Если вышесказанное кажется вам знакомым или поражает одну из ваших главных болевых точек, подумайте об инвестировании в какую-нибудь форму программного обеспечения для фильтрации электронной почты. Иногда мы думаем, что этот инструмент фильтрует только спам-сообщения, но это лишь начало. Хорошее программное обеспечение для фильтрации электронной почты помогает управлять вашим почтовым ящиком, автоматически сортируя все ваши сообщения и помещая их в папки на основе установленных вами критериев. Например, можно настроить фильтры для отправки рекламных писем, рекламных объявлений, информационных бюллетеней, квитанций, личных сообщений и заметок о проектах в специальные папки. Это позволяет содержать почту в хорошо организованном виде с самого начала. Письма больше не летят в свалку, на которую похожа любая среднестатистическая электронная почта.

Большинство распространенных почтовых сервисов, таких как Gmail, Outlook и Apple Mail, имеют встроенную функцию фильтрации. Отличные коммерческие фильтрующие продукты, такие как SaneBox, также доступны и гораздо более просты в использовании. Они работают как по волшебству, постоянно и автоматически очищая вашу электронную почту в фоновом режиме. Этот тип услуг представляет собой автоматизацию в ее лучших проявлениях, и я не смог бы существовать в мире электронной почты без чего-то подобного.

Программное обеспечение для макрообработки. Если термин «макрообработка» заставляет ваши глаза выпучиваться, оставайтесь со мной еще хотя бы минуту. Я обещаю, что не буду проводить для вас никакого урока по компьютерному программированию. Макрообработка относится к программному обеспечению, которое позволяет вам группировать несколько небольших действий в последовательность. Это превращает множество отдельных микрозадач в единую макрооперацию, которую вы можете запустить с помощью сочетания клавиш, текстовой комбинации, определенного условия на вашем компьютере или даже вашего голоса.

Я использую макросы как часть своего рабочего процесса каждый день, и мои связаны с сочетаниями клавиш. Вы, вероятно, знакомы с использованием основных сочетаний клавиш, таких как cmd+C или ctrl+C для копирования и cmd+V или ctrl+V для вставки. Как только вы привыкнете к таким быстрым ярлыкам, то больше почти никогда не будете тянуться к мышке, чтобы вырезать, копировать, вставить, выделить курсивом или подчеркнуть текст. Дело в том, что вам станет проще держать пальцы на клавиатуре. Вот почему я люблю включать клавиатурные макрокоманды в свою работу. Например, для использования программы под названием Keyboard Maestro – только для Mac, но есть решения и для Windows – я настроил несколько быстрых команд, которые будут выполнять почти все мои обычные задачи с клавиатурой или мышью. Вместо того чтобы двигать руки к мыши или трекпаду, чтобы найти и запустить приложение с почтой, я могу просто щелкнуть сочетание клавиш, чтобы открыть его. Я могу сделать то же самое, чтобы открыть другие мои наиболее часто используемые приложения.

Открытие приложений – это лишь малая доля того, что я могу делать с помощью сочетаний клавиш. С такой же легкостью я могу инициировать гораздо более сложные и конкретные действия, многие из которых стали незаменимыми в моей работе. Например, я могу выделить блок текста и нажать комбинацию клавиш, чтобы превратить весь выделенный текст в верхний, нижний или заглавный регистр. Возможно, это необычная потребность для вас, но я сейчас говорю о своих задачах. Помните, что первым шагом в автоматизации рабочего процесса является определение своих собственных потребностей. Поняв, сколько времени трачу на различные варианты редактирования текстового формата, я решил потратить немного времени на настройку макрокоманд конкретно для этих задач. Теперь я могу вызывать эти вещи в одно мгновение; на данный момент такие команды – уже просто часть моей мышечной памяти. Как только вы настроите макросы и научитесь их использовать, они помогут вам освободить кучу времени и снять часть рабочей нагрузки.

Программное обеспечение для расширения текста. Программное обеспечение для расширения текста – это другой тип сочетания клавиш. Это сервис, который работает на вашем компьютере и превращает небольшие, определенные фрагменты текста в более длинный и сложный текст. Например, когда я набираю ;f2 в документе, электронной почте или в любом другом текстовом поле, мой компьютер немедленно расширяет этот ярлык до «Free to FocusTM» (включая символ TM). Набор клавиш mhco вставляет в документ «Michael Hyatt and Company». Набор клавиш ;biz расширяется до моего местного номера телефона, а ;dlong – до длинной формы сегодняшней даты. Это все те вещи, которые я вынужден печатать несколько раз в день, и эти сочетания клавиш экономят мне секунду здесь и там весь день каждый день. Все складывается.

Я использую расширение текста даже для более длинных и сложных блоков информации, таких как ответы, которые обычно нужны мне в социальных сетях, и заметки, которые я часто отправляю своей команде через Slack. Как и шаблоны электронных писем, это позволяет мне отправлять личное сообщение за считаные секунды. Я использую их настолько часто и много, что мне удивительно трудно использовать чужой компьютер для выполнения какой-либо работы. Мое любимое приложение для расширения текста в настоящее время TextExpander, которое доступно для Mac и Windows, но есть и несколько других хороших вариантов.

Утилиты для записи экрана. Эти приложения записывают происходящее на экране вашего компьютера или планшета и сохраняют его в виде видеофайла, который вы можете редактировать и которым можете делиться с другими. Этот тип программного обеспечения является ключевой частью моих рабочих процессов. На самом деле все мои онлайн-курсы имеют некоторый уровень обучения записи экрана. Большинство компьютерных и мобильных операционных систем имеют ограниченную встроенную функцию записи экрана, но профессиональные приложения, такие как ScreenFlow и Camtasia, выводят все это на новый уровень. Они предоставляют пользователям полный контроль над записью, а также предлагают удивительные инструменты редактирования для постпродакшна. С помощью этих высококлассных инструментов вы можете наложить видео вашего лица на экран со звуком. Это позволит вам, например, разговаривать со зрителями, пока вы ведете их через курс по той же записи экрана. Это добавляет огромный личный штрих к онлайн-видео и вебинарам, а также делает ваши рабочие процессы кристально ясными для всех, кто зависит от них.

Найдите для себя самый легкий путь

В этой главе я попытался познакомить вас с миром автоматизации, рассмотрев четыре наиболее распространенных ее типа. Мы начали с автоматизации своих собственных действий, которая заставила вас изучить свои ежедневные рутины и выстроить ритуалы вокруг того, что вы уже делаете (или хотите делать) каждый день. Во-вторых, мы рассмотрели автоматизацию с использованием шаблонов, цель которой – призвать вас всегда спрашивать себя, какие компоненты этого проекта вы будете использовать снова. Это поможет вам определить повторяющиеся задачи, которые созрели для автоматизации. В-третьих, мы исследовали автоматизацию процессов, которая прочно основана на документировании рабочих моментов. И в-четвертых, мы поверхностно затронули технологическую автоматизацию, изучив четыре различные категории технических решений. Я надеюсь, что эти четыре типа автоматизации показали вам, что все возможно, стоит вам только начать искать способы автоматизации вашего бизнеса и жизни.