Основной причиной неисполнения бюджета времени являются прерывания. Им могут способствовать отвлекающие телефонные разговоры, посетители, приходящие без дополнительной договоренности.

Для предотвращения неожиданных прерываний можно ввести «красное» и «зеленое» время. Вас можно прервать только в «зеленое» время. В «красное» время вы не отвлекаетесь от работы. Если кто-то попытается отвлечь вас в часы «красного» времени, можете просто сказать: «Извините, сейчас я очень занят одной проблемой. Могу ли я подойти к вам в… (называете временной интервал из вашего «зеленого» периода)?» Большинство людей с пониманием отнесутся к такой вежливой просьбе.

Остерегайтесь людей, отнимающих время. Столкнувшись с ними, можно на время покинуть кабинет или заявить, что вы очень заняты и, к сожалению, у вас нет времени на разговор. Если «пожиратель времени» позвонил вам по телефону, и вы никак не можете от него избавиться, то, не прекращая разговор, свободной рукой прервите связь. Это воспринимается, как будто вас разъединили. Затем оставьте трубку снятой, чтобы до вас не могли дозвониться.

Если вас отвлекают звонки по мобильному телефону, переведите его в режим: «Абонент недоступен». Не стремитесь быть полезным для всех. Вместо того, чтобы тратить время на долгие разговоры, лучше обменивайтесь письмами по электронной почте.

Чтобы по возможности избежать прерываний, нужно научиться говорить «нет». Возьмите за правило никогда не говорить «да» бездумно, автоматически. Учитесь отказывать твердо и тактично. Помните, что чрезмерное количество обязательств – это путь к провалу, перегрузкам и ухудшению здоровья.

Когда вам нужно отказать кому-либо, лучше сделать это быстро и решительно. Такие неопределенные фразы как «Я подумаю об этом» или «Я не знаю» порождают надежду, которая позже превратится в сильное разочарование вами. Лучше расставить точки над i сразу же. Известный психолог Дж. Келли приводит перечень основных прав человека, которые необходимо помнить, чтобы не потерять уверенность в себе. В их числе – право отвечать отказом на просьбу, не чувствуя себя виноватым и эгоистичным.

Ежедневный план не должен превращаться в подобие сторожевой собаки. Ваш список ежедневных дел нужно уважать, но не стоит канонизировать его как Святое писание. Это всего лишь инструмент, но не идол для поклонения. В противном случае не остается времени для того, чтобы помочь тому, кто в этом нуждается, насладиться дружеской беседой на улице или навестить родных. «Наслаждение всегда после: после того, как выполнены все дела, для которых установлен крайний срок, даны ответы на письма, сделаны звонки и т. д. Но все-таки это время никогда не приходит. Потому что появляются новые письма, крайние сроки работы и жизнь опять откладывается до этого после – пока, наконец, не станет слишком поздно. Хомяк на топчане имеет столько же свободы», – писал Дж. Стейнберг о фанатиках планирования времени.

Семь главных правил планирования дня гласят:

1. Главный принцип планирования – записывать (записывайте в ежедневник все дела, задачи и назначенные встречи).

2. Планируйте новый рабочий день накануне вечером.

3. Цените время и устанавливайте временные лимиты.

4. Не составляйте план на целый день, оставьте буферное время (примерно 40-50 %).

5. Объединяйте сходные дела в рабочие и временные блоки, придайте вашему дню общую структуру, но пусть она остается гибкой.

6. Последовательно сконцентрируйтесь на приоритетах.

7. Начинайте, проживайте и заканчивайте день позитивно. Получайте удовольствие от своих успехов.

Момент, когда можно остановиться и сказать: «Все! Достаточно на сегодня» наступает, когда основная работа выполнена, а все, что остается, это только внешняя отделка.

В конце дня нужно подвести его итоги, сделать выводы и спланировать следующий день. Личные итоги дня поможет подвести следующий опросник:

● Приблизил ли меня сегодняшний день к моим целям?

● Чему я научился сегодня, что я в будущем буду делать по-другому?

● Мог ли я отказаться от некоторых дел?

● Все ли мои идеи и соображения я занес в записную книжку?

● Как я смогу вознаградить и поощрить себя?

● Что самое лучшее из того, что я еще мог бы сделать сегодня?

● Как я спланирую следующий день?

Эффективное планирование времени не должно быть жестким, оно не исключает возможность маневра: нужно иметь некоторый запас времени для непредвиденных дел. Это запасное время позволит выполнить все необходимые дела наиболее экономичным путем. Когда вы не ловите рыбу – чините свои сети.

Эффективный тайм-менеджер – кто он?

Когда мы собираемся что-либо в себе изменить, то очень важно представлять себе тот идеал, ради которого мы стремимся к переменам. Как конкретно вы изменитесь, если научитесь управлять временем?

Один из ведущих специалистов в области управления временем Ф. О’Коннелл описывает портрет эффективного тайм-менеджера следующим образом [67]. Такому человеку нравится ходить на работу. Часто он предпочитает приходить на работу пораньше, чтобы позаниматься в спокойной обстановке. Он всегда планирует свой день, включая в план список приоритетов. Эффективный тайм-менеджер интуитивно чувствует, что должно быть сделано и когда. Наиболее важные дела он выполняет, когда его обычно никто не отрывает – в период так называемого «красного» времени. В «зеленое» время такой сотрудник более открыт для внешних контактов, и его могут отвлекать от главного как люди, так и менее важные дела. В его распорядке дня предусмотрены и непредвиденные обстоятельства. Если тайм-менеджер планирует уйти в 17.00, то пытается завершить дела, скажем, уже к 16.00.

Внутренне наш герой обычно сохраняет спокойствие, не часто выходит из себя и не повышает голос. Сталкиваясь с трудностями, он, скорее, пытается разрешить их, чем давать им распространяться. Отлично выполняя работу, эффективный тайм-менеджер почти всегда выполняет свои обязательства и в итоге меньше страдает от стресса на службе. Он не только преуспевает на работе, но и уходит домой вовремя.

Таких, как наш герой, характеризует уважительное отношение окружающих. Эффективный тайм-менеджер говорит то, что думает, определяет все возможные варианты, предлагает их и позволяет принять лучшее решение.

Если кто-либо пытается навязать эффективному тайм-менеджеру какое-нибудь задание, то это задача не из легких. Человек, который ценит время, не возьмется за что-либо просто потому, что задание как будто свалилось с потолка. Он четко выяснит, сколько времени потребует выполнение, постарается вникнуть в то, что ему поручают, и потом выполнит все настолько хорошо, насколько сможет.

Такой человек одержим своей работой. Он заинтересован в ней и знает ценность того, что делает. Эффективный тайм-менеджер знает высоту планки, которую может взять, и, когда требуется, готов к сотрудничеству с руководством. У нашего героя хорошие профессиональные взаимоотношения с боссом, потому что он очень надежен. Если такой человек дает обещание, то руководитель может полагаться на него.