Прочие поездки. Для начала убедитесь, что служащему необходимо ехать туда, куда он собрался. Многие любят просто проветриться.

Счета (отчеты о расходах). Кто-то, желательно вы, должен периодически просматривать все отчеты служащих о расходах. Если вы не успеваете заниматься этим постоянно, используйте метод выборочной проверки, не уточняя, что вы делаете это нерегулярно. Пусть служащие пребывают в уверенности, что все отчеты просматриваются вами лично. Если вы обнаружите, что кто-то из сотрудников необоснованно включил в отчет что-либо дорогостоящее, сообщите ему, что обнаружили его проступок и прощаете его, но, если это повторится впредь, он не будет прощен. Отчеты о расходах этого сотрудника будут безупречными как минимум в последующие год-два.

Мебель для офиса. Отмените все расходы на мебель для вашего офиса. В нынешние времена всегда найдется офис, откуда можно взять письменный стол, кресло или книжный шкаф. Когда вы даете сотрудникам хозяйственного подразделения карт-бланш, они стремятся купить новую мебель. Попросите их подойти к проблеме конструктивно, и они всегда смогут найти лишнюю мебель, которую можно использовать. Если все же необходимо приобрести что-либо новое, это требование непременно до вас дойдет независимо от того, заморожены закупки мебели или нет. Наложите запрет на новые закупки, делая необходимые исключения. Должно быть так, и только так.

Оргтехника. Ранее мы уже останавливались на этом вопросе. Я еще не видел ни одной компании, расходы которой на названную статью нельзя было бы безболезненно сократить на 40 процентов. Сделайте это, и ваши сотрудники с легкостью приспособятся к новым условиям. (Кстати, в некоторых компаниях ответственный за административно-хозяйственное обеспечение составляет требование на закупку оргтехники на основе инвентарной описи. Никогда не допускайте этого! Как вы думаете, в чем он больше заинтересован: составить список покороче или, наоборот, как можно длиннее?)

Копировальная техника. Действительно ли вам необходимо иметь в офисе столько копировальной техники? Не может ли служащий сделать несколько шагов, чтобы подойти к тому аппарату, который стоит в соседней комнате? (Может быть, тогда он станет копировать только то, что действительно нужно?) Советую отменить закупки новой копировальной техники и не обновлять ту, что есть.

Контракты на гарантийное обслуживание и ремонт офисной техники. Советую не подписывать или не возобновлять подобные контракты. Знаете ли вы, из чего складывается стоимость такого контракта? Поставщик техники включает туда стоимость всех деталей, которые могут понадобиться в течение контрактного периода, расценки на устранение наиболее вероятных неполадок, а также весьма значительную страховую сумму (то есть вы страхуете себя от риска возможных поломок в будущем, причем неизвестно, будет ли тогда стоимость ремонта больше или меньше той, что заложена в контракте). Однако ремонт офисной техники не такая уж дорогостоящая вещь, чтобы страховаться от подобного риска. Ваш бизнес связан с гораздо более серьезным риском, вы рискуете гораздо более крупными суммами, которые ничем не застрахованы. Общее правило таково: страхование необходимо только от крупных рисков, от ситуаций, которые могут угрожать всему делу и способны стать разрушительными для него. На остальное не стоит расходовать деньги фирмы, лучше положить их на банковский счет.

Подписка на периодические издания. Подписка на многочисленные и неизвестно кому нужные издания стала нормой практически для каждой компании. Ну полно, так ли вам нужны все номера T e Wall Street Journal? Неужели библиотеке вашей фирмы настолько необходимы все эти периодические и информационные издания? По моим наблюдениям, любая компания может прекрасно обойтись и одной четвертью всей периодики, которую она привыкла выписывать (то есть на которую привыкла выбрасывать деньги).

Телефоны. Для начала неплохо убедиться в том, что ваши служащие пользуются обычными телефонными аппаратами (за исключением тех сотрудников, которым по роду службы необходим многофункциональный аппарат). Ну зачем каждому сотруднику телефон со множеством кнопок и различных функций? Ведь большинство ими не пользуются и даже могут не знать обо всех возможностях такого аппарата. Далее необходимо ужесточить правила пользования телефоном, а именно запретить междугородные телефонные переговоры личного характера. Проведите выборочную проверку счетов за телефон. Обнаружив нарушение, предупредите провинившегося сотрудника о том, что в следующий раз ему придется платить за это крупный штраф. Достаточно проявить подобную строгость в отношении 2 процентов служащих, и это немедленно станет известно всему персоналу, который сделает правильные выводы для себя. Так, в одной из компаний, с которыми я работал, в результате подобной политики уже в первый месяц вдвое сократились счета за телефон.

Долгосрочные контракты с поставщиками. Не подписывайте подобных контрактов, пока это не стало суровой необходимостью, и запретите своим служащим делать это. Конъюнктура рынка постоянно меняется, и хороший бизнесмен должен проявлять гибкость. Однако последнее весьма затруднительно, если вы связаны достаточно длительным контрактом. Кроме того, наличие контракта усложняет исправление ошибок. Например, если мой служащий допустил просчет, я всегда могу исправить его, но если он заключил контракт, фирма привязана к этой ошибке на долгое время и несет значительные убытки.

Во многих компаниях сложилось совершенно несуразное представление о том, сколько рабочей площади требуется каждому служащему. Люди, которых не бывает на месте по три дня в неделю, имеют отдельные (пустующие в их отсутствие) кабинеты. На самом деле лишь очень небольшое число сотрудников действительно нуждается в собственном кабинете. Офисы фирм, как правило, гораздо больше, чем нужно. Приемные часто слишком просторны.

Правило, которым необходимо руководствоваться в отношении офисной площади, однозначно. Выбирайте наиболее дешевое помещение в пригороде. Уплотняйте сотрудников, размещая по два-три человека в каждой комнате. Не оставляйте пустые просторные холлы. Офисное пространство должно быть функциональным, а не роскошным. И тогда эффективность труда сразу же повысится, поскольку служащие будут более серьезны и атмосфера будет более деловой.

Наконец, несколько раз подумайте, прежде чем вкладывать средства в приобретение здания (или его части) для офиса. Гораздо проще платить арендную плату. Со временем ваши требования к офису могут измениться, поэтому не стоит связывать себя одним помещением. Хотя владеть недвижимостью считается весьма солидным, но в девяти случаях из десяти это оборачивается для владельца большими дополнительными затратами. Чаще вспоминайте известную истину: «Если вы не занимаетесь недвижимостью, нечего делать вид, что вы ею занимаетесь».

Как и большинство руководителей, я занимал самый большой кабинет в офисе – просторное помещение с великолепным ковром и дорогой мебелью. Несколько лет назад, проводя программу сокращения расходов, я отказался от кабинета. Я возглавляю компанию номинально и фактически, осуществляя на деле ежедневное руководство своей фирмой, но у меня нет собственного кабинета!