За сравнительно короткий срок была проделана, даже по сегодняшним меркам, огромная работа. Было очевидно, что торжества в Сарове привлекут огромную, доселе там не виданную массу народа. Саровская пустынь никогда не жаловалась на отсутствие паломников, теперь же официальное признание Церковью благодатного дара преподобного должно было еще более увеличить поток богомольцев. В Саровских торжествах должна была участвовать императорская семья, со всеми вытекающими из этого последствиями. К тому же Саровская пустынь находилась в стороне от крупных населенных пунктов и железных дорог. Следовательно, надо было за оставшееся до торжеств время привести в порядок дороги, обеспечить паломников крышей над головой, питанием, медицинским обслуживанием и прочим. Требовала большого внимания и организация богослужений, крестных ходов и т. д. и т. п.

Для богомольцев из дальних губерний с 5 июля по 1 августа по железной дороге от Нижнего Новгорода до Пензы пускались специальные «богомольческие» поезда. Ближайшими железнодорожными станциями к монастырю были Арзамас (62 версты от Сарова по грунтовой дороге) и Шатки (60 верст). С юга, со стороны Тамбовской губернии к Саровской пустыни добирались дорогами, ведущими от станций Сасово (120 верст) и Торбеево (105 верст). По этим маршрутам шли почтовые и земские тракты, содержались станции, на которых можно было отдыхать и менять лошадей. В связи с ожидавшимся увеличением движения по дорогам на пути из Темникова были построены две дополнительные станции: на реке Пуште и на Озерках (в монастырских владениях в десяти верстах от монастыря). Новая временная почтовая станция появилась и на пути к Саровской пустыни от Арзамаса — в Глухове. На каждой станции было всего по нескольку лошадей и в такой ситуации с транспортом во время торжеств могли быть проблемы. Основная масса пассажиров (те, кто не шел пешком) перевозилась «вольными» ямщиками: и местными, и приехавшими издалека, чтобы заработать. Для вольных ямщиков при монастыре было отведено специальное помещение. Ямщики, допущенные в Саровскую пустынь, прошли тщательный отбор, начальник саровской полиции Сарынкевич (назначенный на эту должность временно на период торжеств, до этого бывший тамбовским полицмейстером) издал такое распоряжение: «В Саров будут допущены лишь те ямщики, которые будут снабжены от меня номерной бляхой для ношения на шапке… Само собой разумеется, что в ямщики могут быть допущены лишь лица вполне благонадежные».

Было проведено ветеринарное освидетельствование лошадей. Учитывая опыт подобных мероприятий, власти пытались установить единую таксу для ямщиков на провоз пассажиров — 6 копеек за версту с лошади. В действительности цены удержать не удалось. Цены во время торжеств поднялись вдесятеро по сравнению с обычными. Арзамасские извозчики, например, заранее договорились везти до Сарова не меньше чем за 60 рублей. «„Да когда же нажить, как не теперь?“ — приходилось слышать мне не раз от извозчиков, и в гостинице, словом, всюду», — вспоминал один из путешественников. Административные меры контроля за ценами оказались не эффективны. «Единственное средство для уменьшения провозной платы — это конкуренция», — считал один из организаторов торжеств архимандрит Серафим (Чичагов).

К снабжению паломников продовольствием и другим обеспечением были привлечены предприниматели. Желающих оказалось достаточно: дело сулило немалые выгоды. Вот несколько примеров. Продавать мясо в Саровской пустыни подрядился темниковский мещанин Семен Васильевич Губарьин, при этом оговорены были и будущие цены: 1-й сорт — 12 копеек за фунт, 2-й — 10 копеек. Устроить в Сарове чайную на две тысячи человек и пекарню взялся крестьянин Краснослободского уезда Сергей Дмитриевич Самышкин. Темниковский мещанин Николай Федорович Егоров обязался подвозить ежедневно во время торжеств 100 пудов печеного белого хлеба.

Организаторы продумывали, как обеспечить большое количество народа питьевой водой, кипятком, медицинским обслуживанием, как организовать пожарные обозы и т. д. Словом, к работе были привлечены не только гражданские и церковные власти на уровне губернии и епархии, но и всей страны.

Гостиницы в Саровской пустыни уже задолго до торжеств перестали справляться с прибывающими ежедневно тысячами паломников. Для богомольцев стали отводить помещения на конном дворе и в других монастырских службах, но и этого не хватало. Специально к торжествам в Саровской пустыни было построено девять временных деревянных гостиниц. Пришлось потесниться также самой монашеской братии. Монастырская больница была временно вынесена за пределы монастыря, ее помещения переоборудовали для приема гостей, освободили некоторые кельи. Купеческая гостиница была отведена для монахинь Дивеевского монастыря.

Естественно, что на место в гостиницах, даже временных, могли рассчитывать лишь богомольцы «из достаточного класса» и официальные лица. Для простых богомольцев решено было строить временные бараки. Барак представлял собой деревянное дощатое сооружение 30 метров в длину и семь в ширину, внутри него были установлены трехъярусные нары. Расчетная вместимость такого барака составляла 250 человек, но если потесниться, то влезали и все пятьсот. Такие бараки были установлены на пути основных потоков пеших богомольцев. Несколько бараков было построено возле Саровской пустыни, но основная их масса была возведена на расстоянии примерно шести верст от стен монастыря в специальном богомольческом городке. (Место это до сих пор сохранило название Городки.) Бараки делились на мужские и женские. При каждой группе бараков устраивались часовни, лавки, чайные, медпункты. Интересно, что подрядчиков для строительства бараков, чайных и иных построек монастырь согласился допустить к работе бесплатно, но с условием, что лес и кирпич они будут закупать только в монастыре.

Таким образом, бараки, построенные вблизи Саровской пустыни, могли вместить 25–50 тысяч человек. В действительности же паломников пришло гораздо больше, и основная масса их ночевала в лесу и вблизи монастыря под открытым небом, благо погода в июле 1903 года в дни торжеств оказалась устойчиво ясной.

Для обеспечения порядка и безопасности участников торжеств в Сарове были собраны значительные силы полиции и регулярной армии. Количество полицейских в Сарове и ближайшей окрестности составляло около полутора тысяч человек, и была учреждена особая саровская полиция. В монастыре разместились 11-й гренадерский Фанагорийский великого князя Дмитрия Павловича полк и 1-й Донской казачий генералиссимуса князя Италийского графа Суворова-Рымникского полк. Военные прибыли заранее. Интересно, что командование казаков жаловалось на непомерно высокие цены в Сарове на овес и продовольствие. На случай поимки преступников в Саров были командированы судьи, созданы специальные «арестные» дома не только в Сарове, но и в пунктах на маршрутах следования паломников. Для организации высылки арестованных были подготовлены этапные пункты.

Особенно надежно обеспечивалась безопасность проезда и пребывания в Сарове императорской семьи. Вооруженная охрана была расставлена по всей длине железнодорожного пути от Петергофа до Арзамаса, на что потребовалось около 15 тысяч солдат. Дорога от Арзамаса до Сарова находилась под охраной казаков Собственного его величества конвоя. Для обеспечения безопасности царя и свиты была составлена следующая инструкция.