Отслеживая ход работ при решении проблемы, используйте систему текущего контроля. В осуществлении этого процесса вам помогут вопросы и рекомендации, данные ниже:

• Устранена ли проблема?

• Выявлена ли коренная причина? Устранена ли она? Если да, составьте инструкцию или иной документ для стандартизации решения.

• Выясните, могут ли другие подразделения организации извлечь пользу из принятого решения. Для распространения информации о принятом решении используйте информационный бюллетень, ежемесячное совещание, интернет-сайт и т. д.

• Если избавиться от проблемы не удалось, или коренная причина осталась не выявленной, вернитесь к этапу 1. Учитесь на собственном опыте.

Основные преимущества данного метода решения проблем:

• Способствует всестороннему анализу проблемы.

• Удерживает команду и отдельных сотрудников от слишком поспешных выводов.

• Стимулирует творческое начало членов команды, заставляет людей в полной мере использовать свои умения, навыки и опыт, а при необходимости – привлекать внешние ресурсы.

• Заставляет планомерно внедрять решения в соответствии с графиком и добиваться устойчивого характера преобразований.

Причиной неудач при решении проблем чаще всего становится неправильное определение коренной причины или выбор и внедрение ошибочного решения.

Последовательно переходите от одного этапа к другому. Организации, которые работают на уровне мировых стандартов, применяют испытанный метод решения проблем на всех уровнях. Сотрудники и команды должны пройти обучение, чтобы освоить процесс решения проблем. Тем, кто занимается решением проблем, следует выделить достаточно времени на эту работу.

Используйте данную выше форму «Поэтапное решение проблемы» как наглядное пособие при поэтапном решении проблем.

На предыдущей странице представлена сводная таблица, в которой собрана информация о различных инструментах решения проблем. Ее нельзя считать исчерпывающей, но она может послужить катализатором при решении проблем на начальных этапах создания бережливого офиса.

Резюме

Данная глава посвящена данным и инструментам, которые помогут команде «отправиться в путь». Важно, чтобы каждый получил общее представление о четырех направлениях работы:

1. Организация командной работы

Работа в команде – важнейшая составляющая любого проекта по внедрению бережливого производства. Представление о динамике развития команды и характерных особенностях этапов ее становления станет для команды хорошим подспорьем в процессе работы.

2. Оценка текущего положения дел

Этот раздел знакомит с различными формами (инструментами) для высокоуровневого анализа процессов, которые использует команда, занимающаяся реализацией проекта по созданию бережливого офиса. Важно определить, сколько времени уходит на остановки. Остановки – это потери.

3. Поток создания ценности и составление карты потока

Подробная карта поможет определить, где имеют место потери. Устраняйте потери с помощью инструментов бережливого производства. Существует два основных вида карт потока создания ценности – карта текущего состояния и карта будущего состояния. Еще один возможный путь – составление карт отдельных процессов, если те не связаны единой составляющей.

4. Простая методика решения проблем

Важно решать проблемы, которые могут отразиться на реализации проекта по созданию бережливого офиса. Команды должны применять модель решения проблемы в шесть этапов или аналогичный метод, чтобы выявить коренные причины, которые могут помешать осуществлению проекта.

Дальнейшие рекомендации

Данные рекомендации могут помочь осмысленному применению концепций и инструментов, о которых рассказывается в этой главе.

• Определяйте функции каждого сотрудника как можно конкретнее. Если определенный участок выбран для реализации пилотного проекта, расскажите всем, кто работает в подразделении, о целях и задачах проекта. Поскольку большинству сотрудников по всей вероятности придется участвовать в реализации аналогичных проектов в будущем, такая подготовка будет весьма полезна.

• Не следует недооценивать важность устава команды, информационных справок по совещаниям, отчетов о текущем статусе проекта и итоговых отчетов. Они представляют собой испытанные, эффективные и легко осваиваемые средства коммуникации при реализации проекта.

• Используйте план создания бережливого офиса как визуальный инструмент, помогающий людям увидеть путь, который им предстоит пройти. Чтобы получить четкое представление о текущем состоянии дел, используйте карты потока создания ценности и карты процессов. Определите обязанности участников и время, которое следует выделить на данную работу. Люди должны понять, что суть происходящего – изменения. Позаботьтесь о том, чтобы создание бережливого офиса велось постепенно, шаг за шагом.

• Объясните сотрудникам, что сбор данных для оценки текущего положения дел поможет им понять, что происходит в их подразделении, и снизить уровень стресса в процессе работы.

• Подчеркните важность успешной реализации проекта для организации.

• Чутко реагируйте на неприятие изменений сотрудниками. Скажите, что вам понятны их чувства, но оставайтесь верны избранному курсу. Обязательно используйте такие инструменты, как форма учета рабочих процессов, журнал учета остановок и незапланированных заданий, журнал звонков и сообщений и вопросник «Необходимость перемен».

• Приток идей обеспечен, если вы работаете вместе с командой и добиваетесь консенсуса, вводя усовершенствования. Составьте список идей, которые выходят за рамки текущего проекта. Не отклоняйтесь от устава команды.

• Следует поощрять позитивное отношение членов команды к происходящему и соответствующее поведение.

• Научитесь разбираться в динамике развития команды. Делайте акцент на позитивные моменты. Любая команда проходит четыре этапа развития.