Туристический конверт. Паспорт, авиабилет, ваучер на размещение, медицинская страховка, юридический полис туриста, памятка по стране, визитная карточка турфирмы и другие документы выдаются туристу в конверте. Тур-конверты, как правило, выдают туроператоры, но мы рекомендуем туристическим агентствам иметь свои, потому что на всем протяжении путешествия турист обращается к документам и, значит, держит в руках турконверт. Зачем турагентам продвигать торговую марку туроператора, если на рынке идет жесткая борьба за постоянных клиентов-туристов, пусть турист чаще видит ваш логотип! Чтобы заработать лояльность клиентов, конечно, туристических конвертов недостаточно, но это один из эффективных инструментов рекламы.

Туристические конверты бывают из цветного пластика с одним или двумя карманами, на кнопке с внешним карманом, из кожзаменителя различного тиснения, нубука, натуральной кожи, на шнурке вертикального и горизонтального размеров – на любой вкус и бюджет. Стоимость тиража зависит от материала, модели, количества и качества наносимых цветов и количества штук. Если выбрать самую простую модель с двумя карманами, при тираже 100 экз. стоимость 1 шт. составит 30–50 руб.

Вы наверняка встречали туристические конверты из плотной бумаги и согласитесь: в 90 % случаях их выбрасывали или оставляли в спинке кресла самолета. В отличие от бумажных пластиковые конверты хранят даже после путешествия, а наиболее хозяйственные туристы собирают в них квитанции об оплате коммунальных платежей и другие документы. Понравившийся турконверт берут с собой в следующее путешествие независимо от того, услугами какой туристической компании туристы воспользовались.

Как можно сэкономить на изготовлении туристических конвертов? Если бюджет не позволяет заказать турконверты, напечатайте в типографии фирменные наклейки и нанесите их на прозрачные закрывающиеся папки-сумочки, которые продаются в любом магазине товаров для офиса во всех возможных форматах и расцветках.

Печатная сувенирная продукция: карманные календарики, квартальные календари, наклейки на чемодан, бирки для чемоданов, блокноты различных форматов, фирменные листы для записи, стикеры, кубарики (листы для записи в виде кубика), ежедневники, планинги, открытки (табл. 10).

Таблица 10

Примерная смета расходов на заказ полиграфии

По данным www.printcenter.ru.

Подготовить офис туристического агентства к работе просто и сложно одновременно. Будьте готовы к тому, что подрядчики не всегда поставляют заказы в срок, привозят бракованную продукцию, требующую замены, они не пунктуальны при доставке, настройка профессиональных компьютерных программ занимает больше времени, чем хотелось бы… и так может быть на каждом этапе.

Был случай, когда офис туристической компании был полностью оформлен и подготовлен к продажам, но оплаченный заказ стульев и кресел для сотрудников и посетителей не могли привезти более 10 дней после запланированного дня открытия офиса. Пришлось срочно покупать недорогие стулья из известного всем шведского мебельного магазина. Помните, из каждой ситуации есть выход – компромиссное или временное решение.

Сколько человек должно работать в туристическом агентстве? Какие позиции должны быть в штатном расписании? Для ответа на эти вопросы в первую очередь оцените:

♦ количество туристических направлений, которые планируется продавать;

♦ количество рабочих мест в офисе;

♦ минимальный штат туристической компании.

Минимальный штат турфирмы, как правило, состоит: из руководителя, который участвует в продажах, менеджера, курьера. В этом случае бухгалтерский учет ведет юридическая компания или приходящий бухгалтер (и не забудьте про уборщицу!). Такая расстановка кадров очень часто встречается в туристических агентствах. Чем этот вариант опасен? Если по каким-либо причинам руководитель или менеджер не выйдет на работу (болезнь, рекламный тур, отпуск, семейные обстоятельства), одному сотруднику не справиться или он будет работать в ущерб качеству оказываемых услуг. Этот вариант можно «спасти», если взять второго менеджера без опыта работы или студента туристического вуза на неполный рабочий день.

Оптимальный штат небольшой туристической компании выглядит примерно так:

♦ руководитель;

♦ менеджер-1;

♦ менеджер-2;

♦ секретарь с расширенным кругом обязанностей;

♦ курьер;

♦ бухгалтер-кассир;

♦ уборщица.

Директор. Руководитель туристической компании – фигура ключевая и решает большое количество вопросов, как хозяйственных, так и стратегических, но помимо него желательно иметь не менее двух продающих менеджеров. Руководитель может быть и главным бухгалтером, кассиром, подписывать документы и оформлять приход денежных средств.

Если руководитель турфирмы – наемный сотрудник, у него обязательно должен быть опыт работы не менее двух лет, это минимальное время, за которое специалист может пройти все «сезоны» работы турфирмы – высокий, низкий, «мертвый» – и научится управлять компанией.

Если у руководителя – учредителя турфирмы нет опыта работы в туризме, это не трагедия. Нужно пригласить на работу менеджеров с опытом работы и вместе с ними вырабатывать стратегию, ассортимент, рекламную политику компании.

Менеджер туристической компании. В круг его обязанностей входят: ведение переговоров с клиентами и партнерами по телефону и в офисе, оформление туров с туристами, бронирование туров и оформление документов с туроператорами, контроль за выполнением заказов, изменением цен, требованиями к предоставляемым документам, условиями сотрудничества, спецпредложениями. Универсальный менеджер должен поддерживать и повышать свою квалификацию (мастер-классы, семинары, рекламные туры), работать на выставках и workshop.

Требования, предъявляемые к менеджерам: высшее образование, опыт работы в туризме, отсутствие вредных привычек, презентабельный внешний вид, грамотная русская речь, коммуникабельность, инициативность, умение решать конфликтные ситуации, ответственность.