. Сложные пароли трудно постоянно держать в памяти. Я решаю эту проблему двумя способами: у меня есть менеджер паролей, который хранит все мои пароли и заполняет их автоматически (я рекомендую либо 1Password, либо LastPass). У меня также есть простая система для создания новых паролей: пароль для каждого сайта или сервиса представляет собой просто название сайта, но вместо того, чтобы вводить имя сайта, я набираю на клавиатуре букву, предшествующую данной букве в названии сайта (так Google превращается в Fiifkw), а затем в конце добавляю уникальную серию букв, цифр и символов, которую затем использую в каждом пароле (например, можно добавить 8S5x8 и получить Fiifkw8S5x8). В результате каждый пароль является уникальным, его невозможно угадать, и, что лучше всего, его невозможно забыть.

• Организация электронной почты. Некоторые вещи точно не стоит держать в голове – в том числе и место, где хранится ваша архивированная электронная переписка. Компания IBM недавно провела сравнительное исследование, чтобы выяснить, сколько времени требуется на поиск нужного электронного сообщения пользователям электронной почты, которые хранят письма рассортированными по папкам, и тем, кто просто их архивирует. С применением функции автоматизированного поиска нужные сообщения находились в среднем за 66,07 секунды, а те, кто хранил переписку в рассортированном по папкам виде, тратили 72,87 секунды – и это еще не включало время, которое эти пользователи потратили ранее, чтобы рассортировать свою электронную почту по папкам! Таким образом, сортировка электронной почты по папкам не стоит затрачиваемого времени и внимания. Просто ищите нужные сообщения через функцию поиска.