Если вы видите, что больше всего задач попало в первый квадрат, это говорит о том, что вы, скорее всего, имеете привычку откладывать дела и затягивать их выполнение. Работа не начинает «гореть» ни с того ни с сего. Так происходит только если вы вовремя не сделали то, что должны были. Внезапных поломок, конечно, порой трудно избежать, но если регулярно уделять внимание профилактике, то их станет гораздо меньше. Может быть, вы пренебрегаете этим? Зачастую люди считают, что «проблемы надо решать по мере их возникновения», и в этом заключается их огромная ошибка: гораздо проще заниматься профилактикой проблем, чтобы не допускать их вообще.

Обратите внимание на коварный третий квадрат – срочные, но не важные дела. Если он включает в себя большое количество пунктов, это повод задуматься. Возможно, вы не умеете говорить людям «нет»? Позволяете отвлекать себя от выполнения важных дел? Если это так, то имейте в виду: когда такое происходит, вы не принадлежите себе. Вы реагируете на внешние раздражители, в то время как ваши собственные важные дела оказываются в простое.

Про четвертый квадрат, полагаем, нет нужны говорить особо подробно. Вы и сами видите, сколько времени вы просто «убиваете». Не путайте бесцельное времяпрепровождение с отдыхом: просмотр хорошего фильма – это отдых, а пустое перещелкивание каналов телевизора – бесцельно потраченное время. Время, попавшее в четвертый квадрат, не эффективно ни на один процент. Вам надо учиться пересматривать приоритеты.

5. Хотя бы один раз в месяц проводите ревизию своих приоритетов. Наблюдайте за тем, как перераспределяются ваши дела. Старайтесь поместить как можно больше дел во второй квадрат: выполняя их вовремя, вы освободите первый квадрат, что сэкономит вам время, силы и нервы.

Конечно, сразу у вас не получится отказаться от дел из третьего и четвертого квадратов. Человеку сложно отказаться от привычек. Если вы привыкли отвечать на все звонки подряд, и честно по десять минут выслушиваете оператора, рассказывающего о новых банковских услугах, вам сложно будет сразу начать говорить «нет» и прерывать тех, кто отнимает ваше время. Полежать на диване, бесцельно щелкая пультом по каналам – еще одна привычка, от которой сложно отказаться. Однако подумайте о том, что эти привычки просто съедают вашу жизнь! Ведь те десять минут, которые вы потратили, слушая ненужную вам информацию по телефону, просто ушли из вашей жизни. Сколько таких десятиминуток было в вашей жизни за неделю? А за месяц? Год? А если добавить сюда часы, затраченные на «листание» каналов, на компьтерные игры или зависание в социальных сетях, – как вы думаете, что получится?

Только представьте: годы, целые годы вы теряете совершенно напрасно! Однако в ваших руках изменить все это. Не позволяйте людям красть ваше время.

Следующий шаг, который вам необходимо предпринять – научиться ставить во главу угла дела из второго квадрата. И тут снова привычки могут взять верх: не всегда мы настолько ответственны, чтобы заранее выполнять важные дела, если они не являются срочными. Многие спросят: «Зачем делать то, что не горит?» Ответ прост: чтобы избежать стресса и состояния «загнанной лошади», когда эти дела перейдут из разряда не срочных в разряд «должно было быть сделано еще вчера». Только представьте, насколько легче станет ваша жизнь, если вы навсегда забудете про состояние дедлайна! Вы сможете жить спокойно, не тратя нервы понапрасну. Конечно, невозможно полностью исключить все горящие дела из своей жизни, однако значительно снизить их количество вполне в ваших руках.

Вовремя выполненные дела из второго квадрата не позволят случиться авралу. Вы будете работать в спокойном режиме, получая удовольствие от сделанной работы. А если работа в удовольствие, это является отличным мотиватором. Пусть это подтолкнет вас к тому, чтобы уделять как можно больше внимания заданиям из второго квадрата. Со временем вы увидите, что чем больше времени вы уделяете важным, но пока еще не срочным делам, тем быстрее и качественнее они выполняются. А значит, впредь будете стараться высвободить для них как можно больше времени. Откуда его взять? Правильно, из третьего и четвертого квадратов. Таким образом, мотивируя сами себя, вы значительно сократите список дел, которые «едят» ваше время.

Да, иногда важные дела кажутся скучными и рутинными, и бывает сложно уговорить себя заняться ими. Готовить каждый день обед – конечно, важно, но так скучно! Как быть в таком случае? Психологи считают, что отличным решением является определение «сверхзадачи» каждого повседневного дела, даже самого рутинного. Постарайтесь найти некий высший смысл, который вы вложите в обычные дела. Тогда у вас появится мобилизующая сила, которая ежедневно будет помогать вам двигаться вперед. К примеру, готовя обед, вы можете вспомнить о том, что таким образом заботитесь о себе и своей семье, что уделяете внимание здоровью, закладываете основы правильного питания, и это в итоге значительно повысит качество вашей жизни. Разве эта мысль не является вдохновляющей?!

Если у вас не получается найти «высший смысл» в повседневном деле, это повод задуматься: а так ли оно важно на самом деле? Попробуйте просмотреть таким образом все ваши ежедневные дела. Возможно, вы поймете, что какими-то из них и вовсе заниматься не стоит? Смело говорите «НЕТ» таким делам и вычеркивайте их из своего списка приоритетов.

Умение говорить «нет» очень сильно упрощает жизнь. Народная мудрость «кто везет – на том и едут» звучит несколько грубовато, но отражает истинный смысл ситуации. Как только вы увидите, сколько времени у вас освободится при отказе от выполнения этих дел, вы удивитесь. Все это освобожденное время вы теперь можете потратить на себя.

1. Вспомните события прошедшей недели. Особое внимание обратите на ситуации, когда от вас требовалось сказать «Нет». Перечислите (а лучше – выпишите) все такие ситуации.

2. Проведите детальный анализ каждой ситуации по отдельности. Для этого ответьте на вопросы:

1) у вас было желание ответить «нет» на просьбу?

2) к вам уже ранее обращались с подобной просьбой? Что вы отвечали обычно?

3) если бы вы отказались, это причинило бы вам неудобство?

4) какую выгоду вы приобрели, согласившись выполнить просьбу?

5) что было бы, если бы вы отказались?

6) изменилось бы к вам отношение просящего? Если да, то как именно? Уверены ли вы в том, что отношение к вам изменилось бы? На чем основана ваша уверенность?

7) вас тяготит просьба, на которую вы согласились?

8) имеет ли для вас значение общественное мнение?

3. Ответы на эти вопросы покажут ясную картину и помогут пролить свет на причины вашего согласия. Скорее всего, над вами тяготеет общественное мнение: вы боитесь, что люди сочтут вас эгоистом, если вы им откажете. Если причина только в этом, вам однозначно надо учиться говорить «нет».

4. Поставьте себе цель в следующий раз ответить отказом на просьбу, которая только украдет ваше время, но не принесет вам ни малейшей выгоды. Заранее продумайте, как вы будете отвечать на просьбу. Составленный текст поможет вам в неожиданной ситуации, когда вы слишком взволнованы, чтобы искать подходящий ответ. К примеру, это может быть такой вариант: «Извини, но у меня нет возможности помочь тебе. Я с радостью отвечу на вопросы, но сделай ты сам». Таким образом вы даете понять собеседнику, что готовы ему помочь, но не будете выполнять работу за него.