Старайтесь планировать встречи с подчиненными на такое время, когда и вы, и они, скорее всего, будут в офисе. Понедельник и пятница не очень подходящие для этого дни, потому что иногда люди берут длинные выходные и отсутствуют на работе. Я предпочитаю проводить личные встречи с подчиненными в утренние часы, до того как наваливаются дела, для того чтобы не комкать встречи и не переносить их под давлением неотложных обстоятельств. Однако это время больше всего подходит членам команды, начинающим работу рано и не отвлекающимся на летучки. Уважайте время продуктивности подчиненных, старайтесь назначать встречи на самый продуктивный период их рабочего дня, когда они находятся в трудовом потоке.

Корректировка времени личных встреч

Как и многое в нашей жизни, личные встречи не относятся к категории «назначил и забыл». Здесь необходимо принимать во внимание целый ряд факторов.

Как часто вы контактируете с конкретным работником в течение недели?

Если это происходит достаточно часто, то отдельные еженедельные встречи могут быть не нужны.

В каком уровне руководства и советов нуждается данный работник?

Новичок или младший член коллектива, только вошедший в него, может быть более заинтересован в ваших советах, чем опытный и старший работник, уже сам идущий по своей колее. С другой стороны, и старший сотрудник, преодолевающий трудности со сложным новым проектом, может быть благодарен вам за время, уделенное ему, чтобы помочь разобраться в деталях.

Часто ли и активно делится данный работник информацией с вами?

Человек, не очень хорошо умеющий доводить до руководства свои соображения, может нуждаться в более частом личном общении с менеджером.

Каковы ваши личные отношения с данным работником?

Здесь будьте осторожны. Некоторые люди полагают, что хорошим отношениям не нужно уделять излишнего внимания, и все свое время посвящают отношениям плохим. Однако есть очень много людей, и я в том числе, нуждающихся в регулярных личных встречах с руководством даже при наличии хороших отношений. Даже если вы считаете, что с данным конкретным человеком у вас всё в порядке, это еще не означает, что он во всем согласен с вами. Не совершайте фатальную ошибку — не сосредоточивайте все внимание на работе с проблемными работниками и не игнорируйте своих звезд.

Насколько стабильно или, наоборот, неустойчиво положение компании?

Одним из предметов обсуждения на ваших личных встречах всегда будут новости компании. Особенно в периоды быстрых перемен или неопределенности обязательно уделяйте достаточно времени ответам на вопросы, заданные сотрудниками. Помните, что сохранение регулярности личных встреч даже во времена нестабильности поможет упрочить обстановку в команде и приостановит распространение ненужных слухов.

Разные стили проведения личных встреч с подчиненными

Итак, вы распланировали личные встречи с подчиненными. Для чего в реальности нужно их использовать? Я встречалась с разными стилями проведения встреч и могу сказать: их эффективность в равной степени зависит как от менеджера, так и от подчиненного.

Встреча для составления списка необходимых дел

Одна или обе стороны — участники встречи приходят со списком вопросов для обсуждения, и обе стороны обсуждают их по степени важности. При этом сообщаются новые сведения, принимаются решения и осуществляется планирование действий. Этот стиль можно назвать «не нужно тратить времени на бесполезные обсуждения». Он предполагает, что обговоренное на встрече будет сделано. Недостаток такой встречи в том, что иногда возникает вопрос, зачем вы обсуждали все это в личном общении. Итоги встречи выглядят иногда несколько искусственно и состоят из пунктов, вполне обсуждаемых в чате или по e-mail. Если вы принимаете этот стиль, то постарайтесь сделать так, чтобы ваши вопросы и вопросы подчиненного имело бы смысл обсуждать именно на личной встрече. В них должны иметься нюансы, заслуживающие обсуждения в условиях встречи один на один.

В целом этот стиль можно назвать весьма профессиональным и эффективным, хотя и несколько сухим. Он заставляет ваших сотрудников обдумывать встречу заранее и готовить вопросы для обсуждения. Я знаю одного менеджера, создававшего на диске в Google таблицу с вопросами для очередной встречи. И он, и его подчиненные имели доступ к таблице и в режиме реального времени могли вносить туда любую мысль для предстоящей встречи. Так обе стороны заблаговременно могли видеть планы друг друга.

Встреча для обсуждения в свободной манере

Я не отношу себя к числу очень организованных людей. Меня не воодушевляет строгий стиль бесед с заранее подготовленными вопросами и списком того, что необходимо после встречи сделать. Если мои подчиненные согласны, я могу принять такой стиль. Но лично мне больше нравится свободная манера проведения личных встреч. Моя цель на встрече один на один — выслушать все, что хочет высказать член команды. Я исхожу из того, что ход встречи должен направляться им, и обычно предоставляю ему возможность изложить все, что он считает важным. Беседы один на один с подчиненными я рассматриваю не только как плановое мероприятие, но и как креативную дискуссию. Правда, оборотной стороной свободного разговора в ходе встречи может стать ситуация, когда без достаточного контроля он превратится в поток жалоб или сеанс психотерапии. Слишком чувствительные руководители могут иногда позволить себе нездоровую психологическую близость к подчиненному. Если вы начинаете тратить свою энергию на выслушивание жалоб и причитаний работника, то можете только усложнить его проблемы. Возможно, не обязательно каждый раз по итогам встречи продуцировать строгий список дел, обязательных к исполнению. Однако проблемы вашего подчиненного на работе должны быть либо рассмотрены и решены, либо отложены по взаимному согласию. В том, чтобы из раза в раз обращать дело в трагедию, смысла мало.

Встреча с обратной связью от вас к подчиненному

Иногда личные встречи с сотрудником посвящены тому, чтобы в неформальной обстановке довести до него оценки и рекомендации по работе. Такие встречи полезно проводить регулярно, особенно с новыми сотрудниками. Частота раз в квартал достаточна, чтобы уделить этому аспекту необходимое внимание. Во многих компаниях для всех работников принята практика постановки индивидуальных целей. Поэтому такие встречи с обратной связью вы можете использовать, чтобы оценить продвижение подчиненного к своим целям, независимо от того, касаются они его работы или его личности.

С сотрудниками, имеющими проблемы в работе, встречи «с обратной связью» следует проводить чаще. Если же речь идет о подчиненных, определенных к увольнению, рекомендую встречи с ними документировать. Запись такой встречи должна включать в себя обсужденные вопросы и ожидания, возложенные вами на данное лицо. Эти записи должны быть направлены работнику (обычно по e-mail).

В случаях, когда кто-то из ваших подчиненных совершает действие, требующее немедленной реакции и исправления (обидел коллегу, пропустил важное совещание, был груб), по возможности, не ждите очередной личной встречи с до виноватым, чтобы дать ему обратную связь. Увидев такой поступок подчиненного или услышав о нем, скажите человеку сразу же. Чем дольше вы выжидаете, тем сложнее будет поднять соответствующий вопрос и тем менее эффективной станет обратная связь. То же самое относится и к похвале! Когда что-то сделано хорошо — не скупитесь на похвалу: хвалите в нужный момент.