Под рутиной я понимаю все дела, которые занимают наше физическое, интеллектуальное и эмоциональное пространство, требуют выполнения, но для которых мы еще не сформулировали желаемый результат и план первоочередных шагов. Пока мы рассортируем эту рутину в совокупность ясных и подконтрольных задач и не поймем, чем нам следует заниматься в любой момент времени, она будет создавать дистресс и «пожирать» нашу энергию.

«Дистресс вызывает не столько большой объем входящей информации или нехватка времени на его обработку, а недостаток ясности и определенности в таких вопросах, как истинная суть проекта и требуемые первоочередные шаги на пути его внедрения. Именно решение первоочередных задач в момент их появления на горизонте, а не попытки разобраться во второстепенных проблемах после того, как неприятности уже начались, позволяет нам эффективно обрабатывать информацию», – справедливо считает Дэвид Аллен[59].

Это очень результативный подход, который позволяет освободить мозг для работы над приоритетом в данный момент и при этом не оставить без контроля ни одной мысли, идеи или сообщения. Если какой-то проект занимает наши мысли в тот момент, когда мы сконцентрировались на приоритете, это значит, он является «незамкнутым циклом». Это значит, что мыслительный процесс над этим проектом не закончен, нет плана действий, и он представляет для нашего мозга «горячий» вопрос.

Например, мы захотели организовать совещание, но еще не спланировали его детали на бумаге или в файле, и оно засело в нашей голове, потому что мы не додумали все до конца. Мыслительный цикл не замкнут, и, чтобы его замкнуть, нужно еще что-то спланировать. Даже один такой незаконченный цикл мешает свободному и качественному интеллектуальному труду. А когда их десятки? До тех пор, пока мы не замкнем все эти циклы, мы будем постоянно чувствовать дистресс и впустую терять энергию, нужную для тех дел, которые мы должны еще сделать.

С большинством деловых людей именно так и происходит. Если вы относитесь к их числу, то лучше выполнить очень простое, но в то же время очень эффективное задание, которое я называю «Замыкание незаконченных циклов». Его цель – собрать и замкнуть все незаконченные циклы, т. е. абсолютно все дела, занимающие наши мысли, в единый список первоочередных шагов по каждому делу и поместить их в рабочую или домашнюю корзину «Входящие».

Начать имеет смысл с физического сбора материалов. Осмотрите все ваше личное пространство (включая рабочее место) в поисках чего-либо, что лежит не так и не там. Сформулируйте на листе бумаги каждое найденное «дело», обозначьте датой, запишите первый шаг и положите в корзину «Входящие». Этот процесс может занять несколько часов, а возможно, и дней. Очистить нужно все: рабочие поверхности, шкафы, полки, ящики и т. д.

Далее следует перейти ко всем незаконченным циклам, которые пока существуют только в нашей памяти или зафиксированы на материальных носителях, но еще не попали в корзину «Входящие». Нужно записать каждую идею, мысль, смутное желание, замысел, проект и сделать это желательно на отдельном листе бумаги или в файле. Чтобы полностью освободить свой мозг и нечего не пропустить, можно использовать тематический список (Приложение № 8).

В результате не должно остаться ни одного дела, которое бы представляло собой незаконченный цикл и не было зафиксировано и внесено в корзину «Входящие». Как показывает опыт, после этого мероприятия корзина «Входящие» оказывается переполненной. Эта корзина предназначена для временного складирования информации в целях ее дальнейшей обработки и сортировки. Этот процесс я называю организацией информации, которая осуществляется с учетом трех правил: по одной, по порядку, и ничто никогда не возвращать обратно в корзину (Приложение № 9).

Процесс организации информации лучше проводить в специально выделенное для этого время, в конце дня или недели, чтобы рассортировать все бумаги, которые накопились, закрыть трудовой гештальт (цикл) и переключиться на отдых и восстановление. Процедура организации осуществляется с участием инструмента, который по своей эффективности не уступает корзине «Входящие», – это мусорная корзина.

Итак, начинаем! Берем первый бумажный носитель с зафиксированной на ней задачей и задаем вопросы: «Что это такое? С этим можно что-то сделать? Взять в работу или нет?» Если ответ твердо отрицательный, то документ отправляется в мусорную корзину. Если мы понимаем, что когда-нибудь этот документ пригодится, мы отправляем его в архив справочных материалов либо в библиотеку идей, которая может быть в шкафу или в ежедневнике.

Если ответ «Да», мы задаем себе новые вопросы: «Каково следующее действие? Исполнитель это я?» Если ответ отрицательный, мы вносим документ в список «Делегировать» и складируем его в корзине «На контроле». Сам процесс делегирования можно осуществить как сразу, так и позже, обозначив в списке «Делегировать» срок передачи дела и инициалы другого человека. Если же ответ «Да», и дело можно сделать в течение двух минут, нужно сразу сделать его. Если дело потребует больше времени, то у нас есть три варианта.

Первый вариант – это крупный проект. Внести в «Список проектов», завести новую папку, если проект новый, или внести новые сопутствующие материалы в уже существующую папку по уже действующему проекту. Это список всех текущих проектов, которыми мы сейчас занимаемся. Затем мы определяем следующие действия по каждому проекту с конкретными сроками с помощью вопросов: «Каковы мои дальнейшие действия по этому проекту? Какой результат и до какого срока я хочу получить?» Тип формулировки – «Продвинуться от «А» к «Б» до 31.12.2016».

При необходимости цель или задача заносится в ежедневник (дневной список дел). Список составляется один раз в год (в ежедневнике), после чего дополняется и корректируется в течение года. Из этого списка выделяются 1–3 приоритетных проекта. Список проектов просматривается еженедельно, на этапе воскресного планирования. Список может храниться в корзине «На контроле».

Второй вариант – это мелкое дело, которое нужно выполнить в ближайшее время. Внести в «Основной список действий» на отдельном еженедельном чек-листе (хранится в корзине «На контроле»). Либо внести в раздел «Гибкие задачи на неделю» в ежедневнике. Этот список просматривается еженедельно, на этапе воскресного планирования.

Третий вариант – это мелкое дело, которое нужно срочно выполнить сегодня или завтра. Внести в ежедневник с бронированием и бюджетированием времени и сроков исполнения.

Процесс обзора и анализа информации – это следующий этап работы с информацией, который подразумевает регулярную сверку с ежедневными и еженедельными списками дел. Это помогает обрести ясность и сконцентрировать свою энергию, особенно внимание на достижении максимальной результативности и маневренности. Далее остается лишь действовать: точно и быстро.

Как только мы освоим оптимальную схему первичной обработки информации, можно перейти к оптимизации работы с электронной почтой. Умение быстро и без чрезмерных затрат энергии справляться с большим потоком электронной почты является обязательным для современного делового человека. Невозможно обрести высокую работоспособность, результативность и избегать информационных дистрессов, оставаясь рабом электронной почты.