Идея заключается в применении к приложениям тех же принципов, что и к другим технологиям. Это позволяет рационально выбрать ресурсы, которые помогают двигаться вперед и не создавать индивидуальный набор отвлекающих факторов, мешающих сконцентрироваться на действительно важных делах.

Для овладения боевым искусством необходимы время, силы, тренировка, ошибки и еще более интенсивная тренировка, но эти усилия с лихвой оправдывают себя. Карта процесса планирования дел из квадрата 2 разработана для того, чтобы помочь убрать ненужную входящую информацию и защитить большие камни в куче гравия. Она позволяет видеть перспективу и в сложной ситуации принимать правильные решения о том, чему посвятить внимание и энергию.

В конечном счете, самым главным активом в любом конфликте является холодный разум. Именно он позволяет нам действовать гибко и рационально в момент принятия решения. Хотя навыки, о которых мы говорили в этой главе, важны, еще важнее умение не поддаваться естественному желанию отвечать на каждый гудок и звонок, а действовать осознанно с позиции видения квадрата 2.

Как заметил известный автор исторических романов Эйдзи Ёсикава, «хороший ученик заботится больше о тренировке своего разума и укреплении духа, чем о совершенствовании техники боя».

Регулярное использование карты процесса планирования дел из квадрата 2 помогает укрепить философию квадрата 2 и подобно настоящему мастеру сфокусироваться на более крупных и важных вещах.

Теперь вы можете перейти к применению принципов и подходов правила 4 «управляйте своими технологиями, не давайте им подчинить себя», используя следующие простые приемы. Выберите наиболее подходящее для вас.

• Посмотрите, где вы держите основную четверку. Выберите один подход и найдите более рациональный способ управления этой информацией.

• Не пожалейте 15 минут на создание правил обработки наиболее важных писем или тех, что чаще всего отвлекают внимание.

• Выберите пять писем и разложите их на составляющие.

• Загляните вперед и выберите одну из будущих встреч, где потребуются документы. Привяжите необходимые документы к этому событию.

• Уделите два часа очистке почтового ящика.

• Воспользуйтесь приложением А «25 правил работы с электронной почтой» как источником идей. Выберите два-три пункта и попробуйте убедить членов своей команды использовать их вместе с вами.

Мы считаем мозг главным активом и инструментом, функционирование которого необходимо оптимизировать. Для выдающейся эффективности надо научиться целенаправленно, осознанно принимать важные решения каждое мгновение, когда мы бодрствуем. Нужно культивировать такое умонастроение, которое позволяет тонко понимать, что именно имеет значение в нашей работе и жизни, и заниматься именно этим в первую очередь. Нам надо особенно чутко относиться к ответам на вопросы типа «Это важно?», «Это соответствует моим важнейшим ролями и целями?», «Включил ли я в план на неделю и на день важнейшие дела, чтобы выполнить их несмотря на обилие гравия?», «Могу ли я противостоять искушениям, создаваемым моими гаджетами, и избежать ненужных дел из квадратов 3 и 4?».

Все это связано с интенсивной мыслительной деятельностью. Работа логического мозга на протяжении дня требует огромных энергозатрат. Хотя на мозг приходится порядка 2 % массы тела человека, он потребляет около 20 % совокупной энергии организма{35}. Помимо прочего, стрессогенные задачи влияют на настроение, эмоции и другие проявления высшей нервной деятельности, воздействующие на способность ясно мыслить и принимать рациональные решения.

Если вы действительно хотите овладеть правилами 1–4, то важнейшей задачей из квадрата 2 будет обеспечение мозга большим количеством кислорода и глюкозы. К сожалению, в нашем мире эта задача нередко стоит на последнем месте.

Наш образ жизни – постоянные стрессы, нездоровое питание, недостаток физической активности и недосыпание – приводит к тому, что ученые называют синдромом хронической усталости, а все остальные – выгоранием. Мы тянем лямку день за днем, не давая телу и мозгу возможности отдохнуть. Наша мантра звучит так: «Работай, как бешеный, пока не свалишься». Стало модным хвастаться: «Мы работали до полуночи», «Я работал все выходные», «Отпуск? О чем вы? У меня нет на это времени». В итоге такая модель поведения убивает способность мозга принимать рациональные решения и вообще мыслить. Кроме того, работа в квадратах 1 и 3 на протяжении всего дня, изматывающая срочностью и неотложностью, неизбежно приводит нас в квадрат 4 с механическими и ненужными занятиями. Именно так мозг сигнализирует об истощении и о том, что ему требуется отдых. Все, что ему подходит в таком состоянии, это самые простые задачи, не требующие особых усилий и концентрации внимания. Переключение на них возможно и дает облегчение на мгновение, но в долгосрочном плане является потерей времени.