Начало большинства бизнес-проектов напоминает выход в море лодки: с нее просто снимаются швартовые канаты – и все ждут, наблюдая за тем, как ее подхватывают волны и медленно относят от берега. При запуске большинства проектов вы задаете бюджет и временные рамки, а также определяете размер и состав команды. А затем приходят животрепещущие вопросы: «С чего начать? Какой наш план? Как люди, выполняющие работу, организуют ее?»

Как и кажущийся простым спуск лодки на воду, начало проектов часто является непростой задачей для большинства компаний, но поддерживать нужный курс после запуска – еще сложнее. Многие проекты дрейфуют в море неопределенности, после того как заказчики теряют нить, позволяющую отслеживать прогресс, а у команды начинаются проблемы с тем, чтобы держать всех в курсе событий. Этот все возрастающий недостаток информации направляет лодку прямо на скалы – проект теряет поддержку руководства. Как только это происходит, он рушится и тонет.

В Menlo мы отслеживаем продвижение проекта вместе с клиентами с помощью наших еженедельных игр в планирование. Используя технику «Оригами планирования» (которую мы подробнее рассмотрим в главе 7), менеджеры проектов отображают курс продвижения наших клиентов, выкладывая на листы планирования регистрационные карточки. Они обозначают требующееся на работу время, определенное в более ранних оценочных ритуалах, в то время как листы планирования представляют общее количество времени в рабочей неделе.

Это простое упражнение облегчает проведение наиболее важных разговоров и принятие клиентом решений о поддержании курса проекта. Типичный проект не управляется одним человеком. Отдел исследования и разработок имеет свой набор приоритетов, высшее руководство – свой, а отделы маркетинга, продаж и поддержки клиентов – еще какие-то свои приоритеты. Все эти противостоящие точки зрения следует согласовать друг с другом, чтобы во время групповых обсуждений можно было совместно определить конечные наиболее разумные приоритеты.

На таких еженедельных встречах четко и однозначно прорабатываются основные вопросы управления проектами. Что у нас есть на входе и что должно быть на выходе? С чего начать? Что потом? Что входит в план этой недели? Что реально отложить? Что не может ждать? Есть ли менее дорогой способ выполнить данный элемент? Ничего ли не упущено? Нужно ли нам это? Все вышеперечисленные, а также многие другие вопросы следует совместно обсудить клиенту и нашему менеджеру проекта. Часто инвестор приводит с собой других людей, которые представляют противоположные мнения в компании-заказчике. К моменту завершения планирования приоритеты оказываются обозначены. Все всё осознают. Сложенные соответствующим образом регистрационные карточки либо располагаются на листах планирования – таким образом обозначая допуск к работе, – либо отложены в сторону. Все просто и ясно.

Работа над игрой в планирование: раскладывание регистрационных карточек на листы бумаги, соответствующие реальным часам работы

Игра в планирование – это еженедельная дискуссия, и она не всегда протекает легко, но наши ритуалы планирования упрощают общение. Ни у одной проектной команды никогда не было возможности дождаться поступления полной информации. Тем не менее мы должны принимать решения. И лучше, когда это делается группой людей в ходе совместной беседы, а не каким-то уставшим менеджером проекта, сидящим в пустом кабинете поздно вечером.

После завершения игры в планирование менеджер дает одну неделю на работу над выбранными регистрационными карточками каждой паре, участвующей в проекте. Такое распределение заданий никогда не происходит устно или по электронной почте, оно выполняется с помощью одного из самых известных артефактов нашего офиса: доски авторизации работ.

Такие доски бросаются в глаза любому случайному посетителю, потому что они выглядят достаточно упорядоченными и встречаются повсюду в рабочем пространстве. У каждого отдельного проекта есть своя доска авторизации работ – прямоугольная матрица, заполненная приколотыми к стене регистрационными карточками. Каждая колонка в матрице проекта представляет пару сотрудников, работающую на этой неделе над проектом, а также карточки, относящиеся к данной паре на следующие пять дней. Каждый горизонтальный ряд – это день недели. Имена людей в парах указаны на заглавной карточке вверху колонки.

Члены команды смотрят на доску авторизации работ. Она понятна каждому, кто изучает этот артефакт: какие члены команды за какое именно задание ответственны в каждый конкретный день работы над данным проектом

Наиболее прекрасным в этих старомодных визуальных дисплеях Menlo является то, что в них нет никакой двусмысленности. Каждая пара знает, над каким проектом она работает на текущей неделе и что нужно сделать по плану за следующие пять дней. Это полная тирания. Такое утверждение может показаться смешным применительно к одной из самых демократичных компаний в мире, я знаю. Но именно здесь свободой нашей культуры действительно приходится пожертвовать. Напарники могут продолжать заниматься работой, которую они любят, и никто не будет заглядывать им через плечо и спрашивать: «Ну, как оно там? Продвигается?» Им не нужен такой контроль.

У каждой команды есть разумный объем запланированной работы, основанный на ее собственной оценке. Напарники работают над задачами последовательно, сверху вниз, сосредоточивая все внимание только на одной карточке за раз, пока не застрянут или не закончат. В любом случае пара переходит к следующей карточке в своей колонке. Если они завершат работу над своими карточками раньше запланированного, то предлагают помощь другой паре, взяв карточку из их колонки. Если к тому времени уже справились все, данная пара может переключиться на карточки, приколотые под отдельным индексом и представляющие будущие приоритетные задачи, выбранные клиентом во время планирования. Такая система помогает сотрудникам непрерывно работать всю неделю в соответствии с установленными заказчиком приоритетами.

Не нужно думать, что этот подход может применяться только в командах программистов. Некоторые сотрудники Menlo используют точно такую же систему и дома: они вешают подобную матрицу на холодильник, чтобы организовать обязанности детей. Джефф Шокс, патентный поверенный из Сан-Франциско, использует собственную версию такой доски, чтобы организовать работу своей команды. Вы можете найти подобные системы и в производственных компаниях – даже таких больших, как Toyota.

А что если бы у вас появилась возможность мгновенно узнать о ходе выполнения проекта – в любое время дня и ночи, без необходимости собирать совещание и разговаривать с каждым сотрудником? Звучит нереально? Только не в Menlo. После тридцати секунд объяснений любой человек с улицы сможет сделать доклад о состоянии проекта Menlo, определив, какие пары выбились вперед, какие остаются позади и какова общая производительность проектной команды в сравнении с графиком работ на эту неделю. Наблюдательный человек – без взаимодействия с людьми, выполняющими работу, – сможет даже определить, какие пары сталкиваются с большими трудностями во время работы над своими регистрационными карточками, нежели другие. Разноцветные точки-липучки расскажут все.