Доходы и расходы не контролируются при использовании простейшего контроля. Только активы и долги. Мы просто переписываем всё, что у нас есть на этот день, на этот момент.

Сравнение.

Если оба показателя растут из месяца в месяц, то всё хорошо. Наше финансовое состояние улучшается, мы богатеем. Также улучшается наш финансовый потенциал. Мы движемся по направлению к своим целям.

Остается лишь убедиться в том, что темп этого накопления нас также устраивает. Соответствует нашим планам.

Если общий капитал растёт, а рабочий капитал падает – мы по-прежнему богатеем, но финансов, которые работают на нас, становится меньше. Мы «променяли» рабочие активы на неработающие. То есть жить мы стали лучше, но труднее. Лучше – это сейчас, а труднее – в будущем. Наши стремления к построению финансовых планов и к достижению финансовой независимости не реализуются.

Если падают и общий капитал, и рабочий капитал – мы «проедаем» свои запасы. Так жить можно, но не долго. Не реализуются никакие стремления, кроме, возможно, желания жить лучше прямо сейчас.

Основным преимуществом базового контроля является то, что он действительно очень простой. Достаточно раз в месяц пересчитать всё, что у нас есть, и на основании полученных данных сделать выводы.

Такой контроль занимает не более 5—15 минут один раз в месяц.

Если тенденция негативная, то надо разобраться с причинами этого явления. Тогда нужно контролировать не только капитал, не только активы и долги, но и остальные элементы – доходы и расходы.

Детальный контроль своих финансов требует учёта (записывания) всех доходов и расходов. Это надо делать в реальном времени: доходы – в день их получения, расходы – практически ежедневно.

Есть одна проблема. В реальной жизни мы не можем учесть всё. Обычно мало кто ошибается в учёте доходов. Но можно с большой долей уверенности утверждать, что никто не может записать и учесть абсолютно все свои расходы. Опыт показывает, что чаще всего ошибка составляет 10% – 30% от суммы расходов. Именно столько «теряется», эти расходы остаются неконтролируемыми.

Проблему не сложно решить.

Каждый месяц наш капитал меняется. То, что у нас было в начале месяца, увеличилось на сумму наших доходов и уменьшилось на сумму того, что мы потратили.

Кк = Кн + Д – Р

Здесь:

Кк – общий капитал на конец периода;

Кн – общий капитал на начало периода;

Д – доходы за период;

Р – расходы за период.

Если мы

– провели инвентаризацию и вычислили общий капитал в начале периода;

– сделали то же самое в конце периода,

– знаем доходы за этот период,

то можем рассчитать расходы:

Р = Кн – Кк + Д

Таким образом, мы можем вычислить фактическую (правильную) сумму расходов за период.

Если мы знаем сумму всех расходов и сумму той их части, которую мы контролировали, то легко определить и сумму неконтролируемых расходов.

Мы получили своеобразный тест качества нашего учёта. Если неконтролируемых расходов мало – 1%-3% от всех расходов, то всё в порядке, мы действительно взяли расходы под контроль. Если процент неконтролируемых расходов больше, то контроль должен быть улучшен.

Алгоритм детального контроля требует ежедневного внимания к своим финансам.

При оптимальном контроле мы все расходы разделяем на две большие группы:

– «обычные» – регулярные, ежемесячные расходы,

– разовые или нестандартные расходы.

Оптимальный контроль может использоваться только после нескольких месяцев детального контроля. В результате этих нескольких месяцев нам становится известна примерная сумма «обычных» расходов – на еду, быт, коммуналку, автомобиль и т. д. В этом случае дальше можно не вести детальный учёт этих обычных расходов, а записывать только какие-то разовые или нестандартные расходы.

Тогда «обычные» ежемесячные расходы мы просто вычислим по нашей формуле как неконтролируемые. При оптимальном контроле мы, действительно, перестали их контролировать. Причем сделали это осознанно, поскольку из месяца в месяц затраты на еду, быт и тому подобное не будут значительно меняться.

Если динамика капитала нас не радует, показывает негативную тенденцию, то оптимальный контроль укажит нам, где причина этой тенденции. Лежит ли она в текущих тратах или, наоборот, в каких-то разовых, нестандартных расходах.

Оптимальный контроль является компромиссным с точки зрения затрат времени и эффективности.

Эффективный учёт

Контролировать свои расходы, доходы, активы или долги – это не только переписать их суммы. Их нужно как-то классифицировать, объединить в группы. А потом, на основе такого объединения, найти способ понять, что именно является для нас проблемой. Точно идентифицировать проблему – это почти всё, что нужно для её решения.

Мы очень часто недооцениваем значение грамотной и, самое главное, эффективной и продуктивной классификации. Не до конца понимаем, какое влияние это оказывает на результаты анализа и конструктивные выводы из него.

Обычно мы делим расходы на категории. Доходы – на постоянные и разовые. Активы и долги просто считаем и никак не классифицируем. Но этого явно недостаточно.

Каждый из четырёх элементов семейных финансов имеет не одну, а несколько характеристик, по которым их можно классифицировать. Классификация по какой-то одной характеристике даёт взгляд с одной стороны. По другой характеристике – с другой стороны.

Если посмотрим с разных сторон, то получим даже не 3D (three-dimensional), а multi-dimensional, многомерную их картинку. Так мы точнее выявим проблему и найдём лучшее решение.

Такой подход к учёту можно назвать многомерным. В отличие от одномерного подхода – по категориям или по какому-то другому признаку.

Учёт расходов

Первой, привычной характеристикой расходов является категория – целевая или предметная направленность. Это коммунальные услуги, питание, одежда и обувь, здоровье, обучение и т. д. Иногда какие-то категории дробят, делят на подкатегории.

Перечень категорий для каждой семьи можно подобрать индивидуально. Но их не должно быть слишком много. Иначе трудно сделать конструктивные выводы из их анализа.